会议接待方案

时间：2022-07-31 08:19:30 会议方案我要投稿

会议接待方案

　　为了确保事情或工作安全顺利进行，通常需要提前准备好一份方案，方案是阐明具体行动的时间，地点，目的，预期效果，预算及方法等的企划案。我们应该怎么制定方案呢？下面是小编整理的会议接待方案，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

会议接待方案

会议接待方案1

　　一、全程服务项目

　　1、展会策划：各类展览会、交易会、博览会的策划、组织及运作。

　　2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。

　　3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。

　　4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。

　　5、承办各公司(厂矿)业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。

　　6、承办各种类型商务考察会议。

　　7、培训类会议计划实施。

　　8、承办按照客户自订策划方案举办的会议活动。

　　二、单项服务项目

　　1、会务服务：协助主办单位选择会议场所，为代表提供礼仪、公关、文秘服务，会议协调管理工作。

　　2、展览展示：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。

　　3、会议接待：为参会代表提供接送站服务、会议代表签到服务。

　　4、酒店预定：以优惠价格提供国内酒店预定服务，代订各地优惠客房。

　　5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮服务，优价代购当地土特产。

　　6、票务服务：为参会代表提供各地返乘飞机票、火车票、船票预订服务;会务展品的托运代办，会议代表考察旅游结束地的善后服务。

　　7、娱乐安排：为代表安排富有当地特色的娱乐、活动项目。

　　8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤服务。

会议接待方案2

　　由xx领导一行xx人于20xx年xx月xx日午时xx：xx分左右到达，xx月xx日午时xx：xx分离店，在酒店日程安排如下：

　　1、就餐：

　　8.30晚餐主桌：百合厅1+3桌，工作人员：多功能厅

　　8.31早餐自助餐：领导在樱花阁，工作人员在万福阁

　　8.31午餐自助餐，地点：万福阁

　　8.31晚餐同8.30晚餐

　　9.1早餐同8.31早餐

　　9.1午餐同8.30晚餐

　　说明：百合厅主桌18人，安排4名服务员，准备席位卡，鲜花;副桌3桌，10人，各安排2名服务员;还需准备：欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责，各相关部门配合。

　　2、住宿

　　a.豪华套间xxx

　　b.标准套间xxx

　　c.单人间xxx

　　d.标准间xxx

　　e.县领导午休房：8.31日15间，9月1日15间

　　说明：每一天早晨7:15分叫醒，9月1日县领导午休房2:40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖具体负责，各相关部门配合。

　　3、会议

　　长江厅：汇报会约1小时，8月31日8：30开始，安排80人左右的回字型，准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。

　　5f贵宾厅：省检查团工作室

　　6f会议室：工作人员及驾驶员休息室

　　2f会议室：创立办档案室

　　玫瑰厅：来信来访接待室

　　以上由xxx具体负责，各相关部门配合。

　　一、本次活动领导小组名单

　　组长：xxx

　　副组长：xxx

　　成员：xxx

　　二、车辆停放及安全

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、保安：

　　4、要求：a.从8月29-30日起，注意门前车辆的管理，确保8月30午时-9月1日午时省测评组领导车辆的有序排放;b.配合县公安部门做好安全保卫工作。

　　三、迎宾及入住

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、门僮二名：

　　4、礼仪小姐八名：

　　5、要求：a.门僮必须配戴白手套;欢迎语欢迎光临XX国际大酒店;确保客人安全下车，及时将客人行李放置行李车送至房间。b.礼仪小姐面带微笑，欢迎词欢迎光临，绶带资料：“XX欢迎您”c.总台人员提前做好房卡、入袋。d.总机人员负责叫醒服务;e.商务中心配合创立办领导准备好每一天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡。

　　四、房间安排

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、服务员：

　　4、要求：a.配合工程部确保本次接待的所有用房设施、设备完好;b.检查所有用品是否齐全;c.客人进店后，在4f、5f电梯口安排专人，负责将客人引进房间;d.配合采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的所有用房提前做好通风工作，确保房内无异味;g.配合采供部及时补充所有用房的小食品。

　　五、会议室安排

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、二楼会议室服务员：

　　四楼长江厅服务员：

　　五楼贵宾厅服务员：

　　六楼会议室服务员：

　　二楼玫瑰厅服务员：

　　4、要求：

　　a.配合工程部确保本次接待的所有会议室设施、设备完好;

　　b.拆除二楼会议室四周的椅子，在会议室三面放置条桌，铺蓝色台布，空余一边放5张椅子;

　　c.做好各会议室的卫生清扫工作;

　　d.按照接待方案安排，定人定岗。

　　六、餐饮安排

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、服务员：

　　4、要求：a.配合工程部确保本次接待餐厅设施、设备完好;b.检查所有餐具是否齐全;c.检查餐厅的卫生情景尤其做好灭苍蝇;d.及时与营销部沟通餐厅其他用品的落实情景。鲜花、音响、话筒、席位卡等e.根据接待方案落实好每一天餐厅的服务人员，做到定人定岗。

