医院招标采购档案管理
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医院招标采购档案管理【1】
摘要：本文指出目前部分医院档案管理中对政府招标采购档案资料管理不够重视。
论述医院政府招标采购档案的重要性，并提出医院的政府招标采购档案资料管理的设想。
关键词：医院;招标采购;档案;管理;
院档案管理中，病人信息资料档案最为重要(成立专门的病案室进行管理)。
政府招标采购档案是医院档案的重要组成部分。
但是，部分医院近年来对于政府招标采购资料档案的管理工作，还未引起足够的重视。
医院的档案资料，包括基建工程档案，大型设备档案，药品招标档案，办公设备招标档案，等等。
目前部分医院只重视基建档案，医疗设备档案。
对于药品招标档案和办公设备档案未引起重视。
实际上，药品招标采购是医院招标工作的重头戏。
药品采购支出是医院支出的大部分。
办公设备支出虽然金额较少，但也是医院执行政府集中采购工作政策的反映。
资料是反映招标过程其公平、透明性的依据。
有关资料整理归档后，可以作为以后工作的指导;它反映着医院对政府招标采购工作执行力度。
体现医院执行政府招标采购政策的实际行动。
医院的政府采购档案资料管理存在一些问题：
医院的档案管理有其特殊性。
医院的政府招标采购档案资料管理未能引起足够的重视有具体的原因：一是医院档案资料多管理人员少，无法顾及所有档案资料管理。
比如药品政府采购是药剂部门操作。
设备采购又分为医疗设备和后勤设备，由不同部门采购，部门多资料散，收集整理费时费力。
二是目前尚未出台国家统一的政府采购档案管理规范，即使是地方政府部门政府采购档案管理工作也滞后于政府采购活动。
三是医院采购部门重视采购活动而不重视档案管理。
四是没有健全和执行政府采购档案管理制度。
致使不及时填制、登记、编制、收集、分类、整理、装订等方面的工作。
从而影响了医院的政府招标采购档案资料管理工作。
医院的政府采购档案管理有其重要性。
医院的政府采购档案资料是医院全部档案的组成部分，它同其他档案一样具有重要作用。
先举个工作上的简单例子：江门市中心医院1997年与某跨国公司购买一台大型设备，保修期限内一个配件多次维修，造成仪器时停时转，不能正常工作。
一过保修期，厂商工程师便将该配件换掉，零件费130万元。
我方多次查阅档案，根据维修记录资料确定是厂家产品质量问题，双方经过多次商谈，最后我方以厂家产品质量问题为由只须付65万元零件费。
一个档案能为医院节省了65万元。
一个档案能为医院节省了65万元，医院的政府招标采购档案资料将会起到更大的作用。
《政府采购法》第四十二条对采购档案的内容作了明确规定“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉自理决定及其他文件、资料。”
采购活动记录至少应当包括下列内容：
(一)采购项目类别、名称;
(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;
(三)采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因;
(四)邀请和选择供应商的条件及原因;
(五)评标标准及确定中标人的原因;
(六)废标的原因;
(七)采用招标以外采购方式的相应记载。
通过公开、公平、公正地进行招标投标活动体现政府采购资金的使用效益提高。
并促进廉政建设。
招标采购档案能系统、完整、真实地记载了政府招标采购活动的全过程。
一方面为医院保存提供真实可靠的原始资料，又可便于有关部门及管理组织对资料的备查，参考，利用。
能为医院建设服务发挥作用。
二、采购档案是防范风险，减少法律责任的重要保证。
符合规定的完善的政府采购档案，不仅在规范政府采购工作方面起着重要作用，而且在防范风险方面也将起到关键作用。
目前质疑和投诉招标采购案件不断涌现，政府采购档案无疑为法律赋予的正当的采购权利予以保护。
采购档案资料管理工作是要对采购档案资料进行收集、整理、保管、利用、统计等。
医院的政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，完整妥善地保存采购档案，可以为医院的政府采购的统计分析、总结经验教训、接受监督检查、处理纠纷、制定相关管理措施等项工作提供客观依据。
医院的政府招标采购档案资料管理可以强化内部管理，提高政府采购的工作质量。
提高采购资源的使用效益，促进廉政建设，达到“公开、公平、公正”的目的。
医院应加强政府采购档案资料管理工作。
设想：
医院应建立健全政府招标采购档案管理工作制度，明确职责分工。
采购业务部门负责在执行政府招标采购项目过程中认真收集采购文件和记录。
负责项目的采购文件及记录资料的真实性、有效性、完整性;档案部门工作人员负责档案的审核、归档、立卷、贮存管理。
负责对医院有关部门需要借阅事务。
医院可培训档案兼职人员，以及采购部门人员兼职管理政府采购档案。
按归档要求收集、整理、立卷、装订、编制目录。
