企业文书档案管理

企业文书档案管理

　　企业文书档案管理【1】

　　【摘 要】文书档案管理是高校管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高校管理水平的需要，因此，做好文书档案管理工作具有十分重要的意义。

　　本文就如何加强文书档案管理进行了探讨。

　　【关键词】文书档案;管理;原则;措施

　　文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。

　　随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。

　　一、文书档案管理的工作原则

　　(一)确定收集档案的原则

　　1.全面收集。

　　档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性，而要从更宏观的角度来考虑，从全面的观点出发，从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的现实价值，又要看它是否有社会价值和史料价值。

　　档案是历史的记录，也是历史的产物，它是在一定的历史条件下形成的，它的产生总是和一定的历史条件相联系。

　　所以在鉴定档案的价值时，必须运用历史唯物主义的观点和方法，坚持史存原则，将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值，根据档案产生的历史条件、时代背景，并结合现实来考虑档案的价值。

　　2.准确、符合事实。

　　做好企业文书档案收集工作，必须坚持实事求是的原则，要深入有关部门反复校对，校正材料出处，对原始材料进行科学的归纳、整理、分析，去伪存真。

　　同时要有选择，根据企业管理和工作的需要，从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义，有具体实用价值，且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。

　　坚持实事求是的原则，不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实，特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值，一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌，确保信息资料的准确性。

　　3.长远发展利用。

　　在鉴定档案价值、确定收集档案时，既要看到档案在现实中的作用，又要预见到未来工作中的作用，因为社会在不断进步，事业在不断发展，档案的价值也会随之发生变化。

　　不仅要看到眼前，而且要透过文件预测到它的潜在作用。

　　(二)实现信息化管理的原则

　　1.快捷。

　　企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

　　2.方便实用。

　　当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。

　　要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。

　　使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

　　3.确保信息安全。

　　文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，涉密文件须经加密处理。

　　涉密单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护涉密信息的安全。

　　二、加强文书档案管理的措施

　　(一)高度重视文书档案的管理工作

　　1.积极主动做好档案工作的宣传汇报，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高相关领导及其他工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和年度工作重点中，完善档案管理设施，提升其规范化、信息化、现代化发展水平。

　　改变被动提供有关档案工作资料的工作方式，主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。

　　2.科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了更高的要求，相关干部要积极接受新知识、学习新业务，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，掌握和提高应用新型技术工具的能力和水平，努力成为具有出色管理才能、技术先进的复合型人才，为他人提供方便、快捷、高效的服务。

　　3.搞好文书工作与档案工作的规范衔接。

　　档案的前身是文件，文件质量与档案质量密切相关，只有建立在文书部门规范处理文件基础上，才能提高档案管理水平。

　　文书人员要建立较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。

　　在文件处理中，要时刻注意档案整理工作，实现文书、档案工作一体化。

　　4.要求及时、准确处理文件，及时登记收发文件，发现文件缺少要及时查找。

　　特别是对一些账外材料的处理，应注意及时收集领导报告、会议材料等，保证文件材料的完整性和实效性。

　　此外，要强化“文书部门立卷”工作，这也是《中华人民共和国档案法》已明确的一个基本制度。

　　《国家行政机关公文处理办法》也有规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理(立卷)、归档”。

　　(二)加强文书档案资料的全面收集

　　1.健全规章制度。

　　档案管理人员要认真学习《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等相关法律法规，不断增强档案管理意识，进一步完善必要的档案工作制度，落实责任制，为档案的收集、整理、保管等制订一系列有效办法和制度，及时收集原始档案，并理顺归档程序，防止档案的散失，为日后提供利用打好基础。

　　2.加强催收。

　　在工作中常出现由于其他工作事务，而忘记及时返还文件的现象，此时为确保档案不遗失，应该进行催收。

　　3.加强档案收集的广度和深度。

　　无论是专职档案管理人员，还是兼职档案管理人员，都要加强专业知识的积累，扩大档案收集范围，完善档案收藏结构，特别要加强对重要会议、重大历史事件、重要艺术成果、企业发展建设成绩、杰出人物及事迹、社会活动、建设工程、科研项目等档案的建设与管理。

