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办公自动化与电子文档管理
办公自动化与电子文档管理【1】
[摘 要]当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。
同时，这也给我们提出了一个新问题：应如何做好电子文件归档管理，成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。
[关键词]办公自动化;电子文档;管理;问题
由于办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件正在大量产生，并将进一步成为新产生文件和档案的主体。
做好电子文件归档与管理，已经成为新时期档案工作面临的最大挑战和难题。
在日常管理过程中，常常只是强调对于办公自动化的实现，忽略了对电子文档的管理工作，特别是在企事业档案日程管理之中，对于单机及网络产生的电子文档，常常处于一种无序的状态和专人专管的涨停，一旦某位员工离职，他所处理的各种电子文档都将失去管理。
因此，我国在努力创建和实现办公自动化的同时，也应该注重电子文档的管理工作，通过对电子文档的统一管理，可以实现充分利用信息资源提高生产率和工作效率。
基于此，本文对办公自动化和电子文档的管理谈点浅见。
一、电子文档管理与办公自动化
(一)电子文档管理取决于办公自动化发展水平
所谓电子文档是指在办公自动化、信息化以及电子政务构成之中产生的各种具有参考和利用价值并作为档案保管的电子文件，它是办公自动化的附属产物。
目前，从发展趋向来看，办公自动化的基本构成包括计算机信息处理设备和网络通信系统两个主要部分，办公自动化的发展与计算机技术的不断深化息息相关，特别是计算机技术广泛应用，使办公自动化产生质的飞跃，随着相关技术的发展，电子文件存在形态、存储方式等也随之变化。
因此，电子文档的管理工作和管理水平也应该与办公自动化水平相适应。
(二)办公自动化发展的三个阶段
纵观我国办公自动化的发展历程，办公自动化的发展大体上可以分为以下3个阶段。
第一个阶段，以个体工作的自动化及电子化为特征。
在这个阶段之中，工作人员常常在工作之中，使用个人电脑和办公软件，初步实现了工作过程和工作方式的电子化，使得单位内部的通信载体实现了无纸化和电子化。
第二个阶段，以工作流程自动化和网络化为特征。
职工在工作之中以网络服务和个人电脑联网为中心，工作之中主要处理的内容是信息(或工作流)，初步实现了部门间、企业间的信息共享。
第三个阶段，以知识管理为主要特征。
主要工作内容是对信息、数据的管理和知识的处理，基本实现了工作流程和个体工作的智能化。
(三)电子文档管理的三个发展阶段
电子文档管理与办公自动化发展3个阶段相适应也经历了3个发展阶段。
第一阶段，个体管理阶段。
这个阶段中，职工对个人电脑中存储的电子文档进行单机化和个体化管理。
第二阶段，网络化管理阶段。
这个阶段主要侧重于服务器和网络维护管理和信息的维护管理。
第三个阶段，无纸化管理阶段。
这个阶段以网络管理和信息化只能管理为基础，实现了真正意义的办公自动化和智能化发展。
二、我国办公自动化及电子文档管理存在的问题
(一)电子文档归档管理工作认识不足
电子文档是指通过计算机进行传输、操作、利用和存储的文件，这些文件常常以数据化和电子化的形式存在。
目前，虽然我国基本上实现了办公自动化，但是对于电子文档的管理工作常常认识不足。
在很多单位，电子文档只是作为纸质文档的过渡性载体，所谓数据和文件的输出，还是以纸质载体作为归档的文件。
他们大多利用计算机来起草文件，但是在归档管理时仅仅使用纸质文件，而那些原始性的电子文件常常不重视，基本上靠个人自律，没有进行统一的管理。
(二)电子文件信息安全管理措施欠缺
电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管、利用等各个环节，都不可避免信息更改、丢失的可能。
从电子文件管理实际需要来看，缺乏一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节来阻塞信息失真的隐患，以维护电子文件的原始性、真实性。
(三)电子问低昂归档实行“双轨制”造成资源浪费
在我国，由于对电子文档的真实性和可信性抱着谨慎观点，因此，大多数单位即使在工作之中发送了一份电子文件之后，还要再发一份内容相同的纸质文档，作为最终的管理依据。
大部分单位文件归档管理都是采用纸质的电子并行管理的模式，常常纸质文件归档，电子文档再归档一份。
这两种文档常常是并行和并存的状态，这种“双轨制”的管理办法造成了大量的人力、物力、财力浪费。
(四)没有实现文档一体化管理
