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文件整理归档的办公自动化技术
文件整理归档的办公自动化技术【1】
【摘 要】 根据目前办公自动化的文件档案管理存在的问题，提出从硬件建设上下功夫，不断改善硬环境，坚持“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成可持续终身教育机制，提高档案管理人员的业务技能，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。
【关键词】 文件 整理 归档 办公自动化技术
文件档案是档案管理工作的重要组成部分，它记载了社会发展的历史过程，客观地反映着各个时期的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。
随着社会的进步、形势的发展，如何提高文件档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文件档案管理工作的新课题，而文件档案管理的办公自动化又为档案工作揭开了新的篇章。
下面就文件档案管理的办公自动化问题谈一点粗浅的认识。
1 文件档案办公自动化管理的基本概念
科学技术的发展特别是办公自动化的应用，给文件档案管理带来了巨大的变化。
对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，这种电子文件涉及到了档案管理的工作，同时也丰富了档案管理工作的内容。
我们讲不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。
如文件的立卷归档制度;文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文件工作和档案工作的结合点。
文件形成后，由文件部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。
而办公自动化是指以电子计算机为核心的各种现代化办公技术与设备，并且能够迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。
应用计算机后，电子文件取代了以往的纸质文字材料，它是由拟稿者直接“写”在硬盘上，并在硬盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员、决策人员所共享。
这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机硬盘或光盘中。
因此，它对计算机有很强的依赖性。
如果归档，必须以硬盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。
文件档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。
2 文件档案办公自动化管理的优点
2.1 办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。
在以往的文件档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果是又费时，又费力。
在应用了计算机软件处理后，使文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.2 文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息查找困难。
运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。
随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证了很高的查全率和查准率，且不受空间的限制。
还可以通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案管理部门的概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
2.3 电于文件保存的稳定性
与纸质文件档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在文件档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。
而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。
这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
2.4 提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。
同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
3 文件档案办公自动化管理存在的问题
3.1 电子文件保密性受很大的限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。
电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增加内容和删改内容，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难增大。
电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
3.2 对文件档案的管理人员要求更高
对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法的管理人员所能胜任的。
也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。
这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。
实现档案信息办公自动化，管理人员要有较高的知识层次和先进的计算机技术，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理的复合型人才更是奇缺，大部分档案管理人员的现代化计算机水平偏低，甚至还有现代文盲现象。
尽管我们引进了现代化计算机设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息电子化了。
4 文件档案办公自动化管理技术的探讨
4.1 办公自动化系统内、外网隔离技术
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全最主要、最有效、最经济的措施之一。
第一层隔离防护措施是路由器。
路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。
可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些有规定的地址进人办公自动化网络。
第二层隔离防护措施是防火墙。
大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
4.2 提高文件档案管理人员的综合素质
文件档案管理人员的综合素质，不是一个简单的问题，我们认为;一是要从硬件建设上下功夫，不断改善计算机的硬环境，尤其是计算机的运算速度、传输能力、存储容量、局域网的服务器、防火墙屏蔽隔离效果、密码设置技术等等都要不断更新。
二是以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制，保证档案人员计算机技术，随时代变化而不断提高。
通过培训不断学习获取、更新文件档案的计算机管理技术，直至熟练运用达到增强业务技能、提高管理水平的效果。
三是加大档案部门之间、区域之间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。
通过交流学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
4.3 做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件进行接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。
也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
4.4 做好文件档案专用计算机的反病毒技术防护工作
文件档案的办公自动化管理工作，其主要应用工具就是我们的计算机，网络、服务器，而计算机的反病毒技术防护工作即非常重要、又多种多样，这里主要介绍我们经常使用的和非常重要的几种防护技术：(1)进行主动的反病毒软件设置;使用诸如卡巴斯一类的反病毒软件，对我们的计算机进行有效保护;进行文件、邮件，Wed的反病毒设置，以及建立“主动防护”措施的“程序活动分析”、“程序完整性保护”、“注册表防护”。
(2)建立计算机病毒防范措施;利用硬件设置始终从硬盘启动计算机、避免文件对拷、慎重对待下载程序、警惕电子邮件及其附件、防范宏病毒、注意文件的备份与还原技术。
(3)进行计算机安全的高级别设置。
(4)账户及其密码管理;禁止Guest账户、限制账户的个数、开启用户策略、设置屏幕保护密码。
(5)进行数据文件安全设置;禁用默认共享、经常备份、正确设置文件共享权限、防止文件名欺骗。
5 结语
根据办公自动化文件档案管理存在的问题，做好电子文件的技术处理及其保护工作，实施电子文件管理的新技术，新思想和新战略，为提高档案管理人员的业务技能奠定基础，的确是非常必要的，又是非常重要的。
参考文献：
[1]邓邵兴.《档案管理学》.中国人民大学出版社.
