计算机技术在办公自动化中的应用分析的论文

计算机毕业论文 时间:2018-09-07 我要投稿

  摘 要:计算机技术为办公自动化带来显著成效,在计算机技术、通信技术以及办公自动化技术的相互作用下,办公自动化可以通过当前组织管理和结构优化让效率不断提高,强化决策的一致性,达到提高决策的目的。办公自动化作为一种崭新的办公模式,正在逐渐得到我国社会各界人士的重视。本文笔者根据工作实践经验对计算机技术在办公自动化中的应用进行了分析探讨。

  关键词:办公自动化;计算机技术;应用

  21世纪是一个计算机技术和互联网技术高速发展的时代,企业要想在日益激烈的市场竞争中脱颖而出并占领一席之地,必须在迎合市场需求的基础上,促进自身处理事务能力、效率以及质量的提升。计算机技术在办公自动化中的应用有助于节省人力操作,确保数据信息的安全性和稳定性。

  一、办公自动化的概况

  所谓办公自动化是指在计算机技术的帮助下,类似于处理数据、整合资源和存储档案等各种办公室内部业务都能够在最短的时间内高质量高效率的完成,故计算机技术是办公自动化最强大的支撑,在此基础上它能够把信息管理和互联网技术有机地结合在一起,换言之办公自动化是信息化时代发展到一定阶段的重要产物。办公人员在实际工作过程中, 只需要借助专业的计算机设备和处理软件,便可以有效地处理和加工各种信息,然后在互联网的辅助作用下存储或者上传那些已经处理好的信息。对信息的处理和加工的整个过程基本上都是通过操作计算机实现的,工作人员也只是对计算机进行相应的操作,故这种在办公室工作中依赖计算机完成对各种信息的处理和加工的模式被称为办公自动化。

  二、计算机技术在办公自动化中应用的具体特征

  (一)互不干扰的逻辑结构

  在平时的办公过程中,办公自动化用户在对信息进行处理时通常会借助专业的软件,并且从办公数据库中可以将所需要的信息直接调用出来。若同时运行数据库和应用软件,则极有可能出现数据紊乱的情况,进而不能全面地将数据库的数据导出来,更有甚者还会出现各种乱码的现象。然而,计算机技术所采用的结构具有一定的逻辑性,能够明确地将数据库和应用软件区分开,即使二者的操作同时运行,数据紊乱的情况也不会出现,这便在很大程度上为办公自动化本身的准确性提供了重要的保障。

  (二)同步更新的数据库

  充分发挥办公自动化的作用,离不开计算机对数据库中各种数据和信息的调用和处理,由此办公自动化的功能才能很轻松的实现。出于对办公自动化用户的考虑,相同的用户在不同地区和计算机上通过软件进行登录时,是可以将相同数据库内的信息和数据直接调用出来的,并且数据库的内容也可以实现异地的同步更新,大大提高了在异地进行办公的效率。此外,办公自动化中应用计算机技术,通过对数据进行加密和授权,以及防火墙的启动等,在很大程度上提高了办公信息的安全性。

  三、办公自动化中计算机技术应用的必要性

  (一)方便管理層做出正确的判断

  办公自动化作为计算机技术中一种科学规范的管理形式,不但可以让领导清晰明了的将数据整合起来,还会提高企业员工的工作效率,让工作可以顺利开展。

  (二)加强企业的内外部交流

  在办公自动化之前,很多企业的工作都因为工作内容与场所的限制导致没有正常的部门之间的沟通,企业员工浪费很多工作时间,导致员工之间也缺少必要的沟通。运用办公自动化之后,企业的内外部交流更加方便,在此期间不同部门的工作人员可以随时运用相应软件进行学习交流和合作,加强工作人员对计算机的使用程度,提高工作效率。

  (三)节约企业办公的成本

  企业对计算机的引进可以深化无纸化办公的程度,还可以节约办公成本,尽量使公司的墨盒和纸张购买尽量缩减,社会资源就可以最大限度地进行整合,让工作设备与纸张资源都能够最大化的进行利用。

  (四)员工的交流更加顺畅

  办公自动化在计算机技术应用的过程中,企业可以通过办公软件和企业内部网络让员工之间的交流更加顺畅,每一个部门可以将计算机技术应用运用于普通的信息交流和处理过程中,提高员工的工作积极性,让企业员工在自己的岗位上发挥最大的作用。

  四、办公自动化中计算机技术应用的途径

  (一)建立办公自动化管理体系

  企业根据自身情况引进计算机技术,通过对本公司技术和人员的调查,引进适合本公司发展的计算机软件。一些先进的国外软件虽然有自身的优势,但是并不适合我国企业,想要让每一个软件都发挥自身的作用,就需要在企业中建立完善的办公自动化体系。相关技术人员能够准确无误地把握计算机技术的每一个层面,根据实际情况具体分析,选取相应的软件进行解决,发挥软件功能最大化。

  (二)提高企业工作人员的计算机专业能力

  现在很多企业的计算机技术人员的水平都不一样,所以无法对计算机技术应用的方法得到全面掌握,给企业办公自动化的实现产生了阻碍。

  (三)设立良好的计算机技术应用外部环境

  在办公自动化的推进过程之中,需要加强与高校等专业机构的合作,这样才可能占据技术的战略高点。

  (四)对数据进行密码保护

  计算机数据库的破坏主要与内部和外部的破坏有关,有些用户对计算机数据库的用户名与密码通过非法盗取而获得其他用户数据库是最主要的破坏行为,并且这种不法行为在很大程度上已经严重威胁了用户数据库的安全性,故为有效防止出现用户丢失或者泄露数据的现象,最大限度地确保办公自动化用户能够对计算机运行程序进行安全且方便的调用,计算机数据密码保护技术就在其中发挥着至关重要的作用。通过计算机密码保护系统可以帮助数据库管理系统实现对计算机办公自动化数据安全性和可靠性的有力保护。同时,该保护系统能够防止不法分子对用户数据库数据进行随意且非法的篡改与盗取,从根本上为众多办公自动化用户提供有效的保障,保证计算机数据的安全。除此以外,随着计算机技术和互联网技术的普及发展,办公自动化技术的发展日渐成熟, 应用于计算机密码保护的范围越来越广,为促进办公信息安全等级的显著有效提升,一大批具备较高安全等级的保护系统与软件正不断地涌现出来。

  五、结论

  随着社会经济的快速发展,每一个企事业单位都需要处理大量的工作事物,导致计算机中的数据不断加入,深入到不同时代的每一个领域,导致办公自动化的积极发展,计算机技术通过办公自动化模式走入人们的生活,例如计算机文字处理、图片处理以及多媒体技术等,这些计算机技术在可以最大限度地提高工作人员办公的数量和质量,无论是社会上的每一个行业都会有积极影响,同时管理层也可以通过办公自动化的应用程度为计算机技术的应用奠定良好的基础,推动整个计算机领域的发展。

  参考文献

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