合同管理办法

时间：2022-09-30 19:48:13 合同大全我要投稿

合同管理办法

　　合同管理制度【一】

合同管理办法

　　为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。各有关部门必须严格遵守、切实执行本制度。

　　一、标准合同的制定

　　综合部根据公司常见业务类型，负责起草合同，经总经理审批通过后，订立为公司标准合同。

　　凡已订立标准合同的，销售人员必须严格执行并使用标准合同。

　　二、标准合同的变更

　　产品销售、项目研发等使用标准合同，谈判达成的特殊条款以合同附件的形式体现，严

　　格杜绝随意修改标准合同条款。

　　三、特殊合同的审核批准

　　所有的非标准合同，在正式签订前都要经过综合部审核、总经理批准才能与客户最终签约。

　　四、合同审核签字流程

　　1. 合同审核的原则：杜绝或者尽量减少公司的风险，争取公司利益的最大化。

　　2. 产品销售合同由营销副总审核销售政策和销售价格条款，由营销副总代表公司签订合同。其他的商务条款由综合部经理审核，审核合格后综合部在合同上签盖合同章。

　　3. 定向研发合同由技术副总审核技术条款，由技术副总代表公司签订合同。其他商务条款由综合部经理审核，审核合格后综合部在合同上签盖合同章。

　　4. 所有合同要让相关审批人审核签字盖章后，再发给客户。(避免出现客户签字盖章后再审合同，无任何意义)

　　5. 以下几种情况在预收货款以及客户认可的前提下允许不签订合同：

　　a) 直单用户的销售。

　　b) 普通代理用户的销售。

　　c) 其他对公司没有任何风险的销售模式。

　　6. 下面的情况下必须签订合同：

　　a) 签约地区独家总代理。必须按照公司的销售政策明确任务量并对任务进行考核。

　　b) 签约行业独家总代理。必须对客户进行工作内容以及工作结果方面的考核。 c) 其他对公司存在市场风险或者法律风险的合同。

　　7. 普通合同允许传真合同，对于具有一定风险的独家代理合同等，一定要求提供合同原件。

　　8. 对于急需发货的用户，经过销售人员的申请以及总经理的同意，可以先发传真合同，过后索取合同原件。相关销售人员必须承担索取合同原件的责任。

　　五、合同章的使用

　　1. 综合部负责保管合同章，确保合同章的安全管理。

　　2. 综合部负责做好合同章使用登记。

　　3. 如因业务需要，带合同章外出使用，使用人须填写合同章领用单，并经总经理签字同意后，到综合部领用合同章。

　　六、合同保管

　　1. 公司所有合同签订一式最低一式两份，客户、公司各留存1份。

　　2. 销售人员签订合同后一周内必须将原件交综合部备案，复印件一份交财务部备案。

　　3. 销售人员自己留存电子版或复印件，以备日常查询，业务人平时查询合同查询自己的电子版或传真件合同，如自己留有的传真件或电子版合同丢失，可经总经理批准后，到综合部查询合同。

　　七、违规与处罚

　　1. 对于违反规定拒不采用标准合同的，对相关销售人员取消该合同所产生销售奖金的兑现。

　　2. 对于合同4.1、4.2、4.3条款中由于综合部监督不力的，一旦发现，每次对综合部经理处以50元的罚款。

　　3. 对于合同4.1、4.2、4.3条款中，营销副总和技术副总审核监督不力签字的，处以每次50元罚款。

　　4. 对于合同中6.2、6.3条款，如出现合同原件丢失的，对责任人处以100元以上500元以下的罚款;复印件丢失的，每次20元罚款。

　　5. 对于合同4.4条款中，如让客户先签字，合同审核过程出现问题的，对于销售人员处于每次100元罚款并取消该合同所产生的奖金兑现。

　　6. 对于6.2条款中，销售人员迟交一天罚款10元，迟交一周以上，将取消该合同的奖金兑现。

　　八、本制度自2010年1月1日起执行。

　　合同管理办法【二】

　　批准签名：

　　1 总则 ......................................................................................................................................... 2 2 岗位分工与授权审批 ............................................................................................................. 2 3 合同草案编制控制 ................................................................................................................. 3 4 合同审核控制 ......................................................................................................................... 4 5 合同订立控制 ......................................................................................................................... 5 6 合同履行控制 ......................................................................................................................... 5 7 考核与奖罚 ............................................................................................................................. 7 8 附则 ......................................................................................................................................... 7