　　在档案收集中，要突出单位及各部门特色，增加收集的门类，广泛及时地收集有价值、有特色的档案资料。

　　注意增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力，注意发现有保存价值的资料。

　　4.加强部门之间协作，做好文书档案的收集工作。

　　档案员必须做到“三勤”：①嘴勤，即经常主动了解业务部门开展的新工作;②脚勤，即与业务部门加强联系与交流，以及时获取有关信息;③脑勤，即根据单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作[2]。

　　总之，要加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅，着重收集能够揭示一个单位发展阶段的资料，为开展实际工作和科学研究服务提高参考信息，切实发挥档案部门在经济社会发展中的参谋依据作用。

　　5.年终归档。

　　年终时，要根据文档登记表，检查是否有缺漏文件，如有缺漏务必补齐。

　　因此，平时就应该注意收集、查阅相关的档案资料，根据预立卷制度将档案资料整理齐全，按照时间顺序或文件的内容归档，可起到事半功倍的作用。

　　6.按收发文的不同种类分别进行登记。

　　以收文为例，收文登记本不得与其他记录本混用，需单独使用一个记录本;一般来文为红头文件的要列明收文日期、收文号、机密等级(一般可省略)、来文单位、来文文件号、文件标题、每一来文数量;如果是传真，应在备注栏注明何时收到，如果有专人送交，应注明由何单位、何人在何时送交;按文件内容、紧急情况准确记录文件

　　最后分别交各主管领导阅示，如需在单位内进行宣传、办理，应对承办单位、收件人、办理完毕后的归档时间做出相关记录，以便全程跟踪、催办、督办;做好备案登记，依据工作需要，每季度或半年做一次备案，可根据记录内容进行打印，避免因笔体不同而造成难以辨认。

　　年终时，将做好的备案表装订成册，即形成一本档案明细账。

　　三、结语

　　文书档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。

　　科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

　　中专学校的档案管理【2】

　　【摘要】档案管理一直是我国中专学校的基本管理工作之一，为学校的发展起到了奠基作用，如果学校的档案管理工作做不好，就会直接影响到学校的正常运行，也会影响到师生学习工作的顺利开展，更会影响到学校管理者的决策，所以相关的院校一定要重视学校的档案管理。

　　本文通过对档案的重要性和现今档案管理中出现的问题的分析，提出了相关对策，为中专学校的档案管理提供思路。

　　【关键字】中专;档案管理;发展;改革

　　一、档案工作的重要性

　　学校的档案管理属于学校的一项基本管理工作，真实的记录了学校的一点一滴，服务于学校的日常工作，为学校的管理顺利展开发挥了重要作用。

　　学校的档案管理是将学校的日常管理、教学、科研等情况用文字、表格、图片等形式记录下来，供日后的查阅和参考，是一种非常重要的凭证。

　　所以科学系统的管理学校的档案资料是非常重要的。

　　1、档案是教学管理的重要凭证

　　学校的中心工作就是进行教学科研活动，学校的教学工作非常系统且复杂，教学的所有环节都需要记录在档案中，学校在教育上的一些改革和尝试，也通过系列的文字、表格等方式记录在册。

　　学校想要了解师资情况就要参考学校档案，抽调学生的学习情况以及对老师的评价，进行综合评估。

　　相关部门如果想要对这所学校进行教育评估，也必须参考学校的档案，查看这个学校的师资力量、基础建设水平、学生在校的学习和生活情况，甚至包括学生在毕业后的表现等等，在综合考虑这些内容之后，才能对这个学校的教育水平得出一个相对全面准确的结论。

　　所以相对完善的档案管理能够更好的帮助学校完成教学管理工作。

　　2、记录学校的发展历程

　　一套完善的档案，应当从这个学校建校起便开始建立，记录这个学校发展历程上的每个足迹。

　　不论是学校校舍的改变，还是校内教师人事上的变动，还是学生的到来和离去，人们都可以从学校的档案中寻得踪迹，这些内容不仅仅是学校的重要资源，在某种意义上也是国家的重要信息资源。

