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电子档案论文范文
摘要:以学生电子档案为研究对象，着重探讨其在班级管理中的具体应用策略，以期为相关的教学工作提供参考。
关键词:电子档案；班级管理；档案管理
1前言
近些年来，随着教育事业的发展，班级管理工作信息量不断增加。特别是学生档案管理的难度不断增加，所以创新班级管理模式和方法刻不容缓。而学生电子档案则是先进信息技术与档案管理工作二者结合的重要教学产物，其可以显著提升班级管理工作的效率，所以对其在班级管理中的应用进行探究具有重要意义。
2转变管理思路，构建电子档案
随着我国教育事业的快速发展，招生规模持续增大，学生数量越来越多。与此同时，学生在平时的学习过程中，其自身的学习信息资料也会持续积累，具体涵盖了学生个人教育经历、学习情况、社会实践情况、在学校受到的奖励以及处罚等情况，这些信息是学校全面了解学生的一个重要依据，同时也是学生后续升学、就业的重要凭证，所以必须要确保其完整性。然而，在当前的班级管理过程中，学生的档案信息采用纸质的档案统计和管理，实际的工作量比较大，加上相应的管理人员数目非常有限，所以档案管理的难度比较大，也使档案管理过程中出现诸多不合理问题。具体而言，其主要表现在三个方面。1）档案管理的方式陈旧，效率低。部分学校对于学生档案的管理还停留于纸质化的阶段，并且相关信息的搜集主要采用卡片和表格等方法，这种信息收集方式严重增大了相关管理部门的工作难度，实际效率非常低下。2）管理办法不合理。在当前的班级管理中，学生个人档案都是按照顺序来存档入柜，而随着学籍的变动，学生档案也会发生变化，这就给档案的查找增加了难度。3）现行的学生档案信息比较分散，调阅起来的难度比较大。部分学校在处理学生档案的时候，会将其分成学籍档案和个人档案两种，并由不同部门负责保管，这就增加了学生档案调阅的难度，影响了档案管理的效率。针对上述问题，此时如果教师可以合理运用学生电子档案，则可以极大地减少班级学生档案管理的工作量，降低其管理成本，同时可以便捷地对学生的档案资料进行灵活查询和应用，彻底打破传统只注重成绩的档案管理模式。自学生入学开始，班级管理人员需要以调查表格的方式来对班级中的各个学生的特长、兴趣爱好、家庭情况以及缺点等进行详细记录，以便为后续的课程教学提供因材施教的教学资料和信息。教师还需要将班级学生在平时学习和活动中的实际表现录入学生的电子档案中，以便全面了解学生的个人学习情况，这也可以为后续的课程教学提供更好的学情依据。此外，借助学生电子档案的构建，可以使学生更好地融入学校教育以及相关教育活动中来，也可以借此来约束学生的言行举止，更重要的是可以使授课教师全面评价和分析学生的学习情况，及时发现和解决班级教学过程中存在的各种问题，从而不断提升班级管理工作的质量和效率。因此，在平时的班级管理中，班主任以及相关教学管理者需要转变传统的管理理念，合理引入学生电子档案，以便借此来全面提升学生档案管理的质量和效率。
3明确工作机制，确保应用质量
学生电子档案在班级管理中的合理应用可以显著提升档案管理的质量和效率，但是为了确保其应用的质量，必须要明确电子档案工作机制，具体就是通过学生、教师以及档案管理部门等相关人员的收集、初审与整理、鉴定和利用等工作流程，确保班级管理的顺畅。收集收集是学生档案管理中最基础的工作，必须要确保相关学生档案信息的完整性和准确性。学校档案管理部门需要提前明确学生档案的具体收集范围，也就是要全面搜集可以反映学生学习情况的相关资料。此外，学生数据记录状态是学生档案的实体，以便可以有效地解决学生档案来源分散的问题，同时需要注意搜集学生个人在活动中的表现等相关档案信息，以便确保档案信息的全面性。初审与整理在学生档案信息整理过程中，需要本着方便快捷和编排有序的原则来对学生档案进行分类。鉴于学生的档案信息来源途径比较多，并且时刻处于动态变化过程中，所以要建立科学、合理的整理机制。比如对纸质档案进行数字化加工处理，具体就是借助软件将纸质的电子档案信息转化为电子文档，并本着科学分类的原则来确保档案信息整理的质量，以确保档案信息管理的效果。此外，档案管理部门仍需要依照全宗来进行档案管理工作。而在全宗中，可以按照学生的入学时间、班级等来进行层层细化，以确保学生档案信息分类的条理性和科学性。鉴定鉴于学生电子档案的相关信息是处于动态变化状态的，所以必须要及时对相关档案进行鉴定，这就要求相关管理人员本着实事求是的原则来进行，特别是要保持电子档案信息的现实性、广泛性、原始性和凭证性，切不可马虎大意，草草了事。档案管理部门需要根据学生学习的实际情况，建立一套科学、合理的档案鉴定工作机制，以全面确保电子档案资料的完整性、准确性和可靠性。此外，学校管理部门需要和班主任进行有效配合，以便可以更好地核实和鉴别学生档案记录内容的真实性。利用学生电子档案建立的根本目的在于使档案用户可以便捷地调用有关的学生档案信息资源。一方面，要形成综合性、系统性的电子档案信息资源，开通电子档案信息查询服务功能，以便可以全面了解和掌握学生的个人状况，提升相关信息资源共享效率，以更好地发挥其信用档案作用；另一方面，档案管理部门需要详细地记录学生个人信息的查询与公开情况，具体包括公开的时间、对象、目的和性质等，以及数据查询的有效期限，过期后不可再继续查询[1]。
4加强档案管理，避免信息泄露
在学生电子档案应用过程中，为了避免这些重要档案信息外露，就必须要加强档案管理力度。通常而言，电子档案管理过程涉及保存、保密、维护、隐私权保护和评价等几个方面，所以必须要做好这几个方面的档案管理工作。其一，针对档案的保存而言，可以存储在一台计算机上，这点就类似于文本的复制、编辑和修改。但是要注意计算机硬盘的保护，避免电子档案出现丢失，具体就是将其存储在有严格保护的硬盘分区中。也可以将学生电子档案信息保存在外存储设备中，比如可写光盘、移动硬盘和U盘等外存储设备，但是必须要做好相应的档案防护工作，避免其被病毒感染而出现破坏的问题。其二，要确保学生电子档案信息的整体质量，尤其是要确保学生个人隐私，可以借助加密软件等手段来防范电子档案保存的完整性，避免出现泄露的问题。其三，要注意学生电子档案的维护工作，这就要求档案管理者定期对学生的档案信息进行管理，同时要定期进行病毒查杀，以避免其遭受病毒的损害。其四，要做好隐私权的保护工作，切不可随意将学生的电子档案文档搁置在电脑桌面上，否则势必会泄露学生的个人信息，对他们的隐私权造成侵害。如此就可以全面防范学生电子档案信息的泄露问题。
5结语
总之，学生电子档案在班级管理中的合理应用，可以大大减少班主任管理的工作量，提升班级管理的效率，具有很强的推广价值。因此，在实际的班级管理工作中，班主任等相关管理者需要合理引入学生电子档案，以便借此不断提升班级管理的质量和效率。
参考文献
[1]吴妮真.高校学生电子档案管理系统研究[J].电脑知识与技术,2015,9(20):138-139.
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