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会计员和出纳员之间相互制衡
会计员和出纳员之间相互制衡【1】
摘要：会计员和出纳员是一个单位内部控制环节中一个至关重要组成部分。
本文从明确相互之间的职责分工、严格遵循规定的工作程序、提高两种工作人员的素质、经常检查督促他们的工作，四个方面论述了他们如何在平时的工作中相互制衡，认真履行好各自的职责。
关键词：会计员;出纳员;相互制衡;思考
会计员和出纳员之间相互制衡是一种基本的内部控制措施。
它对于保护单位的财产物资特别是货币资金的安全完整，防止贪腐挪用等舞弊行为的发生，具有重要的意义。
那么，怎样实现会计员与出纳员之间的相互制衡呢?
一、明确相互之间的职责分工，确保他们之间能够实现相互制衡
按照不相容职务应当相互分离的原则，出纳应当负责：1.货币资金的收入、支出和保管。
这是出纳员最基本、最重要的职责，也是出纳员名称的由来。
2.现金日记账和银行存款日记账的登记。
这是出纳员保证货币资金收付存的正确性，实现与会计员相互制衡的基本手段。
3.有价证券及货币资金收支原始凭证的保管。
规模较小的单位，这些工作可以由出纳员兼任。
因为这些工作与货币资金收付业务密切相关、相容。
为了防止出纳员贪腐挪用或隐瞒贪腐挪用单位的货币资金和有价证券，出纳员不得兼任：1.稽核工作。
出纳员兼任稽核工作，会使其贪腐挪用等舞弊行为得不到单位的及时发现;会减少出纳员与会计员之间相互制衡的途径和手段。
2.会计档案保管工作。
出纳员兼任会计档案保管工作，会给出纳员提供销毁与自己贪腐挪用等舞弊行为相关的资料，掩盖自己舞弊行为的机会;会给出纳员提供利用已报销原始凭证进行重复报销等舞弊行为的机会;会使出纳员和会计员之间以钱账分管为核心，职责分工名存实亡。
3.总分类账及收入、费用、债权、债务等与货币资金收支密切相关的明细分类账的登记工作。
出纳员兼任这些分类账的登记工作，会给出纳员提供利用伪造、变造、篡改会计记录，掩盖其舞弊行为的机会;会使出纳员与会计员之间钱账分管这一最必要的职责分工不复存在。
按照不相容职务应当相互分离的原则，为了实现与出纳员的相互制衡，单位会计员应当负责：1.货币资金收付原始凭证的复核。
这是发挥会计监督职能，保证出纳员办理的货币资金收付业务真实、合理、合法的重要手段。
2.收付款记账凭证的编制。
收款凭证和付款凭证是出纳员办理款项收付的重要依据之一，是出纳员和会计员登记日记账和分类账的统一依据，是实现出纳员与会计员相互对账、相互制衡的重要保证。
3.分类账，特别是总分类账及收入、费用、债权、债务等与货币资金收支密切相关的明细分类账的登记工作。
这是保证会计员与出纳员之间能够通过相互对账达到相互制衡的条件。
4.账目稽核。
这是会计员与出纳员之间相互对账、相互制衡的基本形式。
为了保证这种对账制衡机制的有效，会计员与出纳员之间的账目核对工作应由负责账目稽核工作的会计员主动提出，而不能由出纳员作出安排，以防出纳员拖延对账，掩盖其贪腐、挪用等舞弊行为。
鉴于会计员与出纳员经常是合署办公，相互之间联系紧密。
因此，会计员在工作中，不得代出纳员收付货币资金和登记日记账，不得以任何方式接触单位的货币资金，确保不相容职务的分离，防止会计员发生贪腐、挪用等舞弊行为。
二、严格遵循规定的工作程序，确保他们能相互制衡地处理业务
按照内部控制原理和规范的要求，合理设置会计员和出纳员在处理各项业务中的工作程序，是实现他们相互制衡地处理各项经济业务的重要保证。
单位中需要会计员和出纳员相互制衡地处理的经济业务主要有收款业务、付款业务和票据、印章保管业务等。
在收付款业务中，会计员与出纳员应当按照下列程序进行处理：先由会计员对单位领导已审批的收付款原始凭证进行复核，在确认审批范围、权限、程序正确，相关手续和单据齐备，凭证内容、金额、收付方式、收付单位等正确的情况下，据以填制收付款记账凭证，然后交出纳员办理收付款手续。
出纳员应根据经会计员复核无误的收付款原始凭证和编制的收、付款记账凭证，按审批、复核的金额、结算单位等，办理收付款手续;办妥后应在收付款凭证上加盖“收讫”或“付讫”章;然后，据以登记现金或银行存款日记账;最后，再将有关凭证交给会计员据以登记分类账。
那种让出纳员根据领导的审批直接收付款，而不让会计员在出纳员收付款前进行复核，仅在出纳员收付款后被动记账的做法，扼杀了会计的监督职能，削弱了会计员对出纳员的制约作用，破坏了他们之间的相互制衡。