[2]董永昌.《电子文件与档案管理》.百家出版社.
高校办公自动化环境下电子文件归档的思考【2】
[摘要] 阐述了高校办公自动化环境下电子文件的特点及高校电子文件管理方面存在的问题。
从提前介入、制定管理标准、整合管理部门、加强日常管理和软、硬件等方面，对如何做好高校电子文件归档提出建议对策。
[关键词] 办公自动化 电子文件 档案
随着社会信息化进程的加快和现代网络技术的发展，越来越多的高校开始实行办公自动化。
在办公自动化实行过程中必将产生大量电子文件，并将成为新生成文件的主体。
电子文件是数字档案馆信息资源的重要来源，是数字档案馆管理的主要对象。
但目前，高校电子文件的归档工作还没有得到足够的重视，很多管理、教学、科研方面形成的电子文件游离于档案的管理之外，给高校档案数字化建设工作造成了一定的障碍。
因此，做好高校电子文件归档工作显得刻不容缓。
一、电子文件及其特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，等等。
与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：(1)电子文件具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性，即快捷性。
电子文件起草修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作的效率和质量。
(2)电子文件具有对设备的依赖性。
离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。
也就是说，特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。
(3)电子文件的易更改性。
电子文件可以在不同的计算机中间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改;电子文件容易遭受病毒的侵袭，一旦感染上病毒，电子文件就会被破坏，部分丧失或全部丧失应有的作用。
(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、高校电子文件管理存在的问题
目前，高校电子文件管理仍不够成熟，处于初探实践阶段，主要存在以下问题：
1.电子文件实际管理中缺少成熟的规范和标准
在具体管理实践中，传统文件的管理如管理的基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、著录格式、保管条件等，往往难以适用于电子文件的管理。
国家虽已制定、推行《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准和规范，但由于电子文件涉及的技术环境较复杂，对设备有很强的依赖性，而计算机软硬件技术的发展又是日新月异，要制定适用高校的普遍适用的电子文件管理标准和规范不是一件易事。
2.电子文件管理还未得到充分重视
目前，在很多高校，办公自动化仅处于事务阶段，计算机只起打字机作用，形成的电子文件只能称为草稿性电子文件。
所谓的文件管理，主要是将电子文件打印成纸质文件后对纸质文件的管理，而针对电子的规范管理几乎未曾进行，往往是存储在硬盘中的文件被随意修改、删除，通常电子文件散落在计算机操作人员手中，没有系统地收集整理。
所以，电子文件常常自生自灭，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，各种原始信息被逐渐忘却，造成电子文件信息资源的极大浪费。
3.电子文件管理系统功能各异，尚不完善
高校中存在着许多电子文件管理系统，如教务管理系统、人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等等，这些管理系统功能不一，模式各异，影响了高校电子文件管理标准的制订。
同时，要实现电子文件的有效管理，需要加大设备、人员、技术力量的投入，但在目前高校中，这方面的投入普遍不足。
4.电子文件未能及时归档管理
按传统管理原则，归档案电子文件当然由高校档案部门管理。
但是，由于许多高校的档案部门缺少电子文件管理人员，只能管理传统的档案文件，因此，归档电子文件只能由职能部门系统管理人员、网络中心等信息技术部门人员来管理。
技术部门人员虽然精通计算机技术，却几乎不具备档案管理方面知识，无法准确把握电子文件价值，使得电子文件经常未能及时归档。
三、电子文件的归档管理思考
