会议记录应注意哪些问题

时间：2020-09-09 18:23:01 会议记录我要投稿

会议记录应注意哪些问题

　　导语：在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录。下面是小编为您收集整理的资料，希望对您有所帮助。

会议记录应注意哪些问题

　　会议记录有哪些常见问题?

　　记录的质量不佳，表述混乱，缺乏逻辑，是其中一种问题。另外，还有记录的内容与商讨的内容不符的问题。

　　我曾经两次经历过乙方发过来的会议记录内容与我们在会议上做的决定完全相反。这当然是往对乙方有利的方向反，不是对我方有利的方向反。那两份会议记录，格式专业，行文妥帖，标准的商务英语调调，看起来很舒服。要是我没有逐字逐句认真看的话，其中的出入根本发现不了。

　　还有些问题不是出在会议记录本身，而是对会议记录的管理方式不当。有的公司或者团队会议记录一大堆，但没人负责监督跟进。只打雷不下雨，很多事情不了了之。还有的公司缺少一个完善的会议记录保存系统，当出了什么事需要找出某个会议记录以资查证时，怎么也翻不出来，一帮项目人员只能干瞪眼干着急。

　　当你了解到会议记录的重要性之后，就不会再把它看作无足轻重的小事。

　　会议之前，该做哪些准备?

　　真正会做会议记录的人，懂得从开会前就进入角色。他会尽可能地了解会议信息，比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫，才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。然后，他在纸上预先写下记录框架，以便做记录时有的放矢，不会顾此失彼一片忙乱。

　　下面的框架内容供各位参考：

　　开会的日期、时间和形式

　　有什么人参与，谁是主持?

　　开这个会是要探讨什么问题?

　　问题的形式和现状是怎样的?

　　提出什么解决方法或观点?

　　达成什么共识?

　　还存在什么问题?

　　后续工作如何开展?

　　谁负责什么事，需在何时完成?

　　下次的开会时间?

　　会议之中，该如何记录?

　　当参会者陆续进入会议室，或者拨通电话上线时，记录者应该把之前准备好的名单拿出来逐一核对。要是发现其中有些不认识的人，就要请会议组织者帮你介绍一下。弄清楚谁是谁，对接下来的记录工作很有帮助。

　　不要试图逐字逐句记下人们在会上说过的话，根本没这个必要。会议记录的作用是摘录会议中商讨的梗概和作出的决定，不是如实反映什么人说了什么话的口供笔录。

　　及时在之前拟好框架的那张纸上，记录下相关内容，不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点，避免遗漏关键信息。

　　会议结束后，该如何整理笔记?

　　会议结束后，要趁热打铁回顾你做的笔记，有什么没弄清楚的地方要赶紧找相关人等问个究竟。然后，根据所在公司的标准模板或者行文习惯，把笔记整理成一篇语句简洁、条理清晰的记录文稿。

　　记录整理完毕，先不要急着群发出去，要先交给会议主持人过目。确定没有遗漏或错误之后，再把记录发给与会者和其他相关人士。

　　然后，把会议记录中需要跟进处理的事项记入自己常用的工作笔记或者输入电脑里的任务管理器，注明或设置预订完成时间，定期检查工作进度。

　　最后，把会议记录存入档案，并建立或者修改相关索引，以便日后查找调用。

　　当你完成上面的步骤之后，人们花在这个会议上的时间和精力才不会白白浪费。

　　附注：公司董事会会议纪录注意事项

　　根据公司法的规定，有限责任公司或股份有限公司在召开董事会会议时，应就会议情况作出会议记录。该记录应由出席董事会的董事签字，并由公司存档保存。但在实践中，我们发现有较多的公司董事会会议记录实际上只是对董事会会议的一个流水帐，仅记录议题、发言人、讨论的情况，对于最后会议的结果没有明确的记载。

　　董事会会议的纪录可以分为三类：一是决定性意见，即对相关议题作出决定;二是指导性意见，即对相关议题所述事项的执行提供指导性意见;三是其他类型的意见，如对公司总经理(经营层)的褒奖、肯定或批评等意见。

　　因此，作为记录董事会会议结果的会议记录及决议应分别三种意见进行对相关事项的结果作出记录。

　　对于董事会会议的决定性意见一般应由董事会决议的形式作成。但在实践中，对于不需要进行决议的事项，其决定性意见应在记录中记载。同时，董事会会议记录还应记载会议对相关议题的指导性意见。