在票据、印章保管业务中，一般应由出纳员负责保管收付款票据，因而单位的财务印章一般应由会计员分管。
具体地说，在收款票据控制中，单位的收款票据特别是自制收据应由负责票据保管的出纳员负责购买。
然后，在单位财务负责人的见证下，由负责单位财务印章保管的会计员在收款票据上加盖单位财务印章，以明确票据的归属和将来的出票责任，加强票据的内部控制，提高票据的有效性。
盖章后，负责票据保管的出纳员和负责财务印章保管的会计员应分别清点票据的数量和编号，在查明没有缺号、重号和缺章之后，该出纳员应据以登记“票据登记簿”，并将票据妥善保管;该会计员也应据以在“印章使用登记簿”中详细记载盖章时间、用途、收据数量及起讫号，以明确各自责任，加强相互控制。
财务负责人应在审查他们的记录真实相符的情况下，在两个登记簿中签字或盖章见证。
在付款票据控制中，单位的付款票据特别是支票，应由负责票据保管的出纳员负责购买、登记、保管。
出纳员应根据会计员复核无误的原始凭证和编制的付款凭证，签发支票等付款票据。
在送交会计员盖章后，付款票据生效、发生。
签发付款票据后，出纳员应在“票据登记簿”中登记付款票据的签发情况，会计员也应在“印章使用登记簿”录盖章情况。
出纳员登记的“票据登记簿”与会计员登记的“印章使用登记簿”应经常进行相互核对，实现相互制衡。
三、提高两种工作人员的素质，确保他们的相互制衡能长期有效 要保证会计员和出纳员能够长期相互制衡，根本的措施是确保这两者具有较高的素质。
这些素质包括品德上的诚实性、业务上的胜任性和相互关系上的独立性。
品德上的诚实性是指会计员和出纳员要忠于单位及其所有者，遵纪守法，记实守信，工作认真负责。
这是他们能够相互制衡的根本保证。
为此，单位要加强对他们的诚信和职业道德教育，全面记录他们的品德表现，及时褒奖他们认真负责的行为，批评和追究他们的不诚实表现，将不诚实的会计员和出纳员调离相关工作岗位。
业务上的胜任性是指会计员和出纳员要具有与自己工作相适应的专业知识和工作能力。
这是他们能够相互制衡的重要保证。
为此，单位要加强会计员和出纳员的培训工作，保证他们业务胜任并不断提高他们的业务素质;要全面、客观地考核他们的工作能力和业绩，并与奖惩和职务晋升相联系，保证他们在业务上能不断进取，对不胜任的会计员和出纳员也应及时调离。
相互关系上的独立性是指会计员与出纳员之间不能存在血缘上的近亲关系，不能存在组织、人事上的上下级关系，两者的职权应是大体平衡的，两者不能有共同的私人利益。
这是保证他们之间相互制衡能长期有效的重要条件。
为此，单位应当按照独立性的要求配备会计员和出纳员，并合理划分他们的职权;要定期轮换这两种工作人员，这不仅能够长期保持会计员与出纳员的相互独立，而且在前后任工作交接时，可以发现前任工作中存在的问题，揭露前任会计员与出纳员相互串通舞弊的问题，强化会计员与出纳员之间的相互制衡。
四、经常检查督促他们的工作，确保他们能够时刻做到相互制衡
要确保会计员与出纳员时刻做到相互制衡，仅有适当的制度安排是不够的，对他们的实际工作情况进行经常的检查督促也是必不可少的。
首先，单位负责人应切实履行对单位内部控制的建立健全和有效实施所承担的领导责任。
不仅要亲自组织建立和始终带头严格执行内部控制制度，而且要注意考察会计员与出纳员的品行、能力及相互之间独立性的保持情况，要亲自检查、组织内部审计检查单位内部控制的执行情况。
对检查中发现的问题要及时采取措施加以解决，保证单位内部控制始终比较完善和有效。
其次，单位内部审计要切实承担起对单位内部控制的职责。
为此，内部审计人员要经常检查会计员与出纳员是否严格履行各自的职责和权限，工作程序是否合规，账目和登记簿是否经常核对，注意有无越权违规办理业务、不经常核对账目和登记簿的问题;要经常核对会计员和出纳员登记账目和登记簿，注意彼此是否相符;要经常盘点库存现金、有价证券、收付款凭证，核对银行账，注意会计员和出纳员登记的账目和登记簿是否账实相符，有无串通舞弊的问题;在单位经济业务发生翻新、机构人员发生变动时，要注意检查会计员与出纳员的职权分工和工作程序是否仍然合理。
内部审计人员应将检查中发现的问题及时报告给单位负责人，并提出具体的改善建议，帮助单位负责人完善相关内部控制。
此外，单位还可以在接受上级等外部审计、检查时，就审计、检查中发现的相关内部控制可能存在的重大缺陷提出管理建议书，帮助单位完善内部控制，实现会计员与出纳员的相互制衡。
参考文献：
[1]徐建玲，刘举煌.加强企业内部会计控制[J]经营管理者，2006(12).