档案按照年度编号，卷内材料按政府采购工作流程顺序排。
从具体操作部门做起，加强内部管理，使医院政府招标采购的档案管理工作规范、科学、制度化。
促进推动医院的政府招标采购档案资料管理。
使医院档案管理工作更进一步提高。
参考文献：
[1]、孙士宏，唐春光;试述医学信息资源的特点及对服务的影响;(J)《兰台世界》2012年8月(中旬);
[2]、陈必炎，余小兰;浅谈医疗设备档案管理;(J)《中华现代医药》2002年第2卷第11期;
医院科技档案管理【2】
1 医院科技档案管理存在的问题
1.1 技术档案的不完善、不规范、不准确。
由于制度不健全，在某些科研活动中，医务人员不注意积累科技文件材料，更没有监督措施，使档案形成不齐全、不完善、不准确。
甚至只保存了最终的呈报、审批及奖励材料，而原始的记录、实验数据等材料都没有。
1.2 档案意识不强。
有些医务人员缺乏档案意识，有的甚至根本不知道什么是档案，致使绝大多数科技文件材料在现实工作中外流，甚至丢失、损坏。
1.3 少数医务人员不愿将科技文件材料归档。
科技文件材料的形成记载着医务人员的劳动成果，有一定的价值和使用价值，立卷归档后有利于开发和利用。
但是仍有一部分人不愿归档，一是怕交的文件材料不合格，重抄，太麻烦;二是认为留在自己手里用起来比较方便安全，怕有些文件归档后就查不到了;三是确有少数人思想保守，把知识私有化，更有甚者用假材料假数据归档。
1.4 行文制度不健全，立卷机制不灵活。
有些业务科室在某项科研完成后，不经医教科或档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿，不存档，造成归档的.文件中只有审批材料。
在立卷零散文件材料的收集机制不完善。
1.5 没有专职的档案管理人员。
2 做好医院科技档案管理工作的对策
2.1 增强档案意识，重视档案工作。
领导重视是做好科技档案工作的前提。
科技档案是医院重要的信息资源。
医院领导应把档案工作摆在适当的位置上，关心档案建设，支持档案工作，并向全院职工宣传档案工作的意义、目的，提高其认识，增强其协助档案部门做好档案收集工作的自觉性。
2.2 把医院科技文件材料的形成、积累和归档纳入各项管理和制度中。
一是纳入医疗工作程序中，例如：某项医疗科研活动，要按照医疗科研的工作程序，明确规定医疗科研准备阶段、研究阶段、鉴定阶段、上报奖励阶段以及推广应用阶段各自应形成和积累哪些文件材料。
二是纳入医疗工作计划管理中，每项医疗科研工作在计划阶段，都要相应地把有关文件材料的形成、积累列入计划之中，与科研任务同时下达，同时完成。
三是纳入有关人员的责任制中，以强化有关人员的责任感。
2.3 发挥各医疗科室的协同作用。
对于医疗科技档案的收集，除档案部门收集外，要求业务部门也参加收集，帮助把关。
因为业务科室部门最清楚哪些科技文件材料应该归档，从而保证科技档案的完整准确。
2.4 强化对零散科技文件材料的收集工作。
为使零散科技文件能完整及时地归档，制定了零散文件收集归档的制度，并要坚持下去。
在方法上做到三个结合，即全面动员与个别收交相结合，发动医务人员主动交与档案管理人员具体指导相结合，一般要求与有针对性收集相结合。
2.5 建立档案人员相应的工作制度。
相应的工作制度是做好科技档案管理的可靠保证，为此先后建立了档案人员的责任制度，又相应建立了归档、立卷、阅卷、借卷以及档案收集的交接手续制度，并将制度上墙公布于众。
使全院职工了解科技档案收集的意义，使他们放下包袱，消除顾虑，积极参与科技档案管理。
2.6 培养档案管理人员的良好素质。
档案管理工作要求档案人员业务要精、责任心要强。
选派专人到上级档案部门进行短期培训，订阅档案管理刊物进行学习。
随着现代科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案人员熟悉和掌握复制、缩微、视听以及电子计算机等现代技术知识。
3 进一步完善科技档案，健全医疗照片档案注释工作
在一项科研成果、一个科研项目或一次科技医疗实践等档案材料中，都有不少照片出现。
照片能直观地、形象地反映事物，反映历史。
但是，一张照片如果没有文字说明，也就失去了利用和保存的价值，因此，应加强和完善对医疗科技照片档案注释工作。
注释内容要繁简恰当，照片的标题和文字说明要简洁，语言要通顺，避免重复，对不同情况要区别对待。
如单张照片或一组照片总说明要详细注释，尽量揭示照片所包含的全部内容，但一般不超过200字。
在照片档案注释中繁简要合理、恰当。
注释内容要齐全完整，不能随意省略。
照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，它是保持照片档案齐全、完整的必要条件。
注释时要避免以误传误。
照片注释中涉及的地点、时间、人物等要素必须核实准确，特别是人物的姓名、身份更要准确无误，在注释过程中要防止粗心大意。
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