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　　合同管理办法

　　1 总则

　　批准签名：

　　1.1为了加强对合同的内部控制，避免或减少因合同管理不当造成经济损失，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度适用于昆山科森科技股份有限公司(以下称“本公司”或“母公司”)及下属控股子公司。

　　1.2本制度所称合同是指本公司及下属控股子公司与其他自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的协议。

　　1.3公司在建立并实施合同内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：

　　1.3.1权责分配和职责分工应当明确，合同应当实行分级和分部门管理;

　　1.3.2合同谈判应当保证双方权利义务对等，合同双方签约人的合法身份和法律资格应当审查，合同起草应当规范;

　　1.3.3重要合同的审核应当建立不同部门会同审核制度，财务部、证券事务部和合同签订管理部门应对合同出具审核意见;

　　1.3.4合同订立程序应当合法合规，合同专用章应当及时收回并妥善保管，合同订立形式应当规范;

　　1.3.5合同履行应有监控，合同变更或解除应当履行必要的程序，合同违约与纠纷审批程序和处理流程应有明确规定。

　　2 岗位分工与授权审批

　　2.1公司应当建立合同管理岗位责任制。不相容岗位(或职责)应包括： 2.1.1合同的谈判与审批; 2.2.2合同的审批与执行。

　　2.2公司建立合同授权委托代理制度，明确公司内部各单位、各部门授权范围、授权期间和被授权人条件等。

　　公司对外签订合同应当由董事长签章或者授权委托他人代理签章。授权代理签章的，公司董事长应当签署授权委托书。具有民事行为能力的代理人应当在授权委托的范围内签订合同，不得转委托。

　　2.3公司根据自身经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级管理制度。控股子公司所有对外签订合同均须在母公司备案，以下重要合同必须经母公司审批同意后方可签订：

　　2.3.1子公司所有对外提供的金额达到壹拾万元以上(含壹拾万元)的重大购销等合

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　　同;

　　2.3.2所有对外担保、借款合同;

　　批准签名：

　　2.3.3金额达到壹拾万元以上(含壹拾万元)的重大资产处置合同、咨询服务购买合同;

　　2.3.4其他标的金额伍万元以上(含伍万元)的合同; 2.3.5母公司董事长认为应当由母公司审批的合同。

　　各子公司应当指定专门的合同管理负责人，向母公司合同归口管理部门申报合同审批或备案文件，母公司合同归口管理部门负责合同文件在母公司的内部流转，并将合同审批结果及时以书面形式告知子公司指定的合同管理负责人。 2.4公司实行合同分部门管理制度。

　　公司根据合同管理需要，对各种合同实行分部门管理：

　　2.4.1管理部负责对母公司所有以公司名义签订的对外合同的管理，并负责下属子公司的合同管理。

　　2.4.2财务部负责借贷合同的管理。 2.4.3采购部负责采购合同的管理。 2.4.4销售部负责销售合同的管理。 2.5条公司实行合同档案管理制度。

　　每个合同有关的以下文件(包括但不限于)的原件由合同管理部门负责归档保管。各部门自行做好合同档案的管理工作。

　　3 合同草案编制控制

　　3.1符合以下条件之一的，应当以书面形式订立合同： 3.1.1公司所有对外提供购销、借款合同;

　　3.1.2合同支出标的金额达到壹拾万元(包括壹拾万元)以上的。遇特殊情形经财务部门负责人审核后，再提交公司总经理审批同意后可不签订书面合同;

　　3.1.3所有对外提供的抵押、保证、定金等担保合同;