虽然电子文件具有上述特点，有些方面还和目前纸质档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种发展趋势，正如国际档案理事会前主席王刚指出的那样：“电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。
电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。”归档是电子文件管理的重要环节，电子文件归档质量的优劣直接影响着数字档案馆的管理和数字档案价值的发挥。
那么，在高校办公自动化条件下如何进行电子文件归档管理呢?笔者认为要做到以下几点：
1.积极主动，有针对性地开展电子文件归档管理工作。
高校产生电子文件的渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，搞清楚本校哪些机构将集中产生哪些类型的电子文件，了解这些电子文件的特点及用途。
同时，还可以在这些系统设计阶段就参与进来，对系统的设计从档案的角度提出要求。
比如，对于高校教务处、学生处、科研处等部门，档案部门就应该格外加以关注，由于这些部门信息系统的采用，将产生大量的电子文件。
高校在招标采购这些管理系统时，档案部门要积极参与评标过程，在对商家进行考核的过程中，其要对电子档案的管理提出要求。
档案部门的参与将有利于电子档案的管理。
2.制订好电子文件归档管理制度和管理标准
高校应根据《电子公文归档管理理暂行办法》和《电子文件归档与管理理规范》，结合学校的实际情况制定《高校电子文件归档细则》、《电子文件归档与电子档案管理理规范》、《高校电子文件与电子档案利用制度》等，以加强对电子文件从形成、归档，到开发利用的全程管理。
由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子文件与纸质档案也存在很大差别。
它们不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊性来制定相应的管理标准。
如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。
管理标准可以由高校档案部门会同网络技术部门、职能部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。
3.整合学校内部管理机构，加强人员培训，解决好电子文件归档技术难题
长期以来，高校电子文件归档工作没有很大进展，关键在于档案部门缺少电子文件管理人才，而且技术部门只懂得计算机知识，却几乎不具备档案管理方面知识。
要解决这个问题，在高校目前情况下，可以采用二步走的方式：第一步，在学校“网络信息中心”内设置信息管理机构、配备专职技术人员，对全校档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。
这样既节省资金，也可以解决档案馆人才缺乏问题，又保证了这些部门工作的技术支持。
第二步，高校档案人员要有计划地参加各类培训，使得档案人员既懂得档案管理知识，又掌握计算机技术、通讯网络技术和设备维护等知识，成为电子文件归档的主力军。
4.做好电子文件日常归档管理工作
鉴于电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用，并不安全，电子文件的日常管理要做到以下三方面：(1)档案部门要督促电子文件形成部门、网络信息中心等部门做好电子文件按时归档;(2)对已归档的电子文件档案部门要做好校对鉴定工作，并解决好电子文件的保存问题，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失;(3)实行“双套制”管理，即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
5.加强软、硬件设施的建设
在硬件管理上，高校档案部门要购置与校园网兼容的档案管理软件，进一步改善计算机保管设施及服务器，确保电子数据在存储、传输过程中的稳定与安全。
可从入口、传输和使用几方面采取安全保护措施，电子文件的制作者，管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。
可采用加密技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火墙、防写措施、档案备份、安装杀毒软件等。
在软件管理理上，分配专人负责校园网信息收集体工作，及时收集备份转换，避免时间久后，信息的隐藏和丢失。
参考文献：
[1]贾月婷.电子文件档案化管理问题浅析[J].黑龙江档案，2010，(1)：77.
