档案的物质结构与档案整理

时间：2022-10-05 21:30:36 档案管理毕业论文我要投稿

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档案的物质结构与档案整理

　　档案的物质结构与档案整理【1】

　　摘要：档案自身具有一定的结构形式，在进行档案整理过程中要全面的对档案的物质结构进行掌握，这样才能够提升档案整理工作的工作效率和工作质量。

　　现本文就档案的物质结构与档案的整理进行探究，仅供交流借鉴。

　　关键词：档案;物质结构;档案整理

　　尽管人类很早就对档案是一种物质有所了解，但是深刻的认识还是在档案整理工作的不断完善过程中实现的，传统档案管理工作存在一定程度的缺陷，是对档案物质结构的认识程度不足引起的，而现代的档案管理工作已经充分的认识到了文件间的历史联系是多维的，因此档案管理工作的管理水平在逐渐提升。

　　1 传统档案整理和现代档案整理的共性

　　档案本身是一种物质，那么它就必须具有物质的结构形式，档案人员在进行档案整理过程中，要掌握好档案的结构特征，对结构特征进行全面的分析，提高辨别意识，将非档案结构的物质转化为档案结构。

　　因此，无论是传统大档案整理工作是现代化的档案整理工作都要根据档案结构自身结构形式进行有效的管理。

　　在对档案物质结构认识的过程中，存在不同的认识阶段，不同社会发展程度，档案的结构形式也不同，同一时期，人们对档案物质结构的认识也可能存在不同的认识，认识程度也存在一定的偏差，但档案的整理却是存在的一定程度的共性，因此，我们可以以不同时代人们对档案结构形式的不同认识出发，全面的掌握传统档案整理和现代化档案整理工作的方式，从中总结出提升档案整理工作效率的经验。

　　2 档案的物质结构和传统档案整理

　　传统档案整理过程中，对档案的物质结构形式还不是很了解，只是单纯的档案的整理工作看做是一个个文件的装订存档，各个文件的组合构成一个完整的档案，但对于文件之间的历史关系也有一定浅显的认识，但是由于其的存在形式不是物质，知识文件之间的某些信息层面的联系，集合了的文件才可以看做是一中物质，即档案是物质，有自己的机构形式。

　　为了加强人们对这一知识点的充分认识，可以将传统档案整理中的档案结构形式当做是单一的物质结构。

　　在人们认识到档案中的各个文件间的历史联系是多维的，因而在档案整理过程中要坚持最大限度的保持文件间的历史联系的原则。

　　利用文件间的物理排序来维持文件间的历史联系的传统档案整理工作是远远不够的，因为文件间的历史联系是多维的，而传统档案管理所采用的靠文件间的物理排序记录的方式是一维的，传统档案管理工作存在一定的缺陷的地方就在此，认识到文件间的历史联系是多维的，但整理方式却还是一维的，违背了事物发展的结构形式，不利于档案整理工作质量的提高。

　　虽然档案学提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则，但它又不得不经过各种解释和筛选，最终还是从文件之间历史联系的六个特征中，只选取其中的一个最为关键和最具有代表的特征，来形成档案整理原则。

　　只有认识到了这一点，我们也才能彻底地理解人们为什么一边在坚持必须最大限度地保持文件历史联系“的档案整理原则，而另一边则在档案整理实践上，又坚决反对主、客体原则”这一多维档案整理原则。

　　现在我们必须非常深刻地意识到，文件之间历史联系的多维性，这是对文件之间历史联系的一种科学认识，而“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则也是科学的二由于传统档案整理实践始终坚持用文件的物理排序来记录文件之间的历史联系，所以传统档案整理就不可能真正地实践这些理念。

　　3 档案的物质结构与现代档案管理

　　人们在对档案的物质结构有了明确的认识，而档案所具有的双重结构也能使人们在工作中可以发现其整理的规律，并且对现代化的档案整理更加顺手。

　　这样一来，我国的档案管理者在具体的管理工作中才能实现自身的价值，以推动档案整理工作的顺利开展。

　　档案的双重物质结构中，其中的文件集合所代表的还是一种物质，而文件与文件之间的联系也还是存在的，它们同档案中单一的结构还是有不同的地方，双重的档案物质结构中，有一种新的物质出现，也就是“历史的联系记录”。