　　3.1.4国家法律、法规及相关规章规定应当订立书面合同的其他情形。

　　3.2公司应当制定相应的规章制度，规范合同正式订立前的谈判、资格审查与草拟等流程，确保合同的签订符合国家及行业有关规定和公司自身利益，防范合同签订过程中的舞弊、欺诈等风险。

　　3.3公司应当加强对合同谈判的管理，确保双方权利义务公平对等。重大合同或法律关系复杂的合同应当指定法律、技术、财会、审计等专业人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与。对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。

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　　批准签名：

　　3.4公司应当对拟签约对象的民事主体资格、注册资本、资金运营、技术和质量指标保证能

　　力、市场信誉、产品质量等方面进行资格审查，以确定其是否具有对合同的履约能力和独立承担民事责任的能力，并查证对方签约人的合法身份和法律资格。

　　3.5公司应当指定专人负责草拟合同。合同原则上由承办部门起草，重大合同或特殊合同可以由公司聘请外部专家起草。如由对方起草合同，公司应当认真审查并提出意见。

　　4 合同审核控制

　　4.1公司应当建立合同审核制度。合同承办部门在正式订立合同前，应当将合同草案送主管领导审核。

　　4.2公司财务部应当对合同中涉及资金收付、资产转移等与财务会计密切相关的内容进行审核，重点应关注以下事项：

　　4.2.1经济性：符合公司的经济活动范畴;符合公司的经济利益。

　　4.2.2可行性：资信可靠，资金充裕;具有在额定权限内订立合同的能力;担保方式切实、可靠。

　　4.2.3严密性：数量、价款、金额等标示准确;结算方式明确;财务等有关附件齐备。 4.2.3合法性：资金来源合法;资金使用合法;结算方式合法。

　　4.3 公司内部审计部门应当对合同中涉及资金、资产的来源和使用程序进行抽查审核，重点应关注以下事项：

　　4.3.1资金来源合法，资产的所有权明确、合法; 4.3.2资金使用和资产动用的审批手续合法; 4.3.3资金、资产的用途及使用方式合法;

　　4.3.4价款、酬金的确定正确、合理、合法，资金结算、酬金的支付方式明确、具体、合法。

　　4.4 公司归口管理部门负责对合同整体进行审核，重点关注以下事项：

　　4.4.1合法性：包括主体合法、内容合法和形式合法。主体合法是指签约各方具有签约的权利能力和行为能力;内容合法是指签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，无显失公平的内容。

　　4.4.2严密性：条款齐备、完整;文字表述准确;权利、义务具体明确;手续完备;附加条件适当、合法。

　　4.4.3可行性：资信可靠，有履约能力;担保方式切实、可靠。

　　4.4.4程序性：符合合同订立的一般程序;相关合同审核部门审核意见齐全。

　　4.5合同审核部门对合同进行审核后，应当在规定时间内提出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。审核意见应当明确、具体，避免使用模糊性语言。

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　　批准签名：

　　4.6公司实行合同退改重审制度。对审核中发现的重大错误、遗漏和不妥之处，审核部门应

　　当予以明确并提出修改意见。合同承办人修改之后，应当重新提交审核。

　　5 合同订立控制

　　5.1经审核同意签订的合同，应当由合同归口管理部门进行编号并报公司董事长或授权代理人签字，同时加盖单位印章或合同专用章。

　　5.2公司应当建立合同专用章专人保管和收回制度。印章管理部门(或岗位)不得对未经编号或缺少合同审核、报签文件以及代签而缺少授权委托书的合同用印。合同用印后，应当及时收回合同专用章并妥善保管。

　　5.3公司对于重要合同，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需公司先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当采用在合同各页码之间加盖骑缝章等方法对合同文书加以控制，防止对方当事人任意增减、修改合同条款和内容。

　　5.4正式订立的合同，除即时清结外，一律应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。

　　因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后采取相关补签手续。

　　5.5合同订立后，承办部门应当及时将合同及相关审核资料返还合同归口管理部门。 5.6国家有关法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，合同归口管理部门会同承办部门按规定办理批准、登记等手续。

