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浅谈行政组织固定资产管理的情况
摘要：审计机关加强行政事业单位的固定资产管理，实现其高效使用，是政府高效行政的需要。行政事业单位的固定资产是行政事业单位履行职能的物质基础，研究其管理，既是行政单位树立“资产管理与资金管理并重”新理念，改变“重钱轻物，重用轻管”旧观念，本文从审计的角度分析行政事业单位固定资产管理中存在的主要问题，提出了加强行政事业单位固定资产管理的措施和方法。
关键词：行政组织 审计机关 固定资产
一、行政组织固定资产管理概述
(一)行政组织固定资产管理的环节
根据行政单位财务规则第三十条，固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上(其中：专用设备单位价值在1500元以上)，并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，作为固定资产管理[1]。固定资产的管理应该包括以下环节：
1.固定资产的配置 《规则》第三十四条规定：“行政单位应当按照科学规范、从严控制、保障工作需要的原则合理配置资产。
2.固定资产的使用 必须加强固定资产日常管理，账务管理，规范固定资产出租出借行为，积极推动资源共享和装备共建。
3.固定资产的处置 《规则》第四十二条规定：“行政单位资产处置应当遵循公开、公平、公正的原则，严格履行相关审批程序。”
(二)行政单位固定资产管理活动，应当遵循以下原则：
1.资产管理与预算管理相结合 把资产管理和预算管理看作有机统一的整体，使两者互为前提和基础，。一方面，财政预算是单位资产形成的主要渠道，依靠预算安排来实现单位国有资产的日常维持运转和价值补偿，另一方面，资产管理水平也直接影响着预算资金分配的科学性和有效性。资产管理与预算管理相结合，盘活存量资产，合理安排资产购置预算，降低单位运行成本[2]。
2.资产管理与财务管理相结合 在会计要素中，“资产”占有非常重要的地位。资产管理是财务管理的有机组成部分，与财务管理是不可分割的。加强财务管理工作一项非常重要的内容，就是加强资产管理。同时，加强资产管理，有效开展资产管理工作，也有利于推动财务管理工作，提高财务管理水平。如果将二者割裂开来，将会导致资产管理与财务管理脱节，形成“两张皮”，既不能真正加强资产管理，也会影响财务管理工作[3]。
3.实物管理与价值管理相结合 实物管理与价值管理是资产管理工作的两个方面，实物管理主要侧重于保障实物资产的安全完整，价值管理主要侧重于账务管理。账务管理为实物管理提供了根据，实物管理是账务管理的基础。实物管理与价值管理相结合的基本要求，是账实相符、账账相符、账卡相符。
二、行政组织固定资产管理中存在的问题
(一)重购置轻管理
根据现行会计制度规定，行政单位仅对其拥有的固定资产进行核算，却并不核算反映政府固定资产方面的详细信息，其核算的结果只是作为提供给统计部门参考资料。这就意味着用于购置固定资产方面的资金，一旦支出后就退出政府和公众的视野，为行政事业单位重购置轻管理的现象埋下了祸根。在购入固定资产后，固定资产似乎就贬值了，人们不再关注其使用是否有效、管理是否到位，核算反映是否为真实情况。
(二)利用率不高
行政单位固定资产利用率存在多方面的问题，首先，在布局上不合理，有些单位在购入固定资产后，就没有按预先计划使固定资产投入使用，经过长时间的闲置，就进入报废阶段。对于有些房屋等建筑物，构建时唯恐规模不大，不能彰显气势，花高价建造富丽堂皇的办公场所却未见得办公效率有所提高，房屋也没有得到充分的利用。其次，资金投入不合理，有些单位不能切合单位实际需要购入固定资产，或是一味的专注于购入新资产，而不注重固定资产的日常维护管理，降低固定资产的使用寿命，同时浪费资金。再次，资产配置不符合标准，尽管行政单位财务规则对行政单位资产配置做出了相关标准的规定，但有些行政单位在固定资产购置时，不根据有关规定，仍然目光短浅甚至盲目的进行选择，比如选择的通用设备或者专用设备根本不符合单位实际需求，甚至没有充分了解这些设备，更无从谈及如何有效地使用和维护这些设备。最终因为实际工作需求与配置供给不符而使得固定资产闲置。最后，不珍惜固定资产，轻率的报损。行政单位没有建立起强烈的资产管理意识，主人翁意识不强烈，对实际存在的固定资产与账面记录的固定资产不进行盘查核实，使得行政单位某些固定资产备受“冷落”，要不提前报损，或是资产已经不存在还未报损[4]。
(三)废弃资产处理不当
当对固定资产进行清产核资时，有严格的程序、环节和管理监督。按照固定资产折旧的性质，固定资产折旧反映了固定资产在当期生产中的转移价值。行政单位并不生产产品或经营，不存在价值的转移，因此，行政单位固定资产不计提折旧，除特殊规定的除外。所以，对于行政单位，对于长期使用后应报废的固定资产，报废时在具体操作上程序比较繁琐，从而容易造成管理上的漏洞。比如由于审核部门是按一定比例审批行政单位报废固定资产，因此，没被批准报废的固定资产，在第二次申请报废时，又得重复进行先前的申请报废手续，从而造成固定资产管理混乱。而且，在实际工作中，像计算机、各种办公软件这样的固定资产更新速度很快，需要及时进行报废，但由于繁复的审批程序，从而出现时滞，在审批通过时，一些更新速度很快的固定资产已经进入下一个发展阶段。