我国的电子文档管理工作之中，还存在着档案管理软件与办公自动化使用的软件不匹配和不衔接的问题，存在着两种软件冲突和不匹配的现象，电子归档的难度比较大。
(五)不安全因素
数字化信息是电子文档的主要形态，电子文档往往在网络之中互相传递，这样非常容易受到网络病毒的感染，常常由于硬件发生问题，使得各种电子文档丢失，这些不安全因素，也客观上制约了电子文档管理的发展。
三、提高电子文档管理水平的策略分析
(一)加强电子文件的收集与整理，提高电子文件的原始凭证作用
加强电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
由于电子文件具备易修改性特征，只有对归档电子文件进行全程控制和前端管理，才能保证归档电子文件的凭证作用。
(二)制定电子文档管理的相关管理制度
当前，电子文档已经成为企业文件管理工作的主要内容，且越来越多的电子文档也迫切需要企业进行统一的管理，它自形成时应有严格的管理制度和技术措施，应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等要求，确保其真实性、完整性、有有效性和安全性。
与纸质文件一样，电子文档也同样需要安全、保密、管理、归档、利用。
因此，我国企事业单位在日常管理之中，应该加强对于电子文档的管理，且专门为电子文档管理制定相关的规章制度，真正的从思想上和制度上推行企业电子文化的管理工作。
一般来说，制定电子文档管理的规章制定可以从以下几个方面入手：首先明确电子文件的地位和作用，为电子文档管理铺设专用的软硬件设施;其次，相关档案管理部门应逐步完善和制定对电子文档的全过程管理制度，在日常电子文档管理时做到有章可循、有法可依，使电子文档的管理达到规范化、标准化、制度化。
最后，成立专门的电子文档管理的部门和人员，对于电子文档进行专门的监督和管理
(三)建立一个专用的“通道”，解决电子文档与纸质文档并行管理的问题
建立一个专用的“通道”，主要是将纸质文件和电子文档以映像方式和文本方式共同存储在一张光盘上，然后利用数据库索引和软件将二者结合，实现电子文档自动管理和检索。
对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。
(四)加强办公自动化系统和电子文档的安全防护工作
对电子文档信息管理的安全隐患，我国企事业单位应该做好电子文档的安全防护工作。
首先，应该提高电子文档载体的保存寿命和使用安全，做好电子文档管理的硬件保障工作。
其次，对计算机网络系统和计算机使用的实体安全予以保证，要设置专人进行安全管理，保证计算机和计算机网络的硬件安全。
第三，要对计算机网络系统的运行安全予以保证，可设定使用文件属性和文件权限限制和使用限制，这在一定规范内保护服务器数据与文件。
第四，应该做好数据库备份工作，使得数据信息安全予以保证。
第五，做好预防病毒和病毒防护的工作，使得计算机网络系统免受侵害。
要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。
再者不允许随便使用外来磁盘、光盘等，必须在使用的过程之中，应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。
另外在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。
四、结论
本文就电子文件管理进行了研究，提出了个人观点和看法：首先，本文认为电子文档的管理工作受到网络技术和计算机科技制约，电子文档的管理水平与与办公自动化水平相适应。
其次，我国办公自动化及电子文档管理存在以下一些问题：对于电子文档归档管理工作认识不足;电子文档与纸质文件存在着并行使用和并行管理的状态;没有实现文档一体化管理，不安全因素。
最后认为可以从几个方面入手提高电子文档管理水平：提高电子文档管理的重视程度，制定相关的管理制度;建立一个专用的“通道”，解决电子文档与纸质文档并行管理的问题;加强办公自动化系统和电子文档的安全防护工作。
办公自动化下的文档管理【2】
摘 要：随着社会的进步、科技的发展，计算机技术已经深入到政治、军事、经济、教育、医疗、体育乃至我们生活的方方面面，彻底改变了人们的传统生活和工作等;基于计算机技术的办公自动化也不可避免的改变了我们文档管理工作。
本文通过对办公自动化的概念，发展、功能等方面进行分析，并对办公自动化下的文档管理提出相应的分析和建议。
关键词：办公自动化 文档管理 计算机
在科学技术日新月异、高速发展的今天，计算机技术、信息技术等科学技术不断的改变着人们的生活和工作的方方面面，有力地推动着政治、军事、经济、教育、医疗、体育等方面的进步，让我们深刻的体会到邓小平同志说过的：“科技是第一生产力”。
基于计算机技术的办公自动化技术的应用在解放了大量人工的同时，极大的提高了工作效率。