[2]孙志宏.企业内部会计控制对策[J]辽宁经济，2008(11).
[3]程继勇.关于加强企业内部会计控制的几点思考[J].中国总会计师，2009(12).
出纳员与总账会计的关系【2】
摘要：出纳员和总账会计都是会计人员，彼此分工合作、互相监督、互相帮助，没有高低之分，同等重要。
本文拟在厘清事业单位出纳员与总账会计的基础上，提出出纳员与总账会计协调配合的对策建议。
关键词：出纳员;总账会计;关系
一、出纳员与总账会计的现状及联系
(一)出纳员的岗位职责
事业单位的出纳员主要有以下职责，首先，参与编制本单位年度经费预算，配合处完成省财政教育事业经费的年度财务决算编报工作。
其次，根据事业发展计划和任务，正确执行学校收支计划，做好年度预算拨款和经费内部控制，促进教育事业计划的圆满完成。
最后，根据《事业单位会计制度》和会计基础工作规范及内部财务管理要求，协助处监督检查各会计岗位工作，并按月编报收、支情况内部报表。
定期对单位预算执行情况、资金使用情况进行分析反馈，找出管理的漏洞，促进增产节约、增收节支，客观真实地反映单位的财务收支情况及结果，当好领导的参谋助手。
(二)总账会计的岗位职责。
对于总账会计的工作职责，主要在上级主管部门和单位负责人的领导下，执行国家各项财务法律法规和国家统一的规章制度。
主管本单位财务工作，参与本单位经济管理和重大经济项目论证、决策工作。
其次，根据本单位实际情况，合理编制部门预算，依法组织收入，依照批准的部门预算，定期检查单位预算执行情况，申请用款计划，进行经费的解缴、领拨、使用、管理。
按月工资基数、核定人员，按程序进行预算调整。
(三)出纳员与总账会计的联系。
一般说来，出纳员和总账会计的业务分工，应注意以下几方面的关系：
首先，出纳员负责办理现金和银行存款的付、收出纳业务，不经管与此有关的账务处理工作，总账会计负责经管账目，不应经手银行存款和现金的实质付、收业务。
其次，当经济业务发生需要增减银行存款或者支、收现金时，应由总账会计先行填制付、收款凭证，经过会计负责人签章和复核后，出纳员才能据以收款或付款。
没有收、付款凭证或虽有凭证而无人复核和签章者，出纳员无权付款或收款。
最后，出纳员要依照付、收款凭证，逐步登记银行存款账与现金日记账，当日银行存款余额和结出库存现金，并及时将把付、收款凭证交给总账会计员依此登记总账与明细账。
二、出纳及总账会计工作中存在的问题
现代企业制度的成立要求会计从业人员具有很高的职业素养，但是因为我国的市场经济体制的建设并没有完全成熟，在一些事业单位的会计工作中依然存在问题。
由于出纳及总账会计的地位与工作性质具有相当的重要性，两者在工作中的失误就可能带来比较严重的后果。
(一)出纳及总账会计的职业素养有待提高。
首先是出纳及总账会计的职业素养有待提高。
随着会计电算化逐步普及，新会计制度的执行，对出纳及总账会计来说，不仅要具备实践能力和良好的理论知识。
还需要娴熟的计算机操作技能。
但是因为部分出纳及总账会计的岗位意识不够，对新政策、新制度的了解欠缺以及电算化操作生疏，影响了出纳及总账会计的工作效率。
我国的事业单位管理人员大多还受约束于传统的管理经营模式，所有权与经营权存在高度的统一，企业的所有者同时也是经营者，存在集中的事业单位管理权利，这样管理模式势必会对财务管理的效绩产生影响。
我国很多事业单位管理者没有对财务管理在企业管理中的重要地位有充分的认识，在机构设置上层次不清，对财务管理重视不起来，不明确权责造成了混乱的财务管理。
同样的原因，受约束于企业管理者本身不高是管理能力，在对高水平高素质的财务人才培训和聘用上欠缺。
缺少高素质财务的管理人员，是影响我国事业单位难以很好发挥财务核心作用的主要缘由。
(二)出纳及总账会计的监管力度不足。
出纳及总账会计的监管力度不够，使得对会计核算造成干扰。
还有一些事业单位中的负责人滥用权利，让出纳及总账会计以少报多、移花接木、无中生有抑或是一笔交易多份单据等。
引起不少虚假会计信息，让人难以把握真实性。
再次，有些企业的业务办理规定陈旧，难以适应新的业务处理方式。
譬如说，基于双线核算的旧业务。
也即是说，综合核算和明细核算以一种“并联”的关系存在，需要按照凭证来分别核算、平行登记，是两个互不干扰的系统，因为这种人工核算模式在电算化的条件下基本名存实亡。
