创新档案利用新方式

  创新档案利用新方式【1】

  【摘要】档案利用,是对档案有利用需求的人通过系统查找、利用档案信息,满足个人或组织等利用需求的一种行为过程,也是体现档案信息资源利用价值的过程。

  档案工作的最终目的是为广大利用者提供服务,而利用形式是档案管理部门为利用者提供服务的桥梁和纽带,也是档案管理者实现自身价值和重要手段。

  【关键词】档案;服务;方式;利用

  一、拓展档案利用形式的多元化

  服务是档案工作的生命线,增强档案工作服务能力是贯彻落实国家档案局“服务先行”战略构想、实现档案工作自身价值的重要保障。

  档案的利用是档案工作的最根本目的。

  而对于企业档案的充分利用,则能有效提高企业各项工作效率和工作质量。

  档案工作的服务性突出地表现在档案利用工作这个环节上。

  提供档案的服务形式包括档案的检索及开发编研档案信息等。

  服务形式的定位,就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色。

  同时也为企业领导和其他工作人员在制定方针政策、商洽工作、处理问题、总结经验等方面提供科学的依据和准确的信息。

  档案工作的最终目的是为广大利用者提供服务,而利用形式是档案馆为利用者提供服务的桥梁和纽带,也是档案馆实现自身价值和重要手段。

  形象意识在日趋激烈的社会竞争中,各行各业都在树立自己的服务形象。

  良好的服务形象带给人们不仅是精神上的愉悦,还会加深人们的印象,带来丰厚的利润。

  档案利用形式的变化必然导致服务形态的改变,所以必须转变观念,开拓创新,以科学的服务形态更有效地为档案利用者服务。

  最大程度的提供档案利用始终是档案工作生存的保障。

  档案工作中必须突破传统的档案利用服务模式,才能开拓档案事业服务的新空间。

  二、档案网络信息服务

  在计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用的情况下,信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。

  在对传统管理模式进行扬弃的基础上,档案部门要通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务,在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。

  当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设主战场服务,为全面建设小康社会服务。

  要通过计算机网络为用新形式下的用户提供服务。

  要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。

  档案管理的创新服务要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。

  积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。

  在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。

  社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。

  尽快实现网上档案传递和办理借阅,为用户送档上门。

  在网上设立虚拟档案画面、档案编研成果网站,供用户自如的选择、欣赏自己喜爱的作品。

  为充分发挥档案的价值,把档案信息融入社会信息流中,推送到公众面前,必须不断强化档案网站的服务功能。

  视用户需求为网站建设的第一要件,使档案网站为用户所接受。

  三、增强档案管理的服务功能

  档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。

  档案越来越贴进群众生活,贴近民生,档案部门应突出服务这个主题,进一步强化服务意识,更新服务观念,改进服务方式,增强档案服务的及时性、针对性和实效性,以开拓进取的精神,努力实现档案服务机制的不断创新。

  知识经济时代档案馆的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

  实现档案管理规范化,可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度,降低管理成本。

  而实现档案管理的电子化,更是可以将档案管理达到事半功倍的效果,使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅,亦可进行档案业务管理工作。

  要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

  做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。

  四、加强档案管理现代化建设

  档案工作被看成是一项知识管理工作。

  知识管理是信息管理的延伸和发展。

  知识不是一般的信息,而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。

  档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势,是21世纪档案事业持续发展、不断创新的必然趋势和历史性任务。

  随着现代信息技术的发展,以往的档案管理手段显得相对滞后。

  如何将档案管理融入现代化科技之中,发挥科技优势,更快、更便捷地搞好档案服务,是我们面对的紧迫问题。

  以人才建设为基础,以现代化管理为手段,以档案馆管理现代化为突破口,以提高质量、提高效率为重点,推动档案事业发展的思想已达成了共识。

  档案管理现代化的出路在于信息化。

  提高档案的准确性和可靠度,实现管理的现代化。

  因此,要积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术以及信息高速公路等新技术、新成果,提高林业档案管理水平,最大限度地开发档案信息资源。

  可以预见,在未来20年,档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容,将不断推动档案管理现代化的发展。

  五、结束语

  展望未来,档案事业面临着新的挑战和发展机遇,各级档案部门必须增强紧迫感和忧患意识,解放思想,转变观念,开拓进取,并在发展中得以创新,加快推动档案利用方式建设,为构建和谐社会做出应有的贡献。

  参考文献

  [1]张阳宁.创新是档案事业发展的不竭动力[J].山西档案,2011年S1期.

  [2]那新颖.浅谈如何做好档案开发利用工作[J].黑龙江档案,2011年03期.

  [3]贾朝莉.科学发展观是推动档案工作创新与发展的动力[J];山西档案,2011年S1期.

  国企档案资源管理创新方式【2】

  摘要:国有企业的档案是企业的原始资料,真实的记录了企业生产经营的所有活动,是企业的无形资产。

  科学合理的管理,能够为企业的生产经营提供有效地参考。

  国有企业档案资源也是国家档案资源的一部分。

  但是当前我国的国有企业档案资源管理存在不少问题,主要从这几个方面创新国企档案资源管理方式,促进档案管理工作的发展。

  关键词:国有企业;档案资源管理;创新

  国企档案资源管理部门是从资料室、情报室逐渐发展起来。

  经过长时间的发展,国有企业档案部门已经由管理分散向集中管理、种类丰富、载体多样的综合档案管理部门。

  随着信息化的发展,对国有企业档案资源管理提出了更高的要求,如何解决当下国有企业档案资源管理的困境,创新档案管理方式和效率,更好的发挥档案资源的价值。

  1国有企业档案资源管理现状

  1.1国企档案资源管理内容多样化

  国有企业与一般企业不同,它是由国家政府直接负责的企业,但是它又与政府事业单位的档案机构不同,所以它的档案管理也不同于一般的企业和政府单位,必须根据企业的具体情况进行。

  国有企业档案形式多种多样。

  它可以是综合管理档案室,也可以是档案管理网络,甚至可以直接委托相关的机构进行管理。

  随着国有企业的改革,国有企业转变经营理念,国有企业档案管理人员除了管理档案还要监管摄像、资料复印等工作。

  1.2国有企业档案资源管理工作面临新的环境

  国有企业的改革,国有企业经营管理不再由国家政府包办,而是企业进行自主经营,自负盈亏。

  因此,国有企业也面临复杂的市场环境,企业为了在竞争中取得优势,往往会将调整企业经营方式,向多元化方向发展,延伸企业的各项业务和相关的企业,并向国际市场拓展。

  企业战略扩展的时候,需要大量的文件资料和相关的档案资源。

  因此,国有企业档案资源管理部门应该针对企业的不同业务设置不同的门类。

  为了适应当下经济社会的发展,国有进行了战略重组以及内部改革,企业的产权发生了变化,那么档案管理的隶属问题也发生了变化。

  重组初期