　　简单地说，双重的档案物质结构中，文件集合是其中的一种物质，就连历史的联系记录也是其中的一种物质，这也就是为什么被称作“双重物质”的原因。

　　当然，我们不能对档案的物质结构产生低估的想法，也正是这样的变化才逐渐形成了现如今的档案整理规律和整体特点。

　　对于历史的联系记录来说，现代的档案整理方法中已经不承认利用文件的物理记录去排序与文件之间所保持的联系是整理档案的唯一一种方法，而认为根据历史的联系记录去整理档案，是记录各个文件之间联系的科学方法。

　　在现代的整理档案工作中，所谓历史的联系记录已经是文件记录与文件之间保持一定历史联系的物质结构。

　　档案中各个文件间的历史联系承载者，已经不再是单一的文件集合式的档案物质结构，而是双重的档案物质所体现出来的历史记录。

　　在档案整理中利用这种物质结构，是特意来记录各个文件中所产生的历史联系，这也是现代的档案整理工作必须遵守的一项规则。

　　档案的物质结构中出现历史的联系记录，能使档案各个文件间所有的历史联系通过物质形式去记录并且长久保持，更重要的一点是，我们能通过这种物质摆脱掉文件集合只能做单一记录工作和保持文件之间的联系这项弊端，能彻底实现多项记录的档案工作。

　　现代的档案管理工作随着计算机技术的发展实现了记录文件历史联系的多维，档案整理原则也要应时而变，档案整理的原则要打破传统的一维记录文件间的历史联系，所以档案作为一种物质结构形式，在演变过程中要高举文件间的历史联系是多维的旗帜，实现了档案整理工作的完美蜕变，现代化的档案整理工作在一定程度上提升了档案的使用价值，满足了人们日益增长的对档案的需求。

　　结束语

　　在档案整理工作中，一个重要的前提和基础就是要对档案的物质结构有一个更加科学合理的认识，在这样的情况下，我们一定要在实际的工作中对档案自身所具备的物质结构有一个相对科学合理的认识，只有这样，才能采取有效的方法做好档案整理，提升档案工作的质量。

　　由于档案物质结构是档案内在的、基本的存在形式，因而它决定着档案的属性、功能、价值和本质。

　　“档案物质双重结构”是一个创新性的观点，有学者在此基础上又提出了文件双重结构的理论，对档案学理论的研究和实践都具有重要的意义。

　　参考文献

　　[1]郭萍.浅论档案的修复裱糊技术[J].科技创新导报，2015(4).

　　[2]郑慧玲.档案的物质结构与档案整理[J].山西档案，2014(2).

　　[3]刘红芹.浅谈人事档案材料的收集与整理[J].档案管理，2015(4).

　　档案的收集与整理【2】

　　[摘要]档案材料的收集与整理是做好档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到档案的价值，决定着能否为有关部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。

　　[关键词]档案作用收集整理措施

　　档案的收集与整理工作是档案管理工作的重要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象。

　　档案收集与整理工作，就是按照党和国家的有关规定通过一定的途径和方法将各部门分散产生和形成的具有保存价值，且可供查考利用的各种文件材料集中到单位档案室统一管理的过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段。

　　档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为领导决策提供服务。

　　档案是在单位管理和实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。

　　档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是单位各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好档案的收集和整理工作浅谈几点看法。

　　一、提高认识，明确档案在工作中的作用

　　档案是具有保存价值的最原始、最准确的记录，同时具有很高的实用价值。

　　随着社会的进步以及新形势发展的需求，档案基础工作有了进一步的发展，档案分类工作更加具体、精细，努力提高认识，在充分认识档案工作重要性的前提下，把全面加强档案资源建设作为档案工作的着力点，提高档案工作的服务水平和管理水准，因此，档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。

　　二、档案的收集与整理工作的意义

　　档案的收集与整理工作，对整个档案工作具有重要意义。

　　它是档案基础工作中的关键环节。

　　在档案工作所有环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。

　　上承收集工作，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，下继开发利用，为开发利用创造条件。

　　因此，这是一个很重要的中间环节，其意义为：一是实现档案科学管理的基础，要有成效地进行管理，还必须善于实际地进行组织工作。

　　档案的整理工作，就是对档案进行有序地组织，以利于查找利用，以利于档案的安全保管。

　　二是应把档案整理工作放在利用工作的前头，档案整理得好，其分类和组卷的系统本身就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的一部分任务。

　　三、确保档案的收集与整理具有真实性

　　档案是历史及社会实践活动的真实记录，这是它的价值所在。

　　它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。

　　现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。

　　档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。

　　档案又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记，因此，档案发生的效用与日俱增。

　　四、档案收集与整理工作中存在的主要问题

　　一是库房问题。

　　档案库房必须选择宽敞、通风良好的地方，避免档案收集后保存时，长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊现象;二是由于管理不科学，致使档案混乱，用时查找不到;三是有些人不了解档案在整个社会中的重大作用。

