会议纪要十忌

会议纪要 时间:2018-12-04 我要投稿

  为什么要做会议纪要?是为了会不白开。

  在工作中我经常主持各种会议,会议还没开始我总是先找人做会议纪要。

  一般情况下我会让我助理做会议纪要,但有时我的助理手上有活,我只有现场指人做会议纪要。

  大多数情况下,我发现我指定的人听到做纪要后脸上露上失措的样子,有胆儿大的人对我说:

  “啥叫纪要?”

  “咋写纪要?老师没教…”

  老师是没教过,老师会不会写我也不知道,因为好像我记得,大约在小学4、5年级时学过怎样写《通知》、《借条》、《收据》,没教过怎么写《纪要》。

  但我知道纪要应该是这样的:会议纪要让没参加会议的、参加会议的人看了之后没有问题可问,也无话可说,就像自己参加过会议一样。

  我用过的所有助理我都手把手地、对每个助理都不止一次地教过他怎么写纪要。

  但会议纪要到我邮箱里后我发现不是写字、字号、格式不对,就是没写时间、地点,不是没写参加人名字就是忘了谁的发言内容,不是没附件就是没邮件名…这次告诉了他们下次又忘,最后我把怎样写纪要放入了入职培训内容,还当成了课堂练习(写两天的培训纪要),在我培训了上万人小时后,很少有人做的培训纪要让我满意的。

  就是我为什么要写这篇的原因。

  一忌不用附件

  会议要是个很严肃的文件,一般应该用Word写成,并变成附件统一保存在文档里。

  那有人要问用附件发纪要,正件上写什么呀,你发给谁,就应该用正件向谁打招呼,并告诉他是什么文件,需要他补充什么。

  当然会议纪要一般是群发给所有的参会者,就应该在正件上向参会所有人招呼,并征求所有人对纪要内容的补充监督。

  在我看来,用邮件文本写并发送会议纪要是不专业不严肃的事情。

  二忌会议纪要没主题

  做会议纪要是职场上的常态,每次会议内容不同会议主题名称也不同,如果每次不给会议纪要冠名都叫一个名字那今后根本无法查找。

  做会议纪要主题非常简单,是什么会议前面加个“关于”就可以了,例如是××专题策划会议,可以叫:《关于××策划会议纪要》。

  如果是例会就将日期缩写在前面就可以了。例如是2015年5月31日周一例会,就叫《2015531例会纪要》。

  三忌会议纪要没有会议时间和地点

  会议纪要的第一行是会议的名字,即会议的主题,会议名字之后的第一行就是时间和地点,这是必须要写的,时间要精确到会议的开始到结束的分钟,地点要精确到会议室的名字。

  我在改判的培训纪要课堂练习,总是安排在培训结束之前,就这样,有些个别人还忘记写时间、地点,可笑的是有人还不知道如何下笔,当然还有更可笑的是写完时间和地点之后就不知道该写什么了。

  四忌纪要没参加人数、人名

  写完时间和地点的第二行就该写参加人数和人名了,这个总算记住了吧,有人写到人名时为了省事干脆就写等等多少人,这样偷懒的纪要不是要发给每一个人人的,只是自己练着玩的,每一个参会的人名都要写清楚的,不然群发时会漏掉参会人员,又成了半成品。

  不但要写清楚,最好用黑体或宋体写以上三行,记住主题应比内文字号大一号。

  因为前面邮件篇中说过,黑体或宋体表示不可更改的,而会议主题、会议时间地点参会人名都是不可更改的。

  但是以下的内容可以用楷体,因为表示是可以商確,可更改、补充的。

  五忌主标小标正文字号等高字体不规范

  前面已经说过会议纪要的主标题字号要比内文大一号,而小标题的字体和内文可以同一字号但不能同一字体来突出小标题。标题字体最好用黑体,而内文则用楷体,同一字号的黑体和楷体看起来后者要小得多。

