关于会议方案范文合集八篇
为了确保事情或工作安全顺利进行，时常需要预先制定方案，方案是阐明行动的时间，地点，目的，预期效果，预算及方法等的书面计划。那么大家知道方案怎么写才规范吗？下面是小编整理的会议方案8篇，欢迎阅读与收藏。
会议方案 篇1
1、交通费用,交通费用可以细分为：
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机尝码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机尝车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为：
(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保舰媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的'话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：
6、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
●设备本身的租赁费用，通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
5、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打英临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保舰翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用。
会议方案 篇2
一、 会前准备
1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。 限定每个项目的.商议时间。
4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。
5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
6、根据要讨论的问题限定与会人员。
7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
二、会议期间控制
1、叙述会议的目的。
2、核对并记录与会者。
3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4、给每一个人表述自己意见的机会。
5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7、坚持预定的时间，不要拖延。
8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10、确定下次会议的议题和时间。
三、会后工作
1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2、根据会议，对执行进行监督和检查。
会前工作：
1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）
会中工作：
9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
会后工作：
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
会议方案 篇3
(一)会议目标
专业会议的筹备方案
(二)方案的制定
1.确定会议主题
无论组织什么样的会议，都有会议主题，个性是组织大型会议，务必明确会议要研究解决什么问题，到达什么目的。
会议主题的确定的主要方法主要实际一是要有切实的依据;二是务必要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。
2.确定会议的时间和地点
会议时间包括会议实际进行时光和会议过程中的休会时光。会议地点选取的重点是会场大小适中，会场地点适中，环境适合，交通方便，会场附属设施齐全。
3.确定会议的规模
会议的规模主要指，会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际状况掌握，以严格控制规模为原则。
4.确定会议议程
会议议程包括会议主持，会议典型发言(或重点发言)、会议讨论、会议讲话、会议总结。确定会议议程的方法主要一是根据到会主要领导的状况，确定会议主持人;二是根据会议的主题，确定会议发言人;三是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式;四是根据会议拟到达的目的'，安排主要领导做好会议的总结。
5.确定会议文件和材料的准备
包括大会的主报告;大会发言单位的材料;会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时光表、会议的参阅文件和相关资料。
6.确定会议组织和分工
那里所指的会议组织主要指会议组织部门和人员落实。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都务必有专人负责，职责到人，并明确任务和要求。会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务(含娱乐活动安排)、安全保卫、交通疏导、医疗救护等。
(三)注意事项
1。明确领导意图，弄清筹备方案的目的、要求和好处，以便制定。
2。反复多次与领导和有关方面商定、必要时透过开联席会征求制定的意见或方案。