(三)会计管理体制不健全与单位负责人的影响。
出纳员与总账会计的工作完全在单位负责人的管理、领导之下，具备天然的从属性，单位负责人具有独立的劳动用工权与人事分配权，出纳员与总账会计对于其不具备职能监督，令他们在事业单位现金管理工作中难以避免地具备了从属性，这种从属性使他们的单位和利益息息相关，常常为了单位利益或在领导的暗示、授意、指令下做假账，难以独立行使监督与核算职能。
问卷调查显示，目前发生普遍的现金管理信息失真中占86.2%的出纳员与总账会计没有主观故意，而占51.6%的出纳员与总账会计是被迫操作。
这种状况严格地讲，尽管也表现为出纳员职业道德的缺失，但这不是总账会计与出纳员本身职业道德的缺失，而是比总账会计与出纳员握有更大权力的单位负责人弄虚作假的主观意愿导致的。
三、协调好出纳员与总账会计工作的对策建议
(一)明确相互之间的职责分工。
为了以防出纳员隐瞒贪腐挪用或贪腐挪用企业的有价证券与货币资金，出纳员不得兼任：(1)稽核工作。
如果出纳员兼任稽核的工作，会使其贪腐挪用等舞弊行为难以得到企业的及时发现;会降低总账会计与出纳员之间互相协调的手段与途径。
(2)会计档案保管工作。
如果出纳员兼任会计档案保管工作，会导致出纳员和总账会计之间的核心是钱管分账，不存在其职责的分工。
由于总账会计与出纳员常常是合署办公，彼此之间紧密联系。
所以，总账会计在工作中，禁止以任何方式对企业的货币资金进行接触，禁止代出纳员登记日记账与收付货币资金，保证不相容职务的分离，避免总账会计发生贪腐、挪用等舞弊行为。
(二)提高出纳员和总账会计工作人员的素质。
要确保出纳员和总账会计能够长期互相协调，根本的措施是保证这两者具有较高的素质。
这些素质包括业务上的胜任性、品德上的诚实性和相互关系上的独立性。
品德上的诚实性指的是总账会计与出纳员要忠于其所有者及企业，诚实守信，遵纪守法，对工作负责认真。
这是他们能够相互协调促进的基础。
因此，企业要强化对他们的职业道德和诚信教育，记录全面他们的品德表现，及时褒奖他们负责认真的行为，追究或批评他们的不诚实表现，将不诚实的出纳或总账会计员适时调离有关工作岗位。
业务上的胜任性指的是总账会计与出纳员要具有与自己工作相符合的工作能力和专业知识。
这是他们能够互相协调的重要举措。
所以，企业要强化总账会计与出纳员的培训和招聘工作，确保他们业务能胜任并致力提高他们的业务素质;要客观、全面地考核他们的业绩与工作能力，并与职务晋升和奖惩相联系，确保他们在业务上可以不断进取，对难以胜任的出纳员与总账会计也应及时调离。
(三)出纳员与总账会计应相互制衡。
要保证总账会计和出纳员时刻做到相互制衡，只是适当的制度安排是不足的，还需要对出纳员与总账会计工作的监督管理。
单位内部审计要切实承担起对单位内部控制的职责。
因此，内部审计人员要经常检查总账会计和出纳员是否严格履行工作程序是否合规，各自的职责和权限，登记簿与账目是否经常核对，注意有无不经常核对登记簿与账目、越权违规办理业务的问题;要时常核对总账会计和出纳员登记簿与登记账目，注意彼此是否相符。
要经常盘点有价证券、库存现金、收付款凭证，对银行账进行核对，注意总账会计和出纳员登记的登记簿与账目是否账实相符，有无串通舞弊的问题;在机构人员发生变动、事业单位经济业务发生翻新时，要注意检查总账会计和出纳员的职权分工和工作程序是否仍然合理。
参考文献：
[1]张国华.浅议会计与出纳的分工合作关系[J].中国工会财会，2012(03).
[2]苏韶辉.怎样做好现金出纳工作[J].新农业，2011(05).
[3]陈爱巧.出纳岗位的义务与权利[J].农村财务会计，2010(08).
[4]唐秀梅.浅谈会计出纳工作[J].中国证券期货，2011(06).
[5]马艳红.浅析成本会计的产生、发展及其认识[J].现代营销(学苑版)，2011(10).
[6]范业霞.浅议出纳工作是财务管理的关键环节[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2010(04).
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