　　在很多学校中有专门的档案存放室，存放着建校以来的所有的档案，并由专门的档案管理人员进行严格管理，可见档案的重要性。

　　3、记录着学校的教学和科研成果

　　学校不仅仅是教育机构，也是进行科学研究的重要阵地，所以学校的档案记录着很多学校的研究成果的第一手资料，还有很多科研过程中的重要文字和影像资料等，这些内容不仅仅是学校的财富，更是国家的重要知识宝藏。

　　学校在进行科学研究的同时，也非常注重对学生实践上的培养，档案中记录着学生在学习和科研的表现，学生可以通过这些档案记录来为自己今后的工作生活谋取更好的条件，相关的公司或机构也可以根据这些档案从学校中挑选自己中意的人才。

　　由此可见，建立和完善学校档案，有助于学校和社会更好的衔接，帮助社会更好更快的发展。

　　4、经济方面的档案帮助学校管理校内设施

　　学校一般聚集了大量的学生，学校主要负责学生的学习，为了让学生能更好的学习和生活则需要一系列的辅助性设施，比如校内的食堂、超市等场所，一般学校都是将这些场所租赁给校外的专门人员进行承包，有关这些承包合同等文件也都被存在校内的档案之中。

　　另外每年校内的经济开支收入等会计类报表等，也被存储在校内档案中。

　　一旦发生任何经济纠纷，相关部门都可以通过查阅相关的报表、合同等内容来进行处理。

　　5、辅助管理者进行决策

　　学校档案中包括了学校以往的校规校纪、会议记录等内容，还包括了相关的决策和批复等文件，非常具有借鉴的价值。

　　学校的管理者在进行教育改革、基础设施建设、科研项目推行以及人事变动时都需要借鉴以往的相关资料，来辅助自己进行决策，管理者经过借鉴和学习之后，更容易做出正确的决策，帮助学校更好的发展。

　　二、现今中专档案管理工作中的问题

　　1、校方对档案管理工作重视度较低

　　随着我国课改的不断推进，很多中专学校或被合并或被拆分至其他院校，使学校的各种情况变化较大，档案管理工作难度也大大增加。

　　而且档案管理工作是一个长期的工作，难以给学校带来近期内较为明显的收入或增益，导致很多学校的管理者都忽视了档案管理工作。

　　在很多的中专学校里，学校并没有规定完善的档案管理制度，或将其他学校的档案管理制度直接复制套用在本校，管理制度难以与本校的实际情况相契合因而难以真正实行，使制度被流于形式。

　　管理档案的人员也一般都是由其他科目的老师兼任，老师在授课的间隙进行管理使管理力度难以满足管理的需求，为了达到应有力度校方会派遣多个老师共同管理，在制度不适应学校实际的情况下，每个老师都按照自己的方式进行管理，且与其他的管理者之间缺乏沟通，这种多人管理的模式很容易使学校的档案管理混乱不堪，难以发挥档案应有的作用。

　　2、师生的档案意识较少

　　一般的教师和学生在校期间较为重视学生的学习成绩，以及其在校表现，但很少对档案有充分的认识，学生在填写一些档案材料时随意性非常强，没有按照相关档案的要求进行填写，比如一些档案要求学生用黑色签字笔进行认真填写，但是很多学生直接拿着圆珠笔、蓝色签字笔等填写，且字迹不工整，让档案管理人员难以分辨。

　　另外，很多学生对档案内的一些选项并不了解，比如常用名和身份证上的姓名不分，他们不了解却不主动进行询问，仅凭自己的“感觉”胡乱填写，导致很多学生的毕业证上的姓名与身份证上的信息不符，学生进入社会工作后给自己带来很多的麻烦。

　　教师对档案的意识薄弱使他们并不主动了解档案的内容和要求，在学生进行错填的时候也难以帮助学生纠正，由着学生的错误就这么继续下去。

　　3、资料收集不完整

　　档案是由各种资料组成的，但是在实际的档案管理工作中，出现了很多资料难以收集的现象。

　　首先，一些在校外产生的资料，比如校外会议资料等，相关的与会人员不会主动的将资料文件等带回，而档案的管理人员又很难从主办方那里得到资料，所以使得很多资料难以被收集到。

　　其次，由于涉及自己的独特教学方法等内容，很多中专老师不愿将自己的讲义、教案等资料归入学校档案，他们认为这些都属于个人的研究成果，涉及自身的利益，而一旦将这些资料归入校方档案，就会变成公共财产。

