律师助理如何提高工作效率
作为一名律师助理如何提高工作效率呢?还有哪些细节需要注意的呢?下面一起来看看吧!
律师助理如何提高工作效率【1】
一、时间管理
我认为可以选择一个手写的日程表,在一天工作开始之前,安排手头需要完成的工作。
手写日程表的好处在于,除了可以细致的安排工作时间之外,还可以随手纪录工作时间,便于事后查看。
除此之外,这是每天只需要花上5-10分钟便能完成的工作,比起制定大量繁琐的时间管理表格,可以轻松的养成时间管理的习惯。
二、任务管理
在时间管理书籍中“四象限法则”频繁地出现,即把任务区分为重要但是不紧急、重要而且紧急、不重要但是紧急、不重要而且不紧急四个象限,然后再针对不同任务类型采取不同的处理方法。
但我在实践了一段时间后发现,对于律师助理而言,“四象限法则”很难在实际工作中运用,例如:针对不重要但是紧急的工作任务,律师助理并没有相应权限选择放弃实施或者交由他人实施;又或者,有时仅仅是判断每一项任务属于哪一个象限就要花费了你不少的精力。
所以,针对任务管理我选择了更简单粗暴的两步骤法。
第一步:列出任务清单。
将手中的所有任务制作成任务清单,再按照其紧急程度进行分类归入不同的待办事项清单中,如下图:
第二步:将已分类的任务分为两个类型,一类是烧脑型的任务,例如在有限的时间内完成一个较为复杂的法律咨询意见,另一类是大多数自己已经能够熟练完成的工作或是较机械式的工作。
针对烧脑型的任务,我一般是选择在工作状态最好的时间段内利用整块时间完成,而针对另一类工作,则是利用碎片化的时间,例如在午休前或是会议与会议之间的空白时间内完成。
总而言之,结合自己的工作方式和工作内容为自己制定一套科学的任务管理程序,让工作任务更加清晰,可以大大提高自己的工作效率。
三、个人知识管理
身处互联网时代,我们常常会汲取大量的碎片化知识,而进行个人知识管理的目的则在于将这些碎片化知识系统化、简单化,从而构建自己的知识体系。
当然,除去构建自己的知识体系之外,正确且适当地进行个人知识管理,也是提升工作效率的有效途径。
用于个人知识管理的工具有很多,经过一段时间的.探索,我将较为好用的工具按用途进行了分类,大致如下:
除了上图提到的各种工具外当然还有很多,如何选择?个人认为,如果仅致力于提高自己作为律师助理的工作效率,“印象笔记+Xmind”即可达到预期目标。
四、总结
回想已经过去的助理生涯,选择一款适合自己工作方式的时间管理工具,制定科学且易于实施的任务管理方式,运用功能强大的知识管理软件,毫无疑问的成为了我提高工作效率、做好三项管理的三大武器。
当然,它们也仅仅只能成为武器,更多的是坚持良好的工作习惯,摆脱拖延症成长为一个自我管理的“专家”。
律师助理如何提高工作效率【2】
第一步:熟悉每个助理的特点,根据助理们擅长的领域进行不同分工。
助理们各自的长处及短处均有差异,我们要熟悉及了解助理的特点,根据他们的能力及兴趣分配不同的工作,擅长的领域工作效率自然远远高于他没有兴趣的领域。
分工必须落实到人头,并定时定量。
没有真正落实下去的工作大家是没有动力去完成的。
第二步:要求助理对近期的工作做一个预期计划。
每个助理必须根据工作的轻重缓急做一个预期的计划,在这个时间到来之前完成工作,合理的预期有利于鞭策助理努力在这个时间点前完成工作。
计划可以分长期计划、中期计划及短期计划,长期计划如季度计划,中期计划为月计划,短期计划为周计划。
当然如果有需要还可以制定年计划。
我们可以根据情况对这个预期计划进行调整,做出最后的预期计划并以此作为评价的标准。
第三步:要求助理每天坚持写工作日志。
人生需要规划,工作也需要计划。
很多律师助理,从来就没有做日志的习惯,要求助理们写工作日志一方面方面我们了解他们的工作进度,另一方面他们也能把每天的工作记录下来作为备忘,理清繁琐的工作,增加他们的有效工作时间。
工作的时间就应该是有价值的时间。
以工作日志配上第2步的预期计划,就能够把每天的时间都计划都很周密。
第四步:及时沟通,帮助助理改进工作方法。
如果发现有的助理工作效率不是很高,那就要对这个助理进行更多的观察,多于他沟通,往往他们应为没有从事过这方面的工作而缺乏好的工作方法,这时候我们要帮助他们改善工作方法。
让他们了解完成此任务的每一个步骤,通过简化、减少、合并工作步骤或改变工作步骤的顺序从而设计出更好的方法。
要让助理要学会统筹安排,充分利用时间差,用干一件的工作来完成好几件工作。
因为完成每件工作所需的时间有长有短,对于那些不用高度集中精力的工作,可利用等待的时间来见缝插针地完成它。
第五步:要求助理及时完成工作。
比照之前制定的预期计划要求及时完成,“及时”完成才能创造高效率的工作成果。
第六步:适时的鼓励和表扬助理。
作为他们的老师,要尊重助理的劳动成果,对他们的劳动给予足够的关注,对完成得好的工作也适时的给予鼓励,让他们充满信心,我们的一句简单鼓励给助理们带来的是更大的工作激情,激情下的工作肯定是最有效率的工作
第七步:要求助理对自己近期的工作做一个总结。
这一工作既方便我们看到助理们近期的一个总情况,也有助于他们正视自己的工作效果,在他们以后的工作中做一个更好的调整。
第八步:以效果来衡量工作效率。
助理们的工作不但要有效率,而且要达到预期的效果,没有效果的效率是不能产生价值的,以效果来衡量工作的效率更科学化也更容易让助理形成良好的工作节奏。
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