商务英语函电的用词误区
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摘 要： 商务英语函电的用词存在赘述、模棱两可和以我为中心的误区，从而影响了语气和友善效果。
本文通过对外贸信函中用词误区的分析，探索如何做到精练语言、明晰语义和言辞达意，以提高商务英语写作的实际操作能力。
关键词： 商务函电 用词误区 赘述 模棱两可 以我为中心
商务英语函电在国际商务活动中起着举足轻重的作用。
外贸函电的写作目的不外乎传递信息、说服客户，因此写作既要合乎现代社会节奏的要求，做到清楚、简洁、具体，又不能失去应有的礼貌、完整和节奏。
商务英语与普通英语不同，具有独特语境下的词汇特点和风格，要求用词规范严谨。
而在现实生活中，人们由于对外贸函电的特点不甚了解，常常进入误区，影响商务沟通质量。
本文就商务英语写作中存在的赘述、模棱两可和以我为中心的用词误区作一些初步探讨，以期有助于商务英语信函写作。
一、表述误区――赘述
商务英语函电不需要大量华丽的词藻来堆砌。
外贸函电的写作中的用词应力求简明扼要，让人一目了然。
例如，应该尽量少用and，but，however这些让句子变得冗长的连词。
一切空洞冗长、言之无物的词语都应该摒弃不用。
例如，I believe that the best plan is to draw guidelines for situations like this.这句话中的“I believe”，“like this”就是冗余的词汇，应该删除。
如果改为“The best plan is to draw guidelines for such situations.”句子就简洁明了得多。
此外，商务信函还要尽量避免使用过长或生僻的词汇，多使用日常生活中常见的词语，如果可以用一个单词来表述，就尽量不要用词组，才能避免罗嗦，去除赘言。
例如：
从上表中可以看出，若用过多的词汇来表达一个或两个词就能表达的意思，就会使表述内容拖沓冗长，观点模糊不清，浪费读者的时间。
因此，商务写作要尽量使用精练的语言，避用陈词滥调或者拼写复杂的单词。
二、语意误区――模棱两可
外贸函电不同于一般交际文体，假如商务文本中的词语意义含混不清，则有可能会给公司带来直接的经济损失。
因此，商务英语信函的措辞一定要谨慎、准确和具体，任何模棱两可的词语都应当避用，才能使信函意义明确，表达思想更加鲜明突出。
例如，Freight rate increased substantially last month.(上个月运费大幅度上涨。
)这句话中substantially(大幅度)的含义就有些大而笼统，使得语意不够明晰。
若将句子改成：Freight rate increased 35% last month.(上个月的运费增加了35%。
)阅读者就会对增长的幅度一目了然。
基于同样的原因，在商务信函中，诸如about 5，000 metric tons中的“about”之类的模糊字眼也应该避用。
因为这里的“about”可能有着不同的释义：可能是2.5%，或者5%，甚至是10%的数量差额。
不确定的释义会为以后的贸易争端埋下伏笔。
又如：to load/discharge in customary quick dispatch.(按惯例快速装货/卸货)其中，“customary quick”(按惯例快速)一词的意义模糊，让人摸不着头脑，搞不清具体的装卸货时间到底是多久。
这样大而笼统以及似是而非的词语很可能会引发不必要的贸易纠纷。
此外，商务写作的遣词造句也要避用明显有歧异的词语。
如：The damage to paper packages of this nature is unavoidable despite they are apparently sufficient at time of loading.(这种纸包装货物即使是在装寄时显然完好，导致损害也是不可避免的事。
)句中的“apparently(显然)”一词有歧义，“apparently”的意思到底是“clearly”(根据事实情况明显无疑的)，还是“in appearance”(从外表观察)，都无从得知。
但是如果将句子改成：The damage to paper packages of this nature is unavoidable despite they appear to be sufficient at time of loading.阅读者就能确定词语的含义了。
又如介绍产品的质量：Our microphone has magnificent quality.(我们的麦克风质量卓越。
)信函中magnificent(卓越)一词太过笼括，卓越的程度难以界定，没有确定的内涵和外延，让阅读者感觉很抽象。
如果改为：Our microphone has clear sound quality.(我们的麦克风音质清楚。
)就能具体体现麦克风在音质清晰上的特质。
三、语气误区――以我为中心
礼貌客气的用词能够给对方营造一个良好的合作氛围。
在商务函件中应避免使用容易激怒或者得罪他人的用语，而多站在对方的角度考虑问题，使用“You Attitude”(以客为先)，而不是“We Attitude”(以己为先)。
在语气态度上，任何一方试图凌驾于对方之上都会遭致失败，失去商机。
如在商务函件中“You didn’t send the receipt to us.(你没有把收据交给我们。)”的表述可改为“We did request that you send us the receipt.(我们曾经要求您把收据寄给我们。)”。
两个句子相比较，前者语气强硬，明显带有指责、居高临下的感觉，不利于对方作出对“你”有益的举动;而后者语气明显缓和，更有善意提醒的意味，因此更加容易被别人所接受。
礼貌的用语和客气的措辞在商务信函中使用频繁，直接体现了写信人的自身素质，同时还有利于树立企业良好的形象，为业务双方营造良好的合作氛围。
商务写作中宜多用You，少用We/I，这样可以维护对方的自尊，让对方感受到我们是为您设身处地地着想。
虽然自己希望达到赢利目的，但是也要让对方感觉到不吃亏，两方商务关系的建立是一个持久双赢的过程。
如在外贸函电中告知对方：We have received your request for permission to use our warehouse in April.We are pleased to inform you that you may take it.Would you please come and fill out the necessary paperwork before May?(我们已经收到你申请在四月份使用库房的要求。
我们很高兴地通知您，您可以使用您所申请的库房空间。
可否请您在三月之前到这里来填写一些必要的文书?)这组文字过多地强调了“我们”，从自己的'角度阐述问题，没有给予对方足够的尊重，因此不容易引起对方的合作兴趣，不利于进一步作出对“你”有益的决定。
而如果能在字里行间体现出对商务伙伴利益的尊重，在互利平等的基础上表达自己的意见，这种形式则更容易被对方所接受。
因此，可以运用“You Attitude”(以客为先)的原则将上面的句子改为：“Good news，Lucy!The warehouse you requested will to available to use in April.Please come by the office before May to fill out some necessary forms.”(好消息，露西!你可以在四月使用之前所申请的库房。
请于三月份之前到这里来填写一些必要的文书。
)第二个例子站在“You”的角度和立场，让人读起来亲切中肯，感觉舒服。
句中没有使用“我”或是“我们”的字眼，避免给对方产生“以己为先”的感觉。
同样的内容，后者更加符合英语商务写作的规范和目的，而且言简意赅，一语中的。
随着时代的发展，商业英语中的用词日趋简练、平易和坦率。
言简意赅的措辞可以大量缩短发件人和收信人处理这些信息的时间。
一封不合乎规范的商务信函，则会令对方费解，有损公司的形象。
若商务英语函电中用词产生歧义，轻则导致沟通失败，浪费了谈判的宝贵时间，重则带来直接的经济损失。
在惜时如金的快节奏社会中，商务信函的写作应该避免复杂冗长的表达、模棱两可的措辞和以己为先的用语误区，才能使文本言辞达意，合乎规范。
参考文献：
[1]Lane Wood等.新编剑桥商务英语初级(第二版)[M].北京：经济科学出版社.
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[4]余富林.外贸英语缩略词的特点及翻译[J].中国科技翻译，2000，(2).
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