　　一般地，董事会会议记录可以称之为“会议记录”或“会议纪要”。由于董事会虽为常设机构，但其成员一般并非全部是专职人员，在董事会会议期间，应对公司总经理在董事会会议闭会期间的工作作出安排与指导。此类安排或指导即通过会议记录或会议纪要的形式予以确定。

　　现就董事会会议记录制作过程中的一点想法简述如下：

　　一、董事会会议记录的结构

　　董事会会议记录一般应分为前部、正文、签字三部分，试对该三部分分析进行分析：

　　1、前部。在董事会会议记录的前部中，一般应明确本次会议的时间、地点、出席会议的董事、未出席的董事、会议议题。同时还应明确列席会议的人员。有的记录中还在前部明确记录人员，但由于董事会会议记录是须由出席董事签字确认的，因此，记录人员并非前部中的必须内容。

　　当然，在前部中如能明确董事会召集人发出会议召集通知的时间，将更有利于明确本次会议是否符合公司法或公司章程对会议通知提前时间的规定。

　　对于未出席人员的记载应区别两种不同情况分别记载，一种是董事虽未出席，但已委托其他董事或其他人员出席，在此情况下，应明确该出席的实际姓名及其所代表的董事姓名。还有一种是董事未亲自出席，也未委托他人出席的。对于前一种情况，应视为该董事出席本次董事会会议。而后一种情况即缺席，应根据公司法或公司章程的规定承担相应的责任。对于缺席董事，在对会议表决相关事项过程，一般应视为弃权，除非其有书面文件明确表明对相关议题的不同意见。

　　董事会会议记录中应明确本次会议所议议题。根据公司法规定，对于未在会议通知中明确的议题，董事会会议不得作出决议。

　　2、正文部分

　　正文部分一般应按照所议议题的先后顺序记录。对于每一议题应分别记录会议情况。首先，应以审议相关议题作为标题;其次应明确发言人以及会议审议的基本情况。当然，对于会议过程中各董事发言的要点应合并为董事会会议的要点。

　　根据公司治理结构的一般原则，应由公司总经理向董事会汇报工作。但在实践中，由于会议议题繁杂，总经理可能会委托公司经营层中的其他人员进行汇报。因此，在会议记录中一般应明确发言人。

　　有的会议记录明确记载董事讨论的具体情况，对此，我们认为，对于董事的意见应综合记载。董事会为一个集体决策机构，单一董事不能也不应代表董事会对所议事项作出决定。因此，在会议过程中，任何单一董事提出的意见或要求，一旦为其他董事确认，即应作为会议的结果予以记载。对于单一董事提出的意见或要求未被其他董事认可的，原则上不予记载，除非该董事明确要求将其意见保留。在此情况下，对所议事项如需表决的，则该董事的意见不应作为弃权或反对的表决予以记载。

　　3、尾部

　　在会议记录的.尾部，应当明确董事的签署。对于缺席董事可以不列名，而对于委托他人出席会议的，应写明董事姓名及受托人的姓名，并将委托书与该会议记录一并存档。

　　二、董事会会议记录的用语

　　在制作董事会会议记录中，应始终体现董事会作为公司治理结构中的重要环节。同时明确公司的三级管理体制，总经理为董事会领导下负责日常经营管理活动的机构。

　　根据不同的意见类型，试就关键用语分述如下：

　　1、决定性意见

　　对于决定性意见，一般应采用“同意”、“批准”、“决定”等字眼。对于决定性事项，一旦董事会会议通过该事项，应作成相应的董事会决议，以便公司经营层予以执行。　??

　　2、指导性意见

　　董事会会议对所议事项提出指导的，一般应采用“要求”、“责成”的字样。从公司治理结构的角度而言，董事会为公司总经理的领导者，因此，有权要求总经理采取相应措施或实施某些行为。实践中，有相当多的会议记录，对于董事会会议提出的指导性意见采用“建议”的字眼。我们认为，董事会建议总经理采取某种行为的提法是不符合公司治理结构的层次性规定的。

　　3、其他意见

　　董事会会议如果对公司总经理的经营管理工作表示满意，采用精神方面的嘉奖的，则应采用“肯定”、“满意”等字眼。如果董事会会议对公司总经理的经营管理工作不甚满意，要求其进一步加强的，则应对公司总经理提出指导性意见，如采用“会议要求公司总经理继续加强……”的字眼。

　　总体而言，会议记录的用语必须体现董事会对公司总经理的绝对领导关系。其用语必须体现这一原则。同时，董事会会议记录是对公司总经理在董事会休会期间的工作的一种指导，因此，其用语应尽可能采用明确的态度，不宜采用模棱两可的词语。

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