为了准确、系统、及时、完整地收录和提供档案信息，更好地提高体育事业文档管理能力和水平，了解、学习和正确使用办公自动化系统，是我们必须掌握的技能。
1 办公自动化的概况
1.1 办公自动化的概念及发展
办公自动化(Office Automation)缩写为“OA”，于20世纪60年代初由欧美专家提出。
在第一次全国办公自动化规划讨论会上，我国专家将其定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。
20世纪80年代开始，我国的办公自动化的发展经由最早的以个人电脑为工具，文档和数据的电子化逐步取代纸质介质;借助网路技术和协同工作技术，实现文档收发由工作流自动化方式取代人工方式;WEB环境下的以知识管理为核心的办公自动化;网路应用至平台的全新办公自动化网路平台的应用等阶段。
1.2 办公自动化的功能
办公自动化的功能主要是借助计算机、网路、数据库、服务器等实现办公的无纸化、网络化以及自动化。
基本功能包括个人办公的管理，公告、材料的生成，文档的归档、管理，会议的协调、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查询等等。
2 办公自动化下的文档管理的基础
2.1 加强宣传和学习
虽然办公自动化推行在我国已经有20多年，但由于人们观念改变的迟缓，尤其是一些老同志仍依赖纸质介质的使用;相关部门对办公自动化优势认识的不到位;办公自动化设备首次投入资金过大;现有文档管理人员在熟练掌握和使用现有工作方法下，对全新的工作方式学习不热心等原因，造成办公自动化下的文档管理工作推行迟缓。
因此，加强对文档管理人员、相关部门及领导等的宣传尤为重要。
只有在改变认识后，人们才能够积极、主动的学习新知识，从而提高办公自动化的使用，提高文档管理水平，
2.2 制定和完善规章制度
完善的规章制度是推动、完成和检验工作的保障，办公自动化下的文档管理带来的不仅是工作方式的改变，还影响到相应的办公模等式和体制的改变。
所以，针对管理人员、信息安全、相关部门间的协调配合等制定并完善相应的规章制度是十分必要的。
2.3 提高相关人员的素质水平
使用办公自动化进行文档管理的目的是为了提高工作效率，提高工作质量，而高水平的文档管理人员是其目的实现的保障。
因此，在加强宣传和教育的同时，对于不同职责的人员，针对其工作特点、要求和自身素质能力，分阶段、有针对性的进行定期培训使其能够胜任自身工作，并对与自己工作相关的岗位的工作有一定了解认识。
从而能够依据工作的实际，具备计算机基本维护，选择合适工作软件、平台和工作方法的能力，科学、合理、高效地完成工作。
3 办公自动化下的文档管理要求
3.1 纸质文档与电子文档并存
文件档案是一个部门、一个单位……一个国家发展历程的记录和见证。
传统的文档管理以纸质文件材料为工作对象，其管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。
基于办公自动化下的文档管理工作，不仅仅是对电子文档进行归档、管理，还要利用办公自动化平台对纸质(传统)文档进行科学化管理。
因此在文档管理工作中纸质文档与电子文档并存是十分重要和必要的。
3.2 电子档案修改痕迹的可追溯性
由于电子文档的内容容易被修改甚至被删除，为了确保电子文档的原始性和真实性，应该尽可能多的记录电子文档的元数据：如文件创建者、文件主题、格式、创建日期、修改日期、收件者、归档日期、重要程度等。
设定电子档案修改痕迹的可追溯性是保证电子文档真实有效的重要保障。
3.3 电子文档的备份和反病毒保护
办公自动化下的文档管理工作主要由计算机、网路和服务器等完成，这就需要我们必须做好电子文档的备份和反病毒保护工作：
(1)有条件的部门、单位，可以为文件档案管理设置专用计算机。
(2)对所管理文件档案定期备份。
(3)加强计算机的反病毒防护工作。
如安装必要的杀毒软件、设置访问权限、提高计算机安全设置等级、设定用户密码等。
总之，加强办公自动化理论和技术的学习和掌握，在文档管理中正确使用办公自动化设备和技术，能够更好、更有效地适应和完成现代化的文档管理工作。
参考文献
[1] 张建国.办公自动化设备与常用软件[M].清华大学出版社，2004.
[2] 李圆园.办公自动化的技术发展过程及未来趋势[J].湖北电力，2010，34(2)：72-73.
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[4] 王振.办公自动化研究综述[J].办公自动化杂志，2010，11(193)：6-7.
[5] 王红珊.办公现代化趋势下的文档一体管理分析[J].办公室业务，2012，10.
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