　　七、检查监督

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、要求：在所有接待活动开始前，按照接待方案的要求，检查各部门的落实情景，并及时与营销部沟通、落实。

　　八、接待安排

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、要求：检查各部门的落实情景，与各职能部门及时沟通并上报领导小组。

　　九、结算

　　1、职责部门：xxx

　　2、职责人：xxx

　　3、要求：

　　a.前台各收银点必须熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等。

　　b.热情礼貌、准确、有效答复贵宾提出的问题。

　　c.每日整理贵宾账单，贵宾离店前1小时，将所有账单准备完毕，备用。

　　十、几点说明

　　1、各级管理人员逐级检查下级准备工作完成情景，逐条落实。

　　2、召集本部门会议，制定部门接待计划，职责落实到人。

　　3、凡一线工作人员熟记“应知应会”，并注意使用普通话。

会议接待方案3

　　课程时间：1天

　　课程对象：会议组织者、公司行政人员、商务人员等

　　培训地点：客户自定

　　课程背景

　　课程背景一：随着当今社会经济、文化交流与合作越来越频繁，各种会议活动越来越多，会议接待得到迅速发展。接待工作呈市场化、产业化发展趋势、表现为会展业的兴盛。

　　会议接待是公务活动接待的特殊形式，它具有综合性接待特点。随着现代化市场形成，会议这种已习惯化了的行政手段被企业借用为促销手段并加以利用，它具有人员多、规模打、信息广等特点，很适合大企业做推销宣传。

　　会议种类有：看样订货会、信息发布会、写作洽谈会等。做的好，既可以巩固与商户的联系，又可以树立、提高企业形象及信誉。因此，会议接待礼仪显得十分重要。

　　课程背景二、会议接待中通常存在的问题是：在服务过程中过分关注个性化，忽视标准化；或标准贯彻不到位，或服务标准不科学。从大的范围说，则缺少统一的会议接待服务标准。接待服务标准化，要求所有接待服务人员熟练掌握职责范围内的工作流程和标准。

　　会议接待礼仪贯穿于会议接待服务全过程、各个方面和各个环节。接待礼仪的基础是接待服务标准化。由于会议接待来宾数量多，来宾构成复杂，通常会采取对口对应接待和多场地接待，以及变数比较大，因此，统一接待流程和标准，切实做到接待服务标准化、规范化，具有极为重要的意义。

　　课程收益：

　　通过会议接待礼仪培训：

　　1. 提高会议服务人员的个人素质；

　　2. 规范会议接待流程与礼仪；

　　3. 塑造并维护公司的整体形象；

　　4. 使公司创造出更好的经济效益和社会效益。

　　课程大纲：

　　课程引入：会议应具备哪些要素？会议接待服务的特殊和原则是什么？会议接待服务又哪些礼仪？

　　第一部分：会议接待礼仪概述

　　一、会议的概念

　　二、会议接待的任务、内容和目标

　　三、会议接待原则

　　1. 热情友好，细致周到

　　2. 一视同仁，平等对待

　　3. 勤俭节约，倡导新风

　　4. 加强防范，确保安全

　　第二部分：会议参与人员需要注意的形象礼仪

　　1. 统一会议着装

　　2. 鞋袜及领带的搭配

　　3. 男士修面、女士妆容

　　4. 标准的站姿、坐姿、走姿

　　第三部分：会议前的筹备工作

　　1. 确定接待规格，拟定详细的接待方案

　　2. 确定邀请对象，发放会议通知和日程

　　3. 会议会场的选择

　　4. 会场的布置

　　5. 会议资料的准备

　　第四部分：会议的座次礼仪

　　一、会议座次安排：

　　1. 大型会议

　　2. 小型会议

　　二、座次礼仪

　　1. 座次排列基本原则

　　2. 常见场合的座次排列：行路、会客、会议室、照相、坐车

　　第五部分：会议接待礼仪规范

　　一、迎接礼仪

　　1. 迎接

　　2. 等候

　　二、招呼礼仪

　　四种招呼礼

　　三、引导礼仪

　　1. 迎接引导来宾的方位

　　2. 引导线路

　　3. 中国的礼仪习俗

　　4. 国际礼仪通则

　　5. 站姿需要在旁等候

　　6. 走姿

　　7. 手势指引

　　8. 引导入座

　　四、奉茶礼仪

　　1. 斟茶几份满

　　2. 端茶的姿态

　　3. 奉茶的站位

　　五、介绍礼仪

　　1、三种介绍：

　　自我介绍

　　为他人介绍

　　被人介绍

　　2、站姿

　　3、手势

　　4、界域

　　5、介绍引见结束后礼仪人员的退场

　　六、献花的礼仪(颁奖)

