新型办公自动化系统功能结构
新型办公自动化系统功能结构【1】
摘 要：新型办公自动化系统通过网络技术，实现资源共享、高效协同的事务处理机制，建立一个即时有效的信息交流通道和高质量和高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。
关键词：办公自动化 结构设计 系统平台
当今办公系统中计算机、网络技术已经渗透到我们的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大。
传统的手工处理方式以及基本的计算机和网络技术的使用已经不能满足发展的需要，不能满足快速发展的信息化需求，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公的信息化，提高办公自动化系统的运行效率。
新型办公自动化系统将满足信息处理的需求。
1 实现新型办公自动化系统的意义
规范管理流程实现知识管理，有关的所有信息，包括科研、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、会议通知、新闻等各种信息由办公自动化的信息系统集中管理。
需要时可快速查询相关信息，再不会发生信息丢失的现象。
实时地了解到整个单位所发生的任何事情，所有职员的知识、经验记录在系统中，避免知识流失。
将整个单位的所有文档进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能。
建立各级知识库，将管理权限细化到不同类别的知识文档，分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档。
2 新型办公自动化系统功框架结构
新型办公自动化系统将建设一个通用的信息管理平台，平台主要包含五个主要部分：个人事务、公共事务、工作流程、信息交流和系统管理。
个人事务：主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合。
公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，如公告发布、新闻发布等。
工作流程：可自定义流程的工作流功能。
信息交流：是单位内部进行交流的有力手段。
系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。
按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派。
信息管理平台主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求。
3 办公自动化系统功能模块设计
3.1 公文签批及审阅协同管理
主要以工作流模块实现公文的签批及审阅工作，主要通过工作流的设计、控制、办理以及特殊状态处理来实现流程的运转。
工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成，系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制组成。
在工作流系统中，工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现，流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。
每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息。
执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。
3.2 文档管理与共享
文件共享和管理包括公共文件柜与网络硬盘主要模块。
公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。
可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。
网络硬盘实现对服务器上文件的管理，并以访问、管理、新建和下载/打印权限进行细化授权，以人员、部门和角色为范围进行授权。
3.3 公共信息管理
公共信息包括公告通知、新闻等主要功能。
公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。
公告通知发布时，选定审批人，在该审批人的“公告通知审批”模块中即可见到待批公告列表，审批人点击“批准”或“不批准”完成审批。
点击“标题”即可进入公告详细内容。
新闻理和公告通知一样，可以按照普通格式或者MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。
3.4 个人办公
个人办公主要包括个人文件柜和个人邮件两个主要功能。
个人文件柜可以分级、分目录存放个人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文档方便共享给别人。
个人邮件分内部邮件和 Internet 邮件两部分。
内部邮件基于 OA 的数据库，与 Internet 邮件无缝集成在一起，可以同时向OA 内部用户和 Internet 邮箱发送邮件。
外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。
在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。
员工提交的外部邮件，由代理服务器代理
发出。
3.5 计划管理
工作计划以“进度日志”来进行对计划的进度情况进行管理，并由不同的角色或参与者对工作日志进行查询或管理。
对在计划进行中领导、负责人和创建人可以对计划参与人的计划进度做批注。
工作日志是记录员工工作完成情况及日常工作记录的功能，日志采用 Html编辑器，具备一定的文字排版效果。
工作日志可以实现锁定、共享和领导点评功能。
工作日志查询时，是由具备日志管理权限的管理层对其管理范围内的员工工作记录的查询和点评功能，主要实现领导对员工工作的考核与
掌握。
4 结语
新型办公自动化系统坚持标准化、规范化原则，标准化、规范化是实现互联互通、资源共享的重要保障，可更好的实现数据文件共享、资源共享、互操作性、可移植性、一致的用户界面，从而使办公自动化系统(OA)能更好的与现有的信息系统进行无缝的结合，防止信息孤岛的产生。
参考文献
[1] 王立明.基于工作流的办公自动化系统设计[J].科技信息，2012(18).
[2] 赵英.有限状态机原理在OA系统中的运用[J].办公自动化，2012(8).
[3] 陈俊杰，赵春胜，高静.基于工作流技术的审计办公自动化系统的设计[J].内蒙古科技与经济，2012(9).
