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办公室接待礼仪常识

时间:2022-10-26 04:38:01 礼仪 我要投稿

办公室接待礼仪常识

  迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接,是给客人良好第一印象的最重要工作,应注意以下事项。下面和小编一起来看看有哪些礼仪吧!

办公室接待礼仪常识

  办公室公关礼仪常识一

  (一)礼仪的系统整体原则

  礼仪是一个完整体系,几千年来已经无所不包,因而在对外交往和公关交往中,我们一定不能忽视它的整体性,并注意采集信息应完整,因为来宾或合作对象的性别、年龄、国籍、州籍、民族、宗教、信仰、职业都决定了他适应并喜好什么样的礼仪接待,搞错一个环节都可能招来“100-1=0”的效果。

  (二)公平对等原则

  “投之以桃,报之以李”,“礼尚往来”,社会交往中每个人都希望得到尊重,傲慢,冷漠,或曲意逢迎,都会被视为不礼貌。

  应公平大方,不卑不亢,主动友好,热情又有所节制。

  (三)遵时守约原则

  现代社会社会节奏加快、遵时守约更为重要,无论什么理由,不遵时守约都是不礼貌的,再正当的理由失约后也应道谦。

  (四)尊重习俗原则与风俗禁忌原则

  “十里不同风、八里不同俗”,到什么山唱什么歌,“进门见礼,出门问忌”,这些有益的格言都说明尊重各地不同风俗与禁忌的重要性。

  特别是对外交往中不懂外国禁忌,不懂不同民族的禁忌,可能会造成不愉快的后果。

  (五)和谐适度原则

  使用礼仪一定要具体情况具体分析,因人、因事、因时、因地而恰当处理。

  (六女士优先原则

  “Ladies first”,(女士优先)是西方的一项体现教养水平的重要标志,是绅士风度与骑士风度的体现。

  虽然男女平等了,但在涉外时这一点是万不可忽视的。

  二.使用电话时的礼仪

  要正确有效地使用电话,应该做到亲切文明、简捷准确。

  打电话时,虽然相互看不见,但是闻声可知其人。

  因此,通话时一定要客气礼貌坚持用“您好“开头,“请“字在其中,“谢谢“、“不客气“结尾,嗓音要清晰,音量在适中,语速要恰当,通过声音在对方心里树立良好的形象。

  打电话是为了争取时间,提高信息交流的效率,因此交谈时词语达意简洁,语言清晰准确,以避免误听。

  重要的第一声

  当我们打电话给某单位,若一接通,就使对方听到对方亲切、优美的招呼声,心情一定会很愉快,使双方对话能顺利展开。

  在电话中只要稍微注意一下自己的语言就会对对方留下美好的印象。

  同样说:“您好,这里是XX“,但声音清脆、悦耳,吐字清晰,同让人听了不清晰、阴沉的声音,会给对方留下完全不同的印象。

  在电话中给人印象不佳,对方对你所在的单位也会有看法。

  因此要记住,接电话时,应有“我代表企业的形象“的意识。

  迅速准确的接听

  企业业务繁忙,一个办公定有时往往会有几部电话,听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。

  电话铃声响一声大约3秒钟,若长时间无人接电话,让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分焦急,你所在的企业会给他留下不好的印象。

  即使电话离自己很远,听到电话铃声后,应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。

  如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂“了一声,对方会十分不满,并留下恶劣的印象。

  打电话之前,应确定第一受话人、 第二受话人, 然后确定电话交谈的内容,如果内容较多,应事先打个腹稿,力求表达清楚、简练。

  给不熟悉的对象打电话时,要给对方以沉着、思路清晰的感觉。

  接通电话并确认电话号码无误时,应立即简要报明自己的身份、姓名及要通话的人名,当对方答 “稍候“时,应握着话筒静候;假如对方告诉你“要找的人不在“时,切不可鲁莽地将话筒“喀啦“一下挂断,应道声“谢谢“。