[2]侯军.高校电子文件的特点与归档管理[J].山东档案，2008，(6)：25.
[3]余浠婉.高校电子文件归的思考[J].机电兵船，2010，(2)：48.
[4]吴雁红，于红英.河南省部分高校电子文件归档管理情况的调查[J].档案管理，2005，(3)：49.
办公自动化中的文书档案归档的实践与思考【3】
[摘 要]档案管理系统作为办公自动化的重要组成部分，对现行档案管理体制的影响是深远的。
为此，笔者就目前公司办公自动化中的文书档案归档作如下分析和思考。
[关键词]办公自动化;文书档案归档;实践与思考
文书档案管理是企事业单位发展中重要的信息整合环节，是各种资料实现整理，分类以及信息分享的载体，而档案对于一个单位或者是企业的发展来说有着不可替代的意义，是企事业单位各项重大事件的记录载体，也是未来各项决策制定的依据，在办公自动化普及和推广的趋势下，企事业单位文书档案整理工作质量也逐渐提高，同时其中所存在的问题也一一暴露出来。
为了能够更好的推动办公自动化进程，全面分析其中存在的问题，并制定合理的解决措施是非常必要的，只有这样才能够符合新时代发展的要求，推动企事业单位的可持续发展。
1 实现文书档案归档自动化的必要性
自动化的文书档案管理系统是以网络信息化及现代化为目标，而进行的新型技术运用，其发展的基础是为了促使系统的各个层面，都能够达到标准的管理性能，实现在管理工作中的先进性及合理性，促使档案管理工作更加规范全面。
采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。
文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高，能够从根本上减轻档案工作者的日常办公压力，档案管理员能够随时通过系统的指示操作，完成对各类数据的统计清查与检索，得出所需的相关资料，真正意义上实现档案业务的自动化办公。
2 建立科学的档案管理系统
应用计算机的方式管理档案系统，在对文件进行传递以及编号时其过程具有较明显的优势，但是，目前在管理档案的工作中，并不是所有的档案工作都适合应用计算机的方式进行管理。
尤其像文件的鉴定、分类或者组卷的一类工作，较注重人的经验判断，并没有固定的形式，所以应用计算机来进行判别，具有较困难的问题。
所以，在面对这种现象，应该充分的考虑到计算机的有关优势，充分的发挥出档案管理的功能。
档案管理的系统应该区别于手工管理的方式，在要求论证的情况下，要对每一个手工的环节进行深入的研究与分析，并认真地研讨出哪一类的档案工作可以应用于计算机的管理模式，哪些的档案管理工作是必须要依靠人来完成。
自进行分配以后，档案管理的工作才能更加的提高管理效率。
在进行分析中，会发现在档案管理系统中较为难处理的一个问题就是文件的立卷环节。
如果应用传统的档案管理的模式，在这一环节中有关人士要对文件进行鉴定，以及对归档签订、期限签订，并且包括文件的分类以及组卷，对案卷的顺序进行排列以及编写案卷号等程序。
并且对文件进行签订的过程中，人们需要去判断文件的各项分类、组卷以及对案卷的标题进行拟写等。
因此，档案管理系统的工作造成了较复杂的局面，并且对于计算机的应用也不能够充分的发挥出功能，由此会造成阻碍档案管理工作现代化的进程。
所以，建立起科学合理的档案管理系统，将档案管理的程序进行简化，摒弃繁琐的环节，将立卷的方式更新形式，应用单份文件归档的方式具有良好的应用价值。
采用单份文件归档的形式，文件省去了分类、组卷以及拟写标题等内容，并且能够根据解决计算机存在的归档困难的问题。
但是，即使将立卷方式进行了改变，一些有关于文件的鉴定工作也应该由人为进行判断，不能够将这一程序省略。
所以，在文件的归档中，档案部门的主要工作就是做好对文件的鉴定，保证档案的质量。
建立科学合理的档案管理系统，能够为档案的归档工作提供更有效的质量保障，简化档案管理中的有关环节，提高管理的效率。
3 对电子档案管理的几点看法
1)对档案管理人员的要求
电子档案的管理工作从形式上看。
工作人员只需按动键盘就可以完成各项管理工作，很轻松。
很方便，而实际上要求每个档案工作人员要有很高的文化素质。
