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文秘人员素质与文书档案管理论文
摘 要：文书档案管理是行政机关及企事业单位一项必不可少的特殊工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质。当前，新形势对行政机关文书档案管理人员素质提出了新的要求。笔者结合多年文书档案管理工作实践，对文书档案管理工作面临的形势和文秘人员应具备的素质进行了分析，并对加强行政管理，提升文秘人员素质，促进文书档案管理工作提出了粗浅的建议。
关键词：行政管理 文秘人员 素质 文书档案 对策
文秘人员素质是指文秘工作者在文书档案管理岗位上所必须具备各种基本素养和专业知识、技能的总和。包括从事文书档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的能力等等。文秘人员素质的高低，直接影响着文书档案工作的效率、水平和质量，对文书档案工作整体效能的发挥有着无法替代的保障作用。目前，一些文秘人员素质不高，极大地制约了文书档案工作的创新，甚至影响到了机关事务的正常运行和事业的健康发展。因此，如何加强管理、培训，提高文秘人员的综合素质，已成为行政管理中亟待解决的重要课题。
一、当前文书档案管理工作面临的新形势
（一）文书档案管理工作面临新变化。随着改革开放进程向纵深推进，经济社会飞速发展，当前我们已然迈进了知识经济时代，科学技术正以我们难以置信的速度向前迈进。随着政治经济管理的深刻变革，社会利益格局正在进行深刻调整，人们思想观念正在发生深刻变化，这对于高科技单位而言，既激发了行业发展进步的巨大活力，也使行业发展面临的矛盾和问题凸显。对于新形势下文书档案工作而言，硬件条件和软件条件都必不可缺。硬件条件应由单位在党委政府的政策支持和技术部门的技术支持下，加大资金投入不断更新换代；而从事文秘档案工作人员的素质，则是新时期文书文书档案工作最为重要的软件条件，尽管是软件，却丝毫不能“软”，否则其后果有可能对单位正常运行乃至行业发展造成致命的灾难。
（二）文秘人员综合素质面临新挑战。文书档案工作这艘航舰，必须有文秘档案人员与之相匹配的燃料，才能在经济社会发展洪流中乘风破浪顺利前行。而人的观念、知识、能力等，不可能一朝一夕就可改变，必须经历不断积累的过程，才能实现质量的飞跃。在这种形势下，文秘人员只有自我加压，高度认识、科学分析新形势下文书档案管理工作的新特点，增强学习的紧迫感， 认真研究新问题，在实践中不断地摸索经验、寻求对策，才能跟上时代发展的高速列车，才能从容应对我们已见过和未见过的东西，也才能不至于出现力不从心、不知所措的尴尬局面。文秘人员尽管从事的是最平凡的服务工作，但我们决不能做平庸人，必须牢固树立“学以立德，学以增才，学以致用”的理念，不断提高政策理论水平，不断更新知识结构，不断开阔眼界胸襟，努力成为服务机关事业发展的行家里手，努力成为复合型、全能型人才，才能适应新形势对文书档案工作的新需求。
二、文秘人员应具备的素质
（一）政治思想理论素养。作为专业工作人员，文秘人员必须具备各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚决执行党和国家的各项方针政策，遵守各项法律法规，讲道德、守纪律，不为名、不为利，不计较个人得失，具有献身精神。由于机关文书档案工作具有较强的机密性，因此文秘档案人员还应具备守口如瓶、严守国家机密的思想素质。同时，文书档案工作的服务性特点还特别要求文秘人员应具备良好的服务机关事业发展的主人翁意识。
（二）科学文化知识素养。科学文化知识素养与政治思想理论素都是文秘人员必须具备的基本素养。对于不同机关单位的文书档案工作，文秘人员必须具有相应文化水平，特别是对于高科技单位而言，文秘人员除了掌握文书档案管理基本知识外，还必须要掌握与自己所从事的专业工作相关联的其他专业科学技术知识，如领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。近年来，随着现代信息技术在文书档案工作中的广泛应用，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具，这就要求文秘人员必须具备必要的计算机信息技术，这样才能对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，准确地提供信息，最大限度地运用信息，及时服务于单位领导和业务部门的档案信息需求。只有具备了相关的科学文化知识素养，才能更好地从事文书档案工作。