(四)国有资产管理意识缺位
根据《行政事业单位国有资产管理办法》，行政事业单位国有资产应由国有资产管理部门和各主管部门管理、监督，但在实际工作中，这些部门危机意识不强，很难做到经常化的日常管理，一般只有遇到重大特殊情况时，才对有关行政单位的固定资产进行全面清查，而对于存在的应增加和减少的固定资产，很难做到全面掌握[5]。
三、加强行政组织固定资产管理的建议
(一)增强固定资产管理的责任意识
行政单位应该增强固定资产管理的意识，严格遵守有关的财经法规，根据《会计法》规定：“单位负责人对本单位会计工作和会计资料的真实性、完整性负责。”因此，行政单位必须贯彻执行好《会计法》，使行政单位负责人真正承担起固定资产管理的责任，使得行政单位固定资产管理与领导干部经济责任挂钩。此外，要加强培训，增强全体人员的固定资产管理责任意识，这是解决行政单位固定资产管理存在问题的关键所在。
(二)建立资产管理成效与个人业绩考核相结合的考核制度
行政单位应将单位负责人的年终考核与资产管理成效相结合，督促其进一步重视资产管理工作，以防国有资产流失。明确资产使用和保管责任人，落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产，应当指定专人保管、专人使用，并规定严格的接触限制条件和审批程序[6]。 单位内部有关人员的年终考核与其负责的资产管理工作相结合，制定可以量化的考核指标，如专用设备的是否提前被报损，同时制定明确的奖惩制度，合理落实责任，以增强其对固定资产管理的积极性，增加主人翁意识，从而促进行政单位固定资产的有效利用，同时实现固定资产的有效管理。
(三)提高资产配置效率
行政单位在购入固定资产时，要紧密结合本单位的实际工作情况，根据实际需要购置固定资产，避免固定资产的闲置与浪费。所以必须在购入固定资产前做好需求与资产配置的评估，保证是有效地需求与供给。制定统一的资产配置标准体系，通过严格的审核程序，将资产购置支出的预算安排与单位的资产使用效率挂钩，使资产配置科学合理，禁止超标准购置。此外，必须提高行政单位固定资产使用人员的素质，及时更新相关购入设备的知识与技能，即新引进的设备与人员素质要配置合理，这样才能保证固定资产的充分利用，同时，更加专业的人员才可能更好的对固定资产进行管理与维护，延长使用寿命，保护国有资产的安全性。所以行政单位应该定时对单位相关技术人员不仅进行有关政策的学习，同时进行有关设备使用及维护技能的学习。可以有意识的引进更专业的高等院校毕业生，他们不仅思维活跃，而且更容易接受掌握新的知识技能。
(四)加强监管
根据将于2014年1月1日起施行的行政事业单位内部控制规范(试行)，单位内部控制的目标主要包括：合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防朽败，提高公共服务的效率和效果。所以，要加强行政单位的固定资产管理，保证资产安全和使用有效，必须加强对行政单位固定资产管理的监管。利用现代网络技术结合现有的资产信息化管理平台，统一建立基层行政事业单位资产监管信息系统，使资产管理者、预算管理者、政府采购管理者、资产账核算者互通信息，实现对资产的数量与质量的实时动态监控管理，对各个环节实施控制，杜绝违规行为，提高管理实效。
同时，进行有效监督，内外监督相结合，定期监督和不定期监督相结合，保证监督的持久性和有效性，集中于事前监督和事中监督，及时解决固定资产管理中出现的问题，促进建立健全固定资产管理的长效机制和完善的管理制度，落实管理责任，逐步实现固定资产管理的制度化、规范化。
(五)加强需固定资产处置管理
行政单位需处置的固定资产包括闲置资产、因技术原因并经过科学论证，确需报废、淘汰的资产、因单位分立、撤销、合并、改制、隶属关系改变等原因发生的产权或者使用权转移的资产;非正常损失的资产、已超过使用年限无法使用的资产以及依照国家有关规定需要进行资产处置的其他情形。在处置固定资产时，必须经过严格的科学论证。要严格按照“先报批后处置”的程序办理，由资产占用单位对需处置的固定资产的使用状况、损耗程度、处置原因等方面作书面说明报单位领导，领导会同使用部门、专职负责人、财务部门对资产评估作出处置意见并签署书面意见后，向主管部门、财政部门、国有资产管理部门提出申请报告，并按有关规定履行审批手续，未经批准不得擅自处置国有资产，否则应追究有关责任人的责任。从而加强各单位对固定资产处置的谨慎意识，防止国有资产的浪费和流失。
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