　　另外，他们认为自己保存这些内容不需要经过档案管理的相关过程便可查看，更方便自己的查阅，使校方难以获得这方面的档案信息。

　　第三，学校档案中有很大一部分是学生档案，学生档案应当包括学生中专阶段之前的档案，比如中考成绩、初中毕业证书的复印件等，还包括学生在进入中专学校之后的学习成绩、在校表现等。

　　但由于学生自身以及校方的收集不充足等原因，导致这部分的档案残缺，使学生在毕业后难以顺利就业，影响了学生的前途的同时，也严重影响了学校的声誉。

　　4、档案工作人员素质不足

　　中专学校的档案管理工作人员很多都未学过专门的档案管理知识，使他们在工作中不免捉襟见肘，对于校内的最新资料难以划分，不知道哪些是需要归档的，哪些是不需要入档的，比如，学校举行的一些学生活动的文字、影像资料，以及这些活动相关的会议记录、活动后总结等资料，一些管理员认为这些资料不过是活动的记录，学校每年都要举办很多类似的活动，所以没必要将这些资料归入档案，但是一旦遇到相关部门举办“文明校园”等评估的需要参考这些资料的时候，档案工作人员只好重新整理甚至编造这些资料来补救，浪费了大量人力物力不说，一旦相关部门发现其中的造假，这个学校的声誉也将受到严重的影响。

　　另外，管理员缺乏专业知识的话，对很多资料就难以正确保存，比如，在处理照片资料的时候，一些管理员就简单的将照片分类堆放在一起，过一段时间再去翻阅的时候，发现照片都被粘连在一起，导致大批的资料被损毁。

　　影像类资料也是近些年新兴起的资料种类，很多管理员对处理这些资料缺乏经验，受到存储方式的影响，一些影像资料具有一定的时效性，需要经常整理和重复存储。

　　比如，一些刻录光盘内的资料只能存储2～3年，如果管理员不能根据存储时间来重复保存，就会导致相关资料的流失。

　　5、对档案管理的投资力度较少

　　档案管理是学校的一个基本工作，也是需要校方投入一定资金的工作，不论是设置专门的档案管理室，引进先进的管理系统，还是每年处理新进档案和更换破损的资料管理设备等方面，都需要学校每年投入一定的资金才能正常运作。

　　然而，很多中专学校受到资金上的限制，校方主要将资金投入到“主要科目”的教学和科研上，用于更换相关的教学设备和场地，使这些学校的师资力量和教学设施在不断更新换代的同时，档案管理依然用着上个世纪陈旧的设备和场地，难以跟上现代的管理需求，严重影响了档案管理工作的顺利展开。

　　6、档案管理方式陈旧

　　受到资金等方面限制，很多中专学校依然采用以往的手动记录、手动查阅的方式，这个方式在建校初期档案较少时比较适用，但是随着建校时间增加，档案类别和数量成几何倍数增长的时候，这种原始的档案管理方式便呈现出效率低、检索难、调档速度慢等劣势，不利于人员的查阅，也不利于管理人员的整理。

　　尤其是在信息化不断发展的今天，这种陈旧的档案管理方式使之与学校其它管理难以融合，影响着学校整体信息化的发展。

　　三、相关对策

　　1、提高师生对档案的认识

　　首先学校档案的工作要从以往的封闭性中走出，逐渐向师生开放并展现出档案特有的效益性，学校的管理者要提高对档案的认识，将档案工作与其它工作放在同等重要的位置，纳入学校的整体规划之中。

　　其次，学校要加强对档案管理的宣传，通过学校展板、广播等手段，使师生认识到档案的重要性，并了解到档案管理的小常识，促进学生能清醒的认识到档案管理工作对自己今后的工作和生活所起到的作用，从而在日常填写档案时能认真对待。

　　老师也能从中了解档案的管理知识，帮助学生更好的填写档案，老师在校外参加活动时也能自觉地帮助学校收集相关信息，辅助档案管理。

　　2、建立健全档案管理制度

　　首先，要根据我国现行档案管理的相关规定，建立起严格的资料收集制度，将教师、学校工作人员、学生手中掌握的资料进行全面的收集，这些资料涉及到学校的运营、教学、科学研究、人事调动等方面，在经过档案管理人员有针对性的选择整理后纳入学校的档案管理系统之中。

