档案管理信息化发展对策和趋势论文

档案管理信息化发展对策和趋势论文

　　摘要：档案管理信息化是未来档案管理发展的必然选择，随着大数据技术的逐步完善，档案管理信息化也越来越受到重视。本文通过分析影响档案管理信息化发展的因素，提出了档案管理信息化发展的对策和未来的发展趋势。

　　关键词：档案管理；信息化；对策；趋势

　　随着时代的发展，档案管理工作在我国经济发展中的地位变得越来越重要，因为档案管理可以针对档案信息进行有效的管理和相应的控制。虽然如此，档案管理工作依然存在很多的不足和漏洞，还不能够完全满足信息管理的需求。所以，档案管理工作必须得到重视，而在互联网迅猛发展的今天，档案管理必然会朝着信息化方向发展。

　　一、档案管理信息化概述

　　（一）档案管理信息化的概念

　　如今，很多人都明白档案信息资源的用途，因为档案涉及到各个行业，例如学生有学籍档案、企业员工有员工档案、建筑工程公司存有项目相关档案等等，而实质上档案记录的往往是一个人或一件事的历史信息，所以档案也应该具备重现历史的作用。档案管理最重要的意义就是要对历史进行记录和保存，而档案管理的信息化则是利用信息化手段对档案信息进行更好的管理。档案管理的信息化是档案管理工作未来发展的必经之路，是利用现代化手段达到更好地完善档案管理工作的必然要求，同时也是互联网时代为档案事业带来的新希望。档案管理信息化不仅能够在很大程度上保证档案管理工作的质量，而且还能够提高档案管理工作的效率。

　　（二）影响档案信息化发展的因素

　　1.档案管理信息化发展的基础条件不完善在档案管理的基础硬件和配套软件这两个主要支撑体系中都存在一定的不足。硬件方面存在的问题主要是缺少与档案管理相关工作有关的工具，例如打印机、计算机、大型移动硬盘、云服务器等一系列档案管理必要的基础器材，因为这些工具的投入需要一笔不小的预算，并且随着日常的使用还会产生很多的维护费用，而档案管理部门一般资金都比较短缺，因此就直接导致了基础硬件设施供给不足这一现象。软件方面存在的问题主要是在档案管理的工作中往往一个部门一个方法，缺乏一定的标准和规范，例如，将纸质版档案归纳整理为电子版档案需要依照哪些规范作为指导以及采取什么样的格式进行存储等，这些问题都为档案管理信息化发展增加了一定的难度[2]。2.档案信息的安全性得不到保障档案资料转化为电子信息资源之后必然会被共享出来，因为共享性是信息资源的特性之一，而档案信息资源的共享同时也是档案管理信息化发展的一个目标，但是档案信息资源的特殊性要求其共享需要一定的限制条件，需要在一个特定的范围内进行共享，而档案自身还需要具备一定程度的保密性。但在实际的档案管理信息化发展中，由于网络技术的不断更新，导致档案信息资源共享程度越来越大，很多需要保密的档案信息被泄漏的风险也越来越高，加之一些网络病毒和网络黑户的肆意入侵和攻击，也为档案信息的安全性带来很大的隐患。一旦档案信息的安全性得不到保障，那么档案管理的信息化发展必然会受到影响。3.档案管理人员能力偏低在互联网时代，作为一名合格的档案管理人员，除了掌握基本的档案管理相关理论和技术之外，还需要对计算机网络技术进行一定的学习和了解，能够熟练地使用相关的软件和工具对档案信息进行加工和管理。当前，我国的档案管理工作者普遍存在工作能力较低的现状，一方面我国档案部门的资金有限，另一方面在选用人才的时候缺乏一定的选拔制度，加之对在职人员的技能培训十分缺乏，这些原因都在一定程度上影响了档案管理信息化的发展。