（三）文秘档案专业素养。文书档案管理是一门专业性很强的工作，要求文秘档案人员必须具备较强的专业素养。文秘档案管理人员应该安心本职工作，热爱文书档案工作，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉文书档案的各种业务规定，熟悉自己所服务的单位的各项业务工作，才能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己文书档案工作实际，优质高效地完成自己的文书档案业务工作。同时，文书档案工作直接与文字资料打交道，文秘人员还必须具备较强的文字处理能力，才能胜任文书档案工作，才能将各种文书档案整理编辑得更好，才能更好地为单位各项业务工作服务。
（四）现代管理能力素养。文书档案工作于单位各项业务工作密切相关，这就要求文秘人员必须具备必要的现代管理能力素养。文书档案工作中，文秘人员的沟通协调能力往往与文书档案的质量紧密相联。要做好文书档案工作，文秘人员必须和单位各业务部门、有关人员打交道，要在这一过程中获得各方面的支持和配合，除了靠单位有关的档案管理规章制度外，更主要的是靠文秘人员自身沟通协调能力的发挥。
三、提升文秘人员素质促进文书档案管理工作的建议
（一）加强组织领导，提供必要保障。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书档案工作不是主要部门，可有可无。随着政治经济管理体制不断完善，文书档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。对于单位而言，单位领导必须进一步加强对文书档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，清醒认识新形势对高素质复合型文秘人才的迫切需求，给予文书档案工作以人员、资金以及制度上的大力支持。对于文秘人员而言，要经常向单位领导汇报文书档案工作情况，同时努力做好档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使单位领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
（二）鼓励加强自学，提高综合素质。单位要制定必要的学历、职称提升奖励和补助制度，鼓励文秘人员结合自己的岗位工作，掌握现代化管理技能，边学习边实践，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型文书档案管理人才，以适应文书档案管理数字化、信息化的新要求。
（三）加强教育培训，提升专业水平。加强文书档案管理业务培训，是提高文秘人员素质和文秘档案管理水平的关键。培训内容要因需设计，将其与单位实际相结合。除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识、网络知识教育，完善知识结构、培养敏锐的档案意识，增强运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文书档案的基本技能，以适应新时期档案工作的需要。同时，注重加强文秘档案部门与单位相关业务部门之间的交流，使他们互相吸取经验，及时查找自身不足，使文书档案管理工作更好地日常业务工作相结合。
（四）打造机关文化，促进效率提升。单位应树立科学的人才观，抛弃高学历情结，积极营造一个以能力为主导，而不是以身份为主导的公平竞争型机关文化环境，与文秘人员建立起关系型心理契约，增强文秘人员的主人翁意识。在此基础上，指导文秘人员搞好职业生涯设计，帮助文秘人员建立与单位事业发展方向一致的个人职业生涯规划。同时，通过加强制度建设，引导文书档案管理人员牢固树立服务观念，克服守摊式的被动服务观念，充分发挥参谋助手作用，利用现代信息化技术提供优质服务。尤其要鼓励其了解并关注单位工作全局，善于认识判断形势，善于根据单位中心工作需要积极主动地开展文书档案工作。这样才能在服务中提高工作效率，在服务单位事业发展中树立良好形象。档案部门和文秘档案工作者要了解大局，把握大局，把为中心工作服务作为重点，确立服务的主攻方向，取得服务的主动权，要充分利用档案部门拥有丰富档案资源的独特优势，抓住历史和现实的结合点，选准主题，有效地为大局服务，使档案部门成为领导决策与管理的“信息库”、“智囊团”。
结束语
综上所述，文书档案管理是一项特殊的工作，要求文秘人员具备有与岗位相对应的业务素质。要积极鼓励文秘人员不断拓宽知识层面，创新工作思维，实现文书档案管理工作现代化，科学收集整理、开发利用好档案资源，高质量做好文书档案管理工作，更好地服务于事业发展。
参考文献：
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[4] 陈华：利用微机管理文书档案的优势，时代教育，2007（12）；
[5] 中华人民共和国档案法
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