　　1. 拿花的手位（花篮/花束/花盘）

　　2. 拿花的身位

　　3. 献花时行进路线

　　4. 献花(颁奖)时站位

　　5. 献花(颁奖)时手位

　　6. 献花(颁奖)时体态

　　7. 献花(颁奖)结束后的退场

　　8. 献花时的禁忌

　　七、鞠躬礼仪

　　1. 鞠躬时的脚的方位

　　2. 鞠躬时手的拜访

　　3. 鞠躬时的度数

　　4. 几种错误的鞠躬方式

　　八、送客礼仪

　　1. 送客时的态度

　　2. 送客时的语言

　　第六部分：会后服务礼仪

　　一、会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

　　二、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动

　　三、送别根据情况安排好与会者的交通工作，使其愉快

　　四、清理会议文件：

　　1. 根据保密原则，回收有关文件资料。

　　2. 整理会议纪要。

　　3. 新闻报道。

　　4. 主卷归档。

　　五、会议总结

　　第七部分：会议接待礼仪培训课程总结

会议接待方案4

　　一、销售部接待程序:

　　销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作:

　　1、及时与会务方负责人进行联络

　　(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

　　(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。

　　2、落实会议场地和房间数量

　　在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

　　3、商谈价格

　　当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

　　价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。

　　4、签订会议协议，收取会议押金

　　当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金;

　　5、下发会议接待通知单

　　签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案;

　　6、会议接待

　　发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程;

　　7、会议结账

　　会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助;

　　8、会议送别

　　恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情;

　　9、会议结束

　　会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。

　　二、房务部接待程序:

　　房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:

　　1、会议接待的前期工作

　　(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

　　(2)了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人;

　　(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

　　(4)落实房间配备的.鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

　　(5)落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达;

　　(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

　　2、会议排房

　　按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。

　　3、会议空房

　　确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。

　　4、会议嘉宾入住

　　(1)在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作;

　　(2)会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态;

　　(3)当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。

　　5、会议嘉宾离店

　　(1)礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李;

　　(2)前台收银处快速结账;

　　(3)协助客人安排好车辆。

　　6、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。

　　三、餐饮部接待程序

　　餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:

　　1、会议接待前期工作

　　(1)做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;

　　(2)根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场;

　　(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等)，发现问题立即整改，力求没有疏漏;

　　(4)提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。

　　2、会议接待中

　　(1)安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾;

　　(2)跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项;

　　(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。

　　3、会议结束

　　(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;

　　(2)帮助会议客人整理会议遗留物品。

　　4、会议用餐及送别

　　(1)引领会议客人用餐，并提供优质服务;

　　(2)做好餐饮帐务的结账工作。

　　5、送别

　　(1)恭送会议客人，为宾客留下美好感受;

　　(2)客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。

　　6、整理会议客户资料，总结会议接待得失。

会议接待方案5

　　XXXX有限公司：

　　根据贵公司要求，我司为贵公司此次会议设计了如下会议方案，若有何疑问，请及时与我公司联系，再做具体协商。

　　一、会议日程安排

　　XX月X日：机场接机，报到，入住酒店

　　我公司派专车至机场，接来自各地的贵公司参会人员，送至酒店，安排参会人员报到，安排参会人员入住酒店休息。

　　X月X日～X月X日：会议召开

　　安排参会人员前往会议场地参加会议，我公司派专人协助会务组做好会议中各方面的协调工作，以及各种突发事件的处理。

　　X月X日～X月X日：会议旅游考察，结束会议

　　优惠价格安排参会代表的会后旅游考察工作和离开河南的票务、接送工作。

　　二、整体会务服务：

　　1、会议整体策划、设计。

　　2、全程会议操作、跟踪。

　　3、会后总结、会后整体安排。

　　三、服务流程：

　　（一）会前准备

　　1、实地考查

　　会议召开前，我公司派专人陪同考查团实地考查我公司提供推荐的会场、入住的酒店、就餐餐厅、旅游线路。在考查过程中，双方就会议安排方面的细节做进一步的协商，敲定会议最终方案。

　　2、会场布置会议召开前一周内，贵公司派会务组至河南具体城市，我公司派专人配合会务组与会场提供方就会场布置方面进行具体设计安排，会议召开前

　　一天将会场按会议要求布置妥当。

　　3、会议设施

　　在会议召开前，我公司按照贵公司的要求，就会议所需设施进行制作、租用、安排。如：平面立体、AV设计、代表证制作、接机牌、车牌、车贴，贵宾鲜花花环、酒店外景空飘、彩虹门、刀旗、灯笼立柱、横幅、汽球编花、鲜花墙、礼仪、接待台、接待台卡、专业桁架（平面、立体）、特装搭建（舞台、背景板、展台、会议日程展架、易拉保、各种指示牌及通联对讲机等。

　　4、参会人员报到

　　参会人员到达之前，我公司配合会务组安排布置参会人员入住的酒店大堂内的会议报到。

　　5、会议召开

　　我公司派专业会务人员配合会务组进行具体的会议操作。

　　6、票务信息提供

　　及时准确提供机票、火车票信息，同时可以代订飞机票。

　　（二）会中服务：

　　1、提供专业外语翻译，摄像，礼仪公关和文秘服务。

　　2、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作，（包括办理代表签到、接待、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作）。

　　3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。

　　4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。

　　5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务，（如：打印、复印会议相应资料，提供房间鲜花、水果，摄影等），代办会展用品的航空、铁路托运和河南土特产及会议礼品。