  打电话要简短,长时间占线,有可能误事。

  打完电话,不要忘记说一声“我挂电话了,好吗?“或者说一声:“再见“!如果对方是长辈或领导,要等对方挂断电话,自己才放下听筒,表示礼貌。

  三.仪态举止

  1、谈话姿势:谈话的姿势往往反映出一个人的性格、修养和文明素质。

  所以,交谈时,首先双方要互相正视、互相倾听,不能东张西望、看书看报、面带倦容、哈欠连天。

  否则,会给人心不在焉、傲慢无理等不礼貌的印象。

  2、站姿:站立是人最基本的姿势,是一种静态的美。

  站立时,身体应与地面垂直,重心放在两个前脚掌上,挺胸、收腹、收颁、抬头、双肩放松。

  双臂自然下垂或在体前交叉,眼睛平视,面带笑容。

  站立时不要歪脖、斜腰、曲腿等,在一些正式场合不宜将手插在裤袋里或交叉在胸前,更不要下意识地做些小动作,那样不但显得拘谨,给人缺乏自信之感,而且也有失仪态的庄重。

  3、坐姿:坐,也是一种静态造型。

  端庄优美的坐,会给人以文雅、稳重、自然大方的美感。

  正确的坐姿应该:腰背挺直,肩放松。

  女性应两膝并拢;男性膝部可分开一些,但不要过大,一般不超过肩宽。

  双手自然放在膝盖上或椅子扶手上。

  在正式场合,入座时要轻柔和缓,起座要端庄稳重,不可猛起猛坐,弄得桌椅乱响,造成尴尬气氛。

  不论何种坐姿,上身都要保持端正,如古人所言的“坐如钟”。

  若坚持这一点,那么不管怎样变换身体的姿态,都会优美、自然。

  4、走姿:行走是人生活中的主要动作,走姿是一种动态的美。

  “行如风”就是用风行水上来形容轻快自然的步态。

  正确的走姿是:轻而稳,胸要挺,头要抬,肩放松,两眼平视,面带微笑,自然摆臂。

  四.见面礼仪

  1、握手礼:握手是一种沟通思想、交流感情、增进友谊的重要方式。

  与他人握手时,目光注视对方,微笑致意,不可心不在焉、左顾右盼,不可戴帽子和手套与人握手。

  在正常情况下,握手的时间不宜超过3秒,必须站立握手,以示对他人的尊重、礼貌。

  握手也讲究一定的顺序:一般讲究“尊者决定”,即待女士、长辈、已婚者、职位高者伸出手来之后,男士、晚辈、未婚者、职位低者方可伸出手去呼应。

  若一个人要与许多人握手,那么有礼貌的顺序是:先长辈后晚辈,先主人后客人,先上级后下级,先女士后男士。

  2、鞠躬礼:鞠躬,意即弯身行礼,是对他人敬佩的一种礼节方式。

  鞠躬前双眼礼貌地注视对方,以表尊重的诚意。

  鞠躬时必须立正、脱帽,郑重地,嘴里不能吃任何东西,或是边鞠躬边说与行礼无关的话。

  3、致意:致意是一种不出声的问候礼节,常用于相识的人在社交场合打招呼。

  在社交场合里,人们往往采用招手致意、欠身致意、脱帽致意等形式来表达友善之意。

  五.拜访中的举止礼仪:

  (1)要守时守约。

  (2)讲究敲门的艺术。

  要用食指敲门,力度适中,间隔有序敲三下,等待回音。

  如无应声,可再稍加力度,再敲三下,如有应声,再侧身隐立于右门框一侧,待门开时再向前迈半步, 与主人相对。

  (3)主人不让座不能随便坐下。

  如果主人是年长者或上级,主人不坐,自己不能先坐。

  主人让座之后,要口称“谢谢”,然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。

  主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。

  如果主人没有吸烟的习惯,要克制自己的烟瘾,尽量不吸,以示对主人习惯的尊重。

  主人献上果品,要等年长者或其他客人动手后,自己再取用。

  即使在最熟悉的朋友家里,也不要过于随便。

  (4)跟主人谈话,语言要客气。

  (5)谈话时间不宜过长。

  起身告辞时,要向主人表示:“打扰”之歉意。

  出门后,回身主动伸手与主人握别,说:“请留步”。

  待主人留步后,走几步,再回首挥手致意:“再见”。

  办公室秘书必备的接待礼仪常识二

  (一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。

  若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。

  (二)主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。

  客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客人心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

  (三)接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。

  然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。

  注意送名片的礼仪:

  1、当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可微微前倾,说一句“请多关照”。

  你想得到对方名片时,可以用请求的口吻说:“如果您方便的话,能否留张名片给我?”

  2、作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔。

  (四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而误事。

  (五)主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客人,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

  (六)将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。

  考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留,让客人早些休息。

  分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

  二、接待礼仪

  接待客人要注意以下几点。

  (一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。

  请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。

  (二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料。

  (三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。

  1、在走廊的引导方法。

  接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。

  2、在楼梯的引导方法。

  当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。