在对电子档案管理的过程中，计算机网络技术、形象技术、数据库存储技术和人工智能技术的广泛应用，要求档案管理人员不仅要掌握扎实的专业知识，同时又要有比较广泛的现代科学知识，以适应社会对档案工作的要求。
为信息社会的发展、为人类的进步服务。
2)保证原始性是管理电子档案的关键
尽管电子文件的原始认定遇到了认识上和技术上的障碍，但我们不能否认它的原始性存在，关键在于我们如何保证这种原始性。
我想可以通过法律手段、行政手段和技术措施来解决。
首先，依靠法律行政手段规范人的行为.保证电子文件的原始性，在电子文件的形成、归档、管理、利用等环节责任到人，对有关人员建立连锁责任制.以法律行政手段予以控制。
其次，要高度重视技术措施，这是保证电子档案资料安全可靠的最重要前提。
3)探索保护电子档案的有利措施
要有一个严格的标准，包括环境标准、载体质量标准等，管理部门应加强技术研究，档案工作者据以采取相应的措施，以延长电子档案资料的保存期限。
还应加大资金投入，改善技术装备，根据电子文档的特点配备相应的设施。
4 自动化文书归档的实践与思考
采取电脑自动化与人工纸制化相结合的方式。
利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势，但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代。
因此，在档案管理模块的设计阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。
在档案管理系统的设计时，必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析，分清哪些环节宜于计算机管理，哪些环节必须人为干预，哪些环可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。
采取计算机与人工鉴定归档相结合的方式。
单份文件归档，文件不必进行分类、组卷，省去拟写案卷题名等一系列程序，可以很好地解决计算机归档难的问题，但要注意，即使改变了立卷方式，文件的鉴定工作还是需要人为去判别，并且不能省略。
因此，在文件归档环节中，档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。
由于文件无需分类、组卷，文件经鉴定后可以直接进行排序编号，迅速转化成档案。
使归档工作变得方便而快捷，这将会极大地缩短每年的文书归档时间。
采取简化归档程序与高效率档案利用相结合的方式。
运用计算机技术对档案进行管理，将摆脱以往长期以来的一种经验式的模糊管理状态，实现档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征(目录)管理过渡到内、外部特征(目录和内容)合并管理的转变，为公司高效率的档案利用工作奠定坚实基础。
档案管理系统的难点，关键在于文件转化成档案的这一过程，即文件立卷过程。
按传统的档案管理模式，这一过程我们需要经过文件的鉴定，包括归档鉴定(即鉴定文件是否需要归档)和期限鉴定(即保管期限的鉴定)，文件分类，文件的组卷，拟写案卷题名，填写卷内目录和备考表，排列案卷顺序，编写案卷号等程序。
5 结束语
总之，当办公自动化系统使用之后，文书档案管理必须树立一个全新的观念，只有摒弃旧的管理思想和管理模式，才能从整体上提高档案工作的管理水平和工作效率，将档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，才有充裕的时间和精力进行档案信息资源的开发利用和编研工作，从而在数字化程度越来越高的新世纪里实现档案管理工作质的飞跃。
参考文献：
[1] 李春艳.全速会档案管理现状与对策研究[D].北京体育大学，2014.
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[3] 马春荣.加强医院文书档案管理工作的几点看法[J].办公室业务，2012(21).
[4] 孙娟娟.首秦公司档案数字化管理体系研究[D].燕山大学，2012.
[5] 李静.“文档一体化”的理论与实践探索[D].苏州大学，2013.
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