办公自动化系统【2】
摘 要办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公业务中基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
关键词办公自动化;网络;信息安全;数据
1绪论
随着计算机网络技术的发展，我们的生活方式也在不断变化着。
办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公业务中基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
2办公自动化的功能需求
1)建立内部的通信平台。
建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等。
2)确立信息发布。
在单位内部网络上建立一个及时的信息发布和数据交流的平台，例如内网公告、单位新闻简报、企业内部短信通知、工作技术交流等内容。
3)建立科室之间的业务办公流程自动化。
业务办公流程就是一个科室的人员为完成某一项业务工作，与其他科室人员之间进行的网上业务互动。
如业务主发起人通过办公系统进行公文拟稿，经别的主管科室领导进行审批或其他科室协同办公后，再发还给业务主发起人。
3办公自动化的设计
1)设计原则。
①在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛等)，工作人员之间建立网上协同工作;②要求企业可以在办公网络中，以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，具有公文管理、档案管理、会议管理等模块，并可实现手机短信提醒、全文批注、手写签名、电子印章、移动办公等功能。
实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，为办公和领导决策提供服务;③要求企业可以在外网上建立自己的网站，用于发布信息、数据收集等。
2)系统构架。
办公管理系统是采用B/S(BROWSER/SERVER)结构，实现整个企业的信息化管理。
这种系统的优势在于系统简单，功能强大，扩展能力良好以及跨地域操作性能。
B/S模式通过公网进行通信，客户的登录界面是通过IE来实现，一少部分的工作内容在浏览器的前部分进行实现，并且使其主要的工作内容是机房的服务器端进行实施，这样就减少了客户端电脑工作的负担，降低了用户的总体成本。
由于系统数据的实时性要求并不高，因此采用B/S结构比较合理。
3)设计技术与开发环境。
办公信息管理系统采用的设计技术和软件有：Dreamweaver页面设计软，Photoshop图像处理软件，MyEclipse为主要开发软件，JSP结合JavaBeans的动态页面制作技术以及SQLServer 2000数据库管理系统。
JSP(Java Server Pages)是目前十分流行的一种技术，主要运行于开发服务端的脚本程序和动态生成系统的内容。
JSP是一种全新的技术，它借助了ASP的许多优点，同时JSP使用灵活而强大的Java语言，实现了与平台无关的特性。
JSP在众多的动态页面技术中是最优秀的，也是未来发展的必然趋势。
它具有内容的生成和显示进行分离，采用标签简化页面开发，一次编写，大大简化了整个程序的编写，提高了程序编写的安全性，并使程序编写过程更为规范。
4)系统数据库设计。
①数据库结构设计。
数据结构是网络计算机存储、管理数据的方式。
数据结构指同一种类的数据元素中，各元素之间的相互关系，包括三个组成成分，数据的逻辑结构，数据的存储结构和数据运算结构;②数据库逻辑设计。
数据库逻辑设计包括所需的实体和关系，实体规范化等工作。
设计的后半段则是数据库物理设计，包括选择数据库产品，确定数据库实体属性(字段)、数据类型、长度、精度确定等。
4办公自动化系统的安全
在办公自动化系统安全上提出下面几类主要的防范方法。
1)加强机房管理。
对单位机房的网管人员要做好选择和日常考察，采取一定的手段来严格控制网络管理员的权限，结合单位机房内部的软、硬件系统，服务器系统和硬盘数据等各个方面的安全问题进行教育，提高网络管理人员的个人素质和技术素质。
2)建立访问控制策略。
访问控制策略是网络系统安全防范和保护的主要策略，其任务主要是保证网络数据内容不被非法篡改和使用。
网络安全策略包括很多种类：有用户名和口令的认证，操作权限的设置，还有管理员对目录和文件的属性控制策略等。
3)建立日志审计。
对所有合法登录用户的操作情况进行跟踪记录。
对非法用户，要求系统能够自动记录其登录次数，时间，IP地址等信息，能够使工作人员根据计算机的系统日志信息，监控网络的非法行为，对其采取必要的防控措施。
4)建立防火墙。
防火墙是一种网络安全保障手段，是讨论网络通信时执行的一种访问控制标尺，它主要是控制入、出一个网络权限，迫使所有的连接都进过这样的检查。
5总结和展望