　　档案资料的收集是档案工作的第一步，所以学校一定要将这一工作重视起来，强化档案收集制度，保证材料收集的及时性和时效性，避免材料在收集过程中遗失。

　　在学校日常工作中，工作人员要注意将新产生的资料及时交给档案管理人员进行归档。

　　另外，对工作中相互传阅的资料要严格管理，设定专门的传阅记录，严格规定资料的交接手续以及资料的传阅时间和传阅范围，做到资料在传阅中不遗失、不遗漏。

　　除此之外，在将资料收入档案的时候，一定要明确档案的收入流程，确定档案的相关信息，保证档案的真实性和准确性。

　　其次，在归档时一定要根据学校的实际情况以及档案管理的相关规定进行科学归档。

　　在归档时一定要确定归档的范围，也就是规定哪些资料需要归入档案。

　　归入的档案应当能明确的反映出学校的重要活动和工作，相关资料也要有归档价值，能够为今后的工作提供参考或依据。

　　第三，在收入档案之后，档案的工作人员一定要做好后期的整理和鉴定工作，根据一定的分类，将档案归入各个分类之下，现在大部分的学校档案是按照教育、教学、科研、人事、财务和行政管理这几部分进行分类的，在每个大类下，各个档案应当具有一定的历史性和延续性，保证各个档案之间既相互独立又相互呼应。

　　另外，工作人员也要定期对档案进行鉴定，将需要重点关注的进行特别保存，对一些已经失去保存价值的档案，则需要按照相关的流程规定进行审核，并按照规定处理或者销毁。

　　3、加强对档案管理的投资

　　在场地上，学校可以划分出专门的场地进行档案管理工作，由于档案中有很多纸质和其它易损毁的材质，所以学校对档案室要进行一定的防火防潮防蛀的处理，避免档案不必要的损毁。

　　另外，如果学校有条件还可以设定专门的档案展览馆，向前来学校参观的人们以及校内的师生展示学校的发展历程以及取得的成就，提高学校的社会地位和声誉。

　　在设备和管理系统上，学校应当引进先进的档案管理设备以及管理系统，帮助工作人员从以往的旧式管理方式中脱离出来，使档案管理更具系统性和规范性，还可以使档案管理系统纳入整个学校的信息系统中，有需要查询的人员可以在获得许可之后对相关资料进行查询。

　　在后期保养上，档案和其它设备一样，需要定期的维护和保养，帮助档案能够长久的保存下去，所以学校应当定期对档案进行除尘、除垢，对于一些较为重要的影像资料进行翻拍、复刻，对一些文字资料进行复印等工作，还需要请专业人员对一些破损的档案进行修复，保证档案能够被完整的保存下来。

　　4、提高管理人员的素质

　　在档案管理工作中，工作人员起到了非常重要的作用，所以学校要通过选拔来招募一些专业的管理人员，并定期进行考核，将不合格的人员淘汰。

　　另外，学校应当对这些管理人员进行定期培训，尤其是一些年纪较大的管理人员，对计算机操作并不熟悉，所以要对信息化的管理系统进行特别培训，方便他们适应新式的管理方式。

　　结语

　　随着我国教育改革的不断推进，中专院校被大量的合并、拆分，给这些学校的档案管理工作带来了很多的困难。

　　由于档案管理工作所起到的作用都是较为潜在的，人们只有在需求档案帮助的时候才真正的注意到档案管理工作的重要性，这种淡薄的档案意识也为档案工作的顺利展开埋下障碍。

　　为了使档案管理更好的发挥其应有的作用，学校应当加大对档案管理的投入，更新相关场所和设施，引进先进的管理方式，培训专门的管理人员，促进学校档案管理正规化、系统化，为学校日常工作的顺利展开打下良好基础。

　　【参考文献】

　　[1]李萍.浅议新形势下中职校学生档案的管理[J].黑龙江科技信息，2011(03).

　　[2]卢晓玉.新形势下中专学校的管理[J].现代农业科技，2008(12).

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