档案数字化扫描工作问题探讨与安全实施对策

时间：2022-10-08 23:44:11 硕士毕业论文我要投稿

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　　摘要：档案数字化就是把纸质档案、图纸档案通过扫描、录入等方式将信息存储至计算机数据库中。以实现快速检索，方便利用，安全管理等功效。为方便利用档案提供了一个信息平台，也为创建数字化档案室、或档案馆积累了大量的数据资源。

　　关键词：档案数字化;保密;扫描工作

　　一、档案数字化扫描工作面临诸多问题

　　1、缺少人员、工作量大。笔者供职于科研设计单位，从事科技档案管理工作。我们档案室人员的分工是按工程设计来划分的，即一名档案管理人员负责至少一个工程设计专业的科技档案的验收、整理、归档等工作。此外还承担日常的借阅、催还等工作。也就是俗话说的，我们是“一个萝卜一个坑”，没有闲人。我院档案所藏档案从建院开始，现藏各种报告书、计算书、成果簿等文本档案多达6万余册;各种底图档案17万多张。虽然近十年来，我院开始网上归档，有了电子档案，但数量很少，占库藏档案总数不到15%。余下的85%都是纸质档案，都需要进行数字化扫描。

　　2、缺少设备，人员亟待培训。完成档案数字化扫描工作，首先要有相应的扫描仪做为前提，其次要有熟练操作扫描仪的人员。二者缺一不可。而以上两个条件我们现在都不具备，都要从头来，既要购买设备，又要组织人员外出培训、学习。但是，无论是购买设备，还是人员培训都要花钱，而且是一笔不小的开支。这些不是象我们这样基层档案室能说了算的事，需要请示本单位领导来决定。

　　3、面临外包与内包的选择。外包就是把档案扫描工作委托给专业的图文公司;内包就是依靠档案室现有人员自已的来完成。外包公司有专业设备、有操作熟练的工作人员，短时间内可以完成。但是费用昂贵，且不能保证扫描的质量与档案的安全。内包唯一的优势是能保证扫描的质量与档案安全，但缺乏数字化扫描经验仍然是制约内包数字化加工速度的一个重要因素。

　　二、如何解决档案数字化扫描工作中的问题

　　1、向领导汇报情况，争取得到领导的支持。如我院纸质档案虽然也进行了档案鉴定工作，但由于科技档案的特殊性，并没有对鉴定过期或无价值的档案进行销毁，致使我院档案库房越来越紧张。如果对鉴定后需要销毁的档案进行数字化扫描，不仅可以起到备份的作用，还可以防止“冤假错案”的产生。

　　2、列入院生产计划，组织人员外出调研和学习。档案数字化不是自己的工作，需要院里统一领导，并成立数字加工领导小组，由院分管领导亲自挂帅督导，落实责任分工。同时将数字化扫描工作列入院工作计划，并制定具体的进度实施方案。组织档案人员外出调研和学习，借鉴外单位成功案例，结合本院实际情况，深入了解各个环节的工作流程和扫描仪等仪器的使用加工方法。使档案工作人员能够掌握档案数字化的最新知识和理论，熟练掌握操作技能，为本单位能够顺利开展档案数字化扫描工作提供保障。

　　3、本着先易后难的原则。如档案现有人员自已干，选择仪器要照顾本身要求，以现库房情况全部突击扫描下来费用至少需要数万元，等待数字化工作完成后，扫描仪也可以继续使用。如委托外包单位加工，档案损坏大，易丢失，而且存在不安全因素。结合以上种种因素可以先整理利用率低、保密性要求不高的档案进行外包处理。等外包工作结束后再对重要的、保密性高的档案进行内包处理。

　　三、档案数字化扫描工作的安全实施对策

　　1、工作场地，人员组织配置。档案数字化工作需要提供专业扫描场地，最好离档案库房近，利于档案下架搬运工作，减少因为频繁搬运可能带来的档案磨损、丢失等风险。另外场地大小应满足数字化操作所需空间，能够容纳大型高速档案扫描仪、平板档案扫描仪、工程扫描仪、电脑、交换机、桌椅等设备。人员方面需要有配合下架、整理的档案专业人员1-2名，还有专门负责管理、技术支持、整理录入、扫描、图像优化处理、查错刻盘等工作专业扫描工作人员2-3名。

　　2、档案的安全和保密措施。首先要提高全员安全意识，所有参与数字化扫描工作的人员都需要进行保密教育，并签订数字化保密协议。为确保扫描场所安全有序，还需要安装监控设备，并全程监督，确保档案安全;其次需要结合有关法规及实际情况制定具体保密规章制度，并严格按照保密规章制度执行。主要包括严禁携带易燃易爆危险物品及相关的视频采集、视频通讯设备及MP3等数据存储设备带入加工现场;严禁以各种形式对档案纸质资料进行涂改、破坏及私自复制、刻录带离现场等等。

　　3、做好工作交接，保证扫描质量。首先要做好档案出入库登记，认真做好档案的逐卷或逐份清点装箱工作，并填写出入库档案清单。每次清点交接工作必须有专门管理人员全程负责。清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。提档清单和入库单等都必须填写完整清晰，并且有相关负责人签字，避免因为手续不全、不规范，并未及时整理保存，可能导致档案丢失，出现问题互相“扯皮”，难以追责等问题;其次要对档案扫描加工做好校对工作。将已经整理下架完毕的档案调出，按照原件纸质、清晰度、色调选择使用不同速率的扫描仪和扫描方式对原件加工扫描，扫描后的文件要经过3次校对工序全部通过后才能够上载服务器。一校是对扫描图像质量处理、核对文件有漏扫或错扫部分给补扫，对于错误的扫描文件顺序给予纠正。二校重点在于确保每张图像质量完全符合要求。三校主要是检查每条数据是否挂接了完整的扫描文件并能够正常浏览。经过三次校对，可以有效避免可能导致数字化信息不能长期保存、正确读取、有效检索、准确迁移等安全隐患;最后做好质量抽检和数字化验收工作。数字扫描工作完成后需要监控并抽检已经完成的工序质量。主要对最终加工结果进行抽检，抽检后还要进行数字化验收。

　　通过上述一系列数字化扫描工作的安全实施对策，必定能保证档案数字化加工安全有序的进行，为档案利用者提供准确、清晰、完整的数字化档案信息，为数字化档案室、或档案馆建设提供基础保障。

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