职场接听电话礼仪

职场接听电话礼仪

　　在职场中打拼的你，一定要懂得职场礼仪，并且应该学会如何巧妙地避开这些禁忌。有助于增加别人对你的好感，从而在职场中避免难堪。下面小编为你提供了一些职场接打电话礼仪。

　　一、打电话注意事项

　　1.要正确有效地使用电话，应该做到亲切文明、简捷准确。

　　打电话时，虽然相互看不见，但是闻声可知其人。

　　因此，通话时一定要客气礼貌坚持用“您好“开头，“请“字在其中，“谢谢“、“不客气“结尾，嗓音要清晰，音量在适中，语速要恰当，通过声音在对方心里树立良好的形象。

　　打电话是为了争取时间，提高信息交流的效率，因此交谈时词语达意简洁，语言清晰准确，以避免误听。

　　2.重要的第一声

　　当我们打电话给某单位，若一接通，就使对方听到对方亲切、优美的招呼声，心情一定会很愉快，使双方对话能顺利展开。

　　在电话中只要稍微注意一下自己的语言就会对对方留下美好的印象。

　　同样说：“您好，这里是XX“，但声音清脆、悦耳，吐字清晰，同让人听了不清晰、阴沉的声音，会给对方留下完全不同的印象。

　　在电话中给人印象不佳，对方对你所在的单位也会有看法。

　　因此要记住，接电话时，应有“我代表企业的形象“的意识。

　　3.迅速准确的接听

　　企业业务繁忙，一个办公定有时往往会有几部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。

　　电话铃声响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话，让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分焦急，你所在的企业会给他留下不好的印象。

　　即使电话离自己很远，听到电话铃声后，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯也是每个办公室工作人员都应该养成的。

　　如果电话铃响了五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂“了一声，对方会十分不满，并留下恶劣的印象。

　　4.打电话之前，应确定第一受话人、第二受话人，然后确定电话交谈的内容，如果内容较多，应事先打个腹稿，力求表达清楚、简练。

　　给不熟悉的对象打电话时，要给对方以沉着、思路清晰的感觉。

　　接通电话并确认电话号码无误时，应立即简要报明自己的身份、姓名及要通话的人名，当对方答 “稍候“时，应握着话筒静候;假如对方告诉你“要找的人不在“时，切不可鲁莽地将话筒“喀啦“一下挂断，应道声“谢谢“。

　　5.打电话要简短，长时间占线，有可能误事。

　　6.打完电话，不要忘记说一声“我挂电话了，好吗?“或者说一声：“再见“!如果对方是长辈或领导，要等对方挂断电话，自己才放下听筒，表示礼貌。

　　二、有效的电话沟通技巧

　　1.上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌

　　粗率答复：「他不在」即将电话挂断。

　　接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。

　　对方查询本部门其它单位电话号码时，应迅即查告，不能说不知道。

　　2.我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

　　3.对对方提出的问题应耐心倾听;表示意见时，应让他能适度地畅所欲言，除非不得已，否则不要插嘴。

　　期间可以通过提问来探究对方的需求与问题。

　　注重倾听与理解、抱有同理心、建立亲和力是有效电话沟通的关键。

　　4.接到责难或批评性的电话时，应委婉解说，并向其表示歉意或谢意，不可与发话人争辩。

　　5.电话交谈事项，应注意正确性，将事项完整地交待清楚，以增加对方认同，不可敷衍了事。

　　6.如遇需要查寻数据或另行联系之查催案件，应先估计可能耗用时间之长短，若查阅或查催时间较长，最好不让对方久候，应改用另行回话之方式，并尽早回话。

　　以电话索取书表时，应即录案把握时效，尽快地寄达。

　　三、打电话的时间

　　1.在打电话时，假如尊重对方，礼貌热情，会给对方良好的印象。

　　通话应选择恰当的时间，无紧急情况，一般，白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在21点以前，以免打搅他人休息。

　　有午睡的季节，不应在中午打电话。

　　一般通话时间以3～5分钟为宜，尽量提高通话效率，减少占用时间。

　　2.使用电话应做好充分的预备。

　　通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹、有的放矢，避免词不达意、结结巴巴的通话;电话机旁应备有记事簿，以免需要记录时忙乱而耽搁对方的时间。

　　3.向外打电话时，应记准电话号码，以免打错。

　　假如拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机。

　　拨通后，首先应说“你好!”然后迅速通报自己的单位，必要时还应报上自己的姓名;再告诉接电话的人你要找的是谁：“请麻烦您找一下××先生听电话，谢谢。”如对方答应找人后，应手持听筒静候，不要在此时离开或做其它的事。

　　对方告诉你要找的人不在时，切不可当即挂断，而应当说“谢谢，打搅了!”或请对方帮助传达：“假如可以的话，能不能麻烦您转他……”等。

　　若对方答应你的请求，应表示感谢;假如要找的人接电话，应先致以简短的礼貌的问候，而后进入正式谈话。

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