　　5.7公司任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业秘密和技术秘密。

　　5.8下级合同归口管理部门应当定期对合同进行统计、归集，并编制合同月报表，报上级合同归口管理部门，由上级对下级合同订立情况进行检查。合同月报表由合同归口管理部门更新，每月5日前将合同月报表提交公司有关主管领导。

　　6 合同履行控制

　　6.1合同承办部门须监控合同的履行情况，一经发现对方有不履约行为，应当及时采取应对措施，并向公司有关负责人、合同归口管理部门汇报;对其中的重大合同，应当向董事长和总经理汇报。

　　6.2对合同已订立，但发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致公司利益严重受损，合同承办部门有责任及时向合同归口管理部门、公司董事长和经理报告。并由合同归口管理部门报经董事长批准后，采取合法有效的应对措施，制止危害行为的发生或扩大。

　　6.3变更或解除合同应当由合同双方达成书面协议。

　　理注销手续。

　　批准签名：

　　变更或解除合同的审核程序与合同订立前的审核程序相同;解除合同还应当报有关部门办6.4公司应当建立严格的合同验收制度。公司可以成立或指定独立的合同验收职能部门，根

　　据合同内容制作验收清单，确保合同所有内容得以实现。

　　6.5公司财务部应当根据合同条款审核执行结算业务。对于金额伍万元以上的合同，凡履约未达到结算标准的，或未按合同条款履约的，或符合签订合同条件而未签订合同的，或验收未通过的，财会部门有权拒绝付款。

　　业务部门应当按照合同约定，向财务部门提交结算数据及有关附件，由财务部门制作结算清单并统一寄发，结算清单及寄发凭证同时交合同归口管理部门归档。结算清单经开发商加盖公章予以确认后，再次按公司规定及时归档。 6.6公司应当建立合同档案调阅制度。

　　6.6.1因工作需要调阅公司相关合同复印件，必须办理合同档案调阅手续，经所述部门负责人批准、合同归口管理部门负责人批准后方可调阅。合同调阅一律采用采用复印件形式。

　　6.6.2确因工作需要借用，需要外借合同原件的，必须办理合同档案外借手续，经所述部门负责人批准、合同归口管理部门负责人及分管副总经理批准后，方可借用。每次借用不得超过5日，确因工作需要延长的借用期限的，必须重新按照审批流程报批。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。

　　6.6.3合同归口管理部门应做好审批流转工作并记录存档，督促合同在调阅期限内归还，并检查归还合同档案是否完整。未经审批，一律不得调阅合同。 6.7公司应当建立合同违约处理制度。

　　6.7.1对方违约的情形，应当按合同条款约定收取违约金;违约金不足以弥补公司损失时，应当要求对方赔偿损失。凡未经批准擅自放弃追索权者，公司应当追究其责任。

　　6.7.2公司自身违约的情形，应当由合同承办部门以书面形式报告公司有关负责人，经批准后履行相应赔偿责任。

　　6.8公司应当建立合同纠纷处理制度。合同在履行过程中发生纠纷的，合同承办部门应当依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等法律法规，在规定时效内，及时与对方协商谈判并向公司有关负责人报告。

　　6.8.1经双方协商达成一致意见的合同纠纷解决方法，应当签订书面协议，由合同双方加盖公章或合同专用章后生效。

　　6.8.2合同纠纷经协商无法解决的，可以依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。合同归口管理部门应当会同承办部门及其他有关部门研究仲裁或诉讼方案，报公司董事长和总经理批准后实施。委托代理人参加仲裁或诉讼的须经董事长授权。

　　6.8.3纠纷处理过程中，任何单位或个人未经合同归口管理部门审核、公司董事长同

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　　7 考核与奖罚

　　批准签名：

　　意，不得向合同另一方作出实质性答复或承诺。

　　7.1对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的部门和个人，公司将公开表彰并给予奖励。