会议方案 篇4
1、主题明确、目的单纯-----有的放矢
会议主题要吻合当前市场实际需求，应该具有时尚、新颖、独特之处。例如经销商座谈会，如将“品牌缔造价值 实力致胜未来——公司经销商赢销会”作为会议主题，既能赢得公司高层的肯定，还可吸引与会众多经销商们的眼球。
会议目的与主题息息相关。原则上，一次会议目的应该尽量单纯，只有一个，最多两个当会议主题和目的明确之后，会议的形式和邀请对象也随之能够确定下来，这可使后面的筹划工作有条不紊，按部就班。
2、选准时机、选对地点----机不可失
选择一个合适的时机对会议举办成功与否具有相当大的作用。在市场上，往往有“先发制人、后发制于人”的说法，会议召开的时机必须选择好，否则，“机不可失，时不再来”。
在选准时机之外，还要充分考虑到了会议举行的时间和地点。在会议召开的地点选择方面，要通过实地考察，提前预订。
3、成功的申请策划
对于公司来说，是否支持会议，支持力度多大，取决于3个问题：
1、 为什么要举行会议营销？
答案：市场背景资料部分和会议的主题、目的。
2、 如何办好会议营销？
答案：会议的具体内容，包括形式、地点、时间、会议日程安排、人员分工等方面；
3、 付出与产出各是多少（或付出与产出是否成正比）？
答案：会议预算费用表和预计收益表，以及会议结束之后的总结报告。
4、充分而合理的分工
在会议举行前两个星期，应成立专门会务组。成员包括：
1、公司领导：任务是指定会议的具体负责人；对整个活动过程进行监控，提出建议和指导性意见，解决一些疑难问题和突发事件。
2、会议总负责人：只有一个。将对会议整个流程进行统筹规划，挑选会务成员，并对各个成员进行具体分工；取得活动经费；协调各个部门、成员间的工作，将所有的工作串联在一起；监督考核成员的工作，并解决一些疑难问题。
3、会务组成员
负责宣传方面的成员，包括撰写领导讲话稿、新闻稿件，准备相应的宣传资料等，各种条幅、横幅内容，背景板、展板内容以及媒体接待的工作均由这部分成员负责。
负责接待来宾的成员。包括会议前的电话、网络、传真联系，发放邀请函，收回回执；安排、负责接机、火车站接待及现场接待工作；安排好来宾的饮食、住宿及最后的送客等工作。
负责活动现场布置的人员。包括准备好桌椅、花盆、条幅、横幅、地毯、背景板、展板、讲话桌、话筒、音响、电源、投影设备、礼仪小姐、气球、拱门以及其它。
其他后勤人员，包括准备资料袋、礼物、座次牌、嘉宾卡、乐队、舞狮队、交通工具等。这些工作都必须在会议开始前，全部做到位。
惟有充分调动起一切有生力量，会议营销才有最终成功的.可能，因此，会议要想成功，进行充分而合理的分工是很重要的支撑。
5、精雕细琢——细节不可忽视
在会议召开的前一天，应将会议日程安排最终确定下来，并打印发放到每位会务组成员手中。并提前与用户或代理商中需要现场发言的人员私下沟通，全面控制会议的整个流程，协调好现场氛围。
座谈会可采用圆桌会议的形式，大家一视同仁；对于用户/代理商在会上提出的异议，公司负责人大多要当场解决，才会赢得用户的信任。
在宴席期间，针对来自全国各地的用户，应安排多种不同口味的食品，同时每桌都要安排公司领导进行陪同，业务员更应全程陪同；并可考虑在吃饭中间进行现场抽奖活动，活跃现场气氛。
会议方案 篇5
一、会议的`主要任务及目的
传达市20xx年“双创双建”工作推进大会精神，总结水城县20xx年“双创双建”工作，进一步动员并安排部署20xx年全县“双创双建”工作。
二、会议时间、地点
1、会议时间：20xx年3月15日
2、会议地点：宣传文化中心一楼大会议室
三、参会人员
1、县四大班子领导（邀请市“双创双建”领导小组领导参会）
2、各乡镇党委、政府一名主要领导，分管“双创双建”工作的领导，“双创双建”办主任；
3、县委各部委、县级国家机关各部门、县人武部、各人民团体、省市驻县有关企事业单位主要负责人、副股级以上干部；
4、驻双水城区各卫生责任主体主要负责人；
5、县“双创双建”领导小组主要成员单位全体人员。
四、会议议程
（注：大会由县人大主任赵庆周主持）
（一）、县“双创双建”领导小组副组长禄袆传达市“双创双建”工作推进大会精神；
（二）县“双创双建”领导小组副组长陈依良通报20xx年“双创双建”工作开展情况；
（三）县“双创双建”领导小组副组长刘纯宣读对20xx年“双创双建”工作先进集体和先进个人表彰决定；（县领导小组领导颁奖）
（四）县“双创双建”领导小组副组长王亚军宣读对20xx年“双创双建”工作滞后单位给予黄牌警告的决定；（县领导小组领导授牌）
（五）县委县政府主要领导与各责任主体签订20xx年“双创双建”工作目标责任状；
（六）大会交流发言
1、玉舍乡党委政府
2、顺场乡党委政府
3、县政协办
4、县人民法院
（七）大会表态发言
1、野钟乡党委政府
2、化乐乡党委政府
3、市一中
4、烟草局
（八）部分主要成员单位汇报工作
1、滥坝镇党委政府
2、县执法监督管理局
3、县卫生和食药监局
4、县公安局
5、县交通运输局
6、县工商行政管理局
7、县教育局
8、双水新区办
9、县住房和城乡建设局
（九）县委副书记、县人民政府县长付国祥宣读《水城县20xx年“双创双建”工作意见》；
（十）市人大副主任、县委书记杨龙政同志讲话。
五、会议准备
1、领导讲话由县委办负责
2、会务由县政府办负责
3、会议通知由县委办、政府办、双创办分别通知
六、会议经费预算
1、会标费用200元
2、鲜花费用20xx元
3、奖牌费用800元
4、先进个人证书费用100人1000元
5、资金先进单位50000X4=200000元
6、先进个人资金100X1000=100000元
7、礼仪费20xx元
8、资料费5000元
合计：312000元
会议方案 篇6
一、会议时间：
11月9日(周五)上午8时15分前报到，会议半天，中饭后离会。
