会议方案

商务会议接待方案

时间:2020-11-04 16:15:23 会议方案 我要投稿

商务会议接待方案范文

  接待前准备:

商务会议接待方案范文

  1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。

  2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。

  3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,

  旅游景点,旅游途中就餐点。

  一、会议概况:

  (一)会议时间:20xx-1-10至20xx-1-12

  (二)会议地点:柳州饭店

  地址:柳州饭店

  电话:xxxxxxxxxx

  联系人:贾xx

  (三)参加会议人员:总公司代表 分公司各部门负责人,

  二、活动日程(见日程安排表)

  三、工作分工

  成立会议筹备领导小组

  组 长:贾xx

  副组长:许xx

  领导小组下设办公室,负责人xxx,具体负责整个会议期间的各项工作。

  成员单位:分公司人事部 公关部

  办公室下设材料组、会务组。

  (一)材料组

  负责人:韦xx

  成 员:秘书处有关人员

  职 责:

  1.领导讲话、主持稿、论文集

  2.代表报到、登记,制定花名册、通讯录

  3.会议须知、日程表

  4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

  5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

  6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

  7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

  (二)会务组

  负责人:欧xx

  成 员:总务处有关人员

  职 责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、

  食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

  1.车辆

  负责人:许xx

  (1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。

  (2)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

  (3)车辆市内用油由各出车单位自行解决。

  (4)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。

  2.接站

  负责人:王xx

  1月10日,各代表团报到当天,对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的`代表,派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。

  具体分工:负责人自行安排

  3.纪念品

  负责人:贾xx

  (1)准备给白纪念品10份,以表感谢。

  4.住宿

  负责人:贾xx

  (1)住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

  (2)宴请。10日各代表团报到后,在饭店举行欢迎晚宴,拟请×座陪(摆牌)。

  (3)要求。会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。

  5.参观、娱乐活动

  (1)游览。

  责任人:麦xx

  负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

  要求:游览长负责培训3男3女既6名随车导游(拟从秘书部内挑选)。

  (2)8月11日晚,举办联欢晚会。

  责任人:韦xx

  负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代

  表团参与的演出计划。

  6.宣传报道

  责任人:麦xx

  (1)负责会议摄、录像工作。

  (2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。

  (3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。

  7.医疗保障

  责任人:欧xx

  门诊部派1名医生全程保障。备有关药品和紧急医疗器械。

  会活动日程安排

  表格略

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