　　二、档案管理信息化的发展对策

　　（一）着重加强档案管理信息化的支持力度

　　一方面，加强基础硬件的投入，档案管理部门需要从根本上认识到硬件设施对于档案管理信息化发展的重要，加大资金投入，改善档案管理的硬件条件，原则上在满足实际工作需要的基础上尽量降低不必要的预算，并成立基础设施日常维护的相关部门，确保所有基础硬件设施都能够正常地进行工作，保证档案管理信息化的工作效率，对于打印机、数码相机和扫描仪等常用基础设施需要加大力度进行充分的配备。另一方面，在保证基础硬件设施投入的同时，有关部门还需要对档案信息化转变的标准进行统一的规范。一份档案信息从无到有需要很多部门不同的工作人员共同努力才能完成，这就要求档案管理部门需要保证档案信息资源的真实性、可靠性和完善性。因此，一套规范标准的档案整理流程是十分必要的，这样的规范化和标准化可以确保不同地域、不同机构的不同档案管理者可以将档案信息整理成相同格式、相同大小和相同类型的电子文档，以便于对档案信息进行管理。

　　（二）保障档案信息资源的安全性

　　档案管理部门需要对电子档案信息的安全性加大保障力度，例如通过在本地计算机加装杀毒软件和防火墙等方式对不安全的隐患进行及时排查，确保档案信息资源的安全性和整个档案部门管理系统的稳定性。此外，还可以利用互联网技术对信息共享范围加以限制，保证档案信息的保密性；利用信息技术对档案信息资源进行加工处理，从根本上解决档案信息化的安全性问题[3]。

　　（三）提高档案信息管理人员的综合素质

　　随着互联网的发展，档案管理信息化程度必然会越来越高，但唯一不变的是其始终需要人工进行操作和维护。因此，档案信息管理人员的综合素质必须得到加强，在选拔人才的过程中，应该挑选档案和计算机专业的高层次人才，并对已经入职人员进行定期培训，最终达到人人都能掌握现代化档案管理软件和设备的目的。同时，在档案管理信息化发展的过程中，还应当对档案管理人员的创新性提出一定的要求，档案管理信息化发展需要创新思维和高新技术作为支持。因此，提高档案管理人员的综合素质是档案管理信息化发展的重中之重。

　　三、档案管理信息化的发展趋势

　　（一）档案管理信息化的发展会使传统的档案工作的一些流程发生变化

　　传统的档案管理工作一般是针对纸质版的档案，而档案信息化则会颠覆以往的单纯的纸质版档案管理模式，档案管理会逐步转变为运用网络技术进行现代化的管理。这种管理模式不仅可以提高人们对于档案查找的效率，还可以更好地对档案信息加以保存，最终档案管理通过信息化转变达到适应时代发展的目的[4]。

　　（二）档案管理信息化的发展会加快档案管理工作的标准化和规范化体系的建立

　　档案管理工作标准化和规范化体系在档案管理工作中是十分重要的，因为档案管理是一项十分繁琐的工作，其涉及范围广泛，影响的方面较多，且整理和加工的难度较大。因此，档案管理工作在各个方面都需要有严格的标准和规范加以控制，档案管理的信息化发展必然不能离开这些标准和规范。因此，一套标准完善的规范化体系的建设是档案管理信息化发展的必然要求。

　　（三）档案管理信息化发展会逐步向专业化、平台化进行转变

　　档案信息化的作用越来越被大众所认可。因此，未来数字档案馆会越来越多，档案信息资源除了记录历史以外还会逐步通过大数据技术进行分析，为相关领域的企业或政府机关提供智力支持，档案信息化使得原本零散无关的档案资料变得更易于整理和分析，未来档案管理的信息化发展会挖掘出档案管理更多的价值，除了传统的单纯的记录功能之外，还会使档案信息资源发挥更大的作用。因而，数字档案馆会改变大众对于档案管理的认识，数字档案馆在为政府和企业服务的同时也可以为普通民众提供免费的公共服务[5]。通过以上研究不难看出，档案管理信息化发展是未来必然的趋势，并且档案管理信息化对社会的发展也具有很大的贡献。因此，在保证档案信息资源安全性的基础上应当大力发展档案信息化建设。本文通过研究分析影响档案管理信息化发展的因素，提出了相应的对策，并对档案管理信息化未来的发展做出了展望，只有在保证了基础设施和人员素质的基础上，推陈出新才能使档案管理工作的信息化发展顺应时代发展的脚步。

　　参考文献：

　　[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报,2007(6):63-64+67.

　　[2]张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学,2014.

　　[3]马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报,2008(4):119-121.

　　[4]张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学,2013.

　　[5]王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D].北京交通大学,2009.

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