二、会议地点：
越秀外国语职业学院
三、参加会议对象：
县(市、区)组织部分管领导、组织科长，教育局分管领导、人事处领导和组织员，市直每个县(市)有代表性的社会力量举办学校董事会负责人和党组织负责人。会议代表约60人。
四、会议议程：
主持人：
1、典型发言：(8时30分)、(每个代表发言时间15分钟)
①诸淌形组织部
②越秀外国语职业学院党委
③诸毯Ａ镣庥镅校党总支
2、市委组织部领导和市教育局领导讲话。(9时15分)
3、市委领导讲话。
4、参观越秀外国语职业学院校园。(11时15分)
5、就餐(11时半)(地点：)
五、会议材料准备。
1、典型材料：
①诸暨市委组织部(请市委组织部落实)
②越秀外语职业学院党委
③诸暨海亮外语学校党总支
④托普信息技术学院(筹)党总支
⑤诸暨天马实验学校党委
2、组织部和教委联合下发《关于加强社会力量主办学校党建工作的意见》。
会议方案 篇7
一、时间：20xx年10月25日（星期五）下午2:30
二、地点：区政府902会议室
三、参会领导：
区委常委、副区长张武
区政府副调研员桂志华
参会人员：各街道（镇）分管住房保障工作副主任、专干，区住房保障局领导、相关科室人员
四、会议内容：根据市人民政府督查室领导及区政府领导指示，推进下一段申报登记工作，分析解决问题，召开中低收入住房困难家庭申报登记工作调度会议。
五、会议议程
主持：区政府副调研员桂志华
1、区住房保障局作申报登记工作情况汇报；
2、各街镇副主任就申报登记工作作三分钟以内的发言；
3、区委常委、副区长张武作重要讲话。
会议方案 篇8
（一）拟定会议工作方案。
一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。
会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
（三）拟定会议议程、日程和程序。
议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
（四）准备会议文件、报告。
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
（五）提出与会人员名单。
提名与会人员，是一项重要的政治性很强的工作，应当掌握以下原则；一是周到全面。日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请一些有名望、影响与所纪念、庆祝事项有关的同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利工作和便于保密的角度出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。三是无论出席或列席会议人员，均不带二“议员"（助手）。四是会议秘书工作人员提出的与会人员名单，需要报请领导同志审核后方能最后确定。
（六）编排分组。
多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的.数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。
（七）选定、布置会场。
1、选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
2、布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。
排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
排列座次的几种规则：
1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。
2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。
3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。
4、按照姓氏笔画为序排列座次。
排列座次的几种方法：
1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。
2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。
3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。
（八）制发会议证件。
会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。
（九）发布会议通知。
各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。
（十）制定会议须知。
会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。
（十一）负责会议报到。
会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。
（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。
日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议秘书部门或固定的专职、兼职会议秘书工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。
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