　　五、加强档案收集与整理工作的对策和措施

　　(一)做好档案的收集与整理

　　档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。

　　如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。

　　目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。

　　档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。

　　档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。

　　案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。

　　系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束;系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。

　　在实际工作中，二者往往交错进行。

　　(二)加强管理，狠抓档案工作制度落实

　　要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。

　　同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。

　　在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。

　　(三)提高档案信息管理和服务水平

　　档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。

　　人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用。

　　因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

　　(四)认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制

　　只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。

　　同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。

　　(五)注重文件材料的收集与整理

　　存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。

　　文件资料的收集要齐全、完整、突出重点;整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。

　　同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。

　　集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。

　　六、结束语

　　完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地为单位各项工作服务，档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档做起，注意有重点、有计划地收集、整理各门类的档案，把基础打牢，发挥档案资源建设的基础作用，把有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改善工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。

　　电子档案的整理与保护【3】

　　摘要中石化西北油田分公司勘探开发设计研究院资料中心主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线等各类综合原本资料的录入、整理、归档等工作。

　　目前，中心的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有磁盘、光盘、磁带等类型。

　　而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要确保电子档案资料的可靠性，切实有效的发挥电子档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。

　　关键词电子档案整理保护

　　西北油田分公司资料馆主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线、实物等各类资料的录入、整理、归档等工作。

　　目前，资料馆的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有硬盘、光盘、磁带等类型。

　　而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。

　　一、电子档案的整理

　　通常情况下，资料馆接收的档案资料的种类较多，为使资料管理有序，便于查找，应当按照中石化地质资料归档管理办法进行分类整理，然后再进行归档。

　　(一)基建、科研档案。

　　基建档案的形成一般是利用计算机打印并使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就要按照档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使用户可以直接检索到每一张图纸资料。

　　(二)各种钻井地质、钻井工程等等。

　　在引进技术和购置各种设备时，供应商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品也逐步实行了CAD设计，而且多数企业的管理也采用了电子化。

　　明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。

　　在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

　　在做好以上档案资料分类整理的基础上，再进行资料归档时，应当按照档案的种类、时间、组织机构、保管期限等进行分别归档，要将不同年代、组织机构、保管期限的档案资料进行分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档档案资料的保管寿命。

　　对于同一归档部门的档案资料，还应集中在同一盘上归档保管，以方便利用。

　　同时为了确保电子档案资料组盘统一规范，应由档案部门在接收归档资料时集中完成组盘后，档案人员要以统一的数据库结构和规范命题，建立档案管理信息，如：分类号、档案号、保管密级、保管期限等，并建立盘内文件目录，便于在计算机上对盘内文件进行快速查找。

　　二、电子档案的保护

　　由于归档电子档案以脱机方式保存，在实际使用中部分电子档案资料还是用软磁盘保存。

　　而光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子档案的长期保存，因此，应大力提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。

　　但是，不论是软磁盘还是光盘存储，他们的保护仍是当前归档电子档案保护的重点，都必须制定相应的保护措施。

　　(一)软磁盘的保护。

　　首先应当统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘进行保存，并严把软磁盘质量关。

　　软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。

　　目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

　　其次要规范保管条件。

　　软磁盘应存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%—50%，温度控制在14—24℃。

　　再次要加强病毒防范。

　　各业务部门都应当加强计算机的病毒检测，确保保存电子档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

　　最后应当做好加密盘的管理。

　　有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。

　　所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

　　在条件允许时，还是建议将存贮电子档案的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

　　(二)光盘的保护。

　　首先应规范排放和使用。

　　光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中还要避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

　　其次要保持良好的温度、湿度环境。

　　高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘发生霉变。

　　为此光盘存放的温度宜控制在14℃-24℃，相对湿度控制在40%-65%。

　　最后应注意避光。

　　光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。

　　因此，光盘要十分注意避光。

　　不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年应转存一次，转存后的载体与原载体要同编号保存。

　　以上是笔者在从事档案资料管理工作中的一些经验和做法。

　　当然，做好电子档案的管理和保护工作，运用一定的技术手段是做好档案管理工作必须具备的外在条件，档案资料管理工作人员的责任心和业务技能水平同样也是关键之所在，只有不断提高管理人员的整体素质，积极引导他们树立优质服务意识，才能真正发挥好档案资料管理工作的服务职能，才能更好地为油田油气生产服好务。

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