  一般来说,会议纪要的主标题我喜欢用二宋或二黑字体,小标用三黑,内文用三档楷,以后所有的Word文档我都用这种规格。

  我将我的习惯告诉我的每一个助理,从我手里和他们电脑里出来的纪要、策划、规定、简历、邀请函、稿件等各种Word文档的字号、字体全部统一。

  五忌没条理性

  回到写会议纪要,一定要忌没有条理性,会议上说了几件事、有谁主发言、谁提出了些不同意见、会议上答成了什么共识、还有什么不同意见、今后的分工如何…都要整理成1、2、3、4、5条例…

  记全了,一件事情记一条,一件事情发生转折时再记一条,一条上最好不要将两件事情混记。

  如果是在纪录大家的讨论,先后次序不能记乱,如何是两个人对一件事情不同看法的争论,谁插话也要记清楚,以免被抄送的、没参加会议的相关同事、领导看了纪要后产生误会。

  七忌纪要不完整

  我作过15年的大总編,最多时管理过15个网站的内容,每一次总编联席会议、每一次年初的客户拜访都有会议纪要。

  有一次我的领导批评我偏心某一家媒体,说我从不带他们去见客户,我立刻翻出2年前与他们见客户后的会议纪要,纪要上清楚地写着当时其中一条就是他们现在与一家客户最大的合作项目,我的领导无话可说。

  这就是纪要完整性的作用之一。

  我经常收到助理、下级发给我的会议纪要,每次都要详读并补充,有时我想,我才是他们的助理。

  会议的纪要不完整性不只是做会议记要人的记录速度问题,而是做会议纪要的人注意力不集中造成的,所以开会不迟到、不能开手机、不能一心两用。

  八忌共识和有待共议的混为一谈

  会议纪要中一定要将会议所达成的共识,强调纪录写在纪要的倒数第二条,将有分歧的有待共议的问题写在最后一条,切记不可以将己答成的共识和有待讨论、共议的问题混为一谈,这是是与非的问题,混在一起容易造成误会。

  如果将有待共议的事写成共识,有的参会人员会说,我明明没同意怎么说我同意了,造谣。

  还有,如果是项目会议纪要,有分工的描述时最好要付上分工表格。

  九忌没有执行人和时间表

  前面说过分工表,分工表中不但要列出执行人,一定要列出完成时间表发给每个人确认,最好付上每个项目执行人的倒计时时间表,以保证项目的完成。

  也就是说,会议纪要的分工表要分为序号、项目分工执行人、完成时间、倒计时、备注等。

  有一次我组织了一次4个网站7个入口十几万人参加的异地视频联播,项目从设想到执行完成每次会议纪要、进度通报都以表格形式发布,每次10项以上,一共发布了10次,也就是说这个项目从开始到完成大大小小百项事情,从带宽到桌花;从页面开发到正常播出;从预热到现场服务人员机票住宿…全部按会议纪要的时间表计划执行。

  这都要感谢纪要的完整性。

  十忌纪要漏发和不抄送给相关领导

  会议纪要的完整性很重要,但直送抄送给所有相关的人更重要,否则也不能保证项目完整的执行。

  特别是十几年前,网络带宽不能正常运行时,即使发给所有相关人员时,也不能保证会议紀要能到达每一个人的邮箱,要用手机或者座机再追问一下不回复邮件的人。

  会议纪要为什么要抄送给相关领导、相关财务、技术部门,因为是想他们知道相关进度,要得到他们在人力、物力、财力上的支持。

  结束语

  有一次我带大伙去拜访客户,自己没做纪要,回来时竟然收到了同去同事的会议纪要,我断定这位同事将来一定很出色,果然一年后她升了主管。

  在这里,我想提醒一些在职场多年进步不快的、提不上去的人是埋怨大环境,埋怨领导偏心,埋怨职场政治,可从来就不怨自己开会不会主动写纪要、工作不上心。

  我有一句话告诉大家,只要你认真对待每一项工作,你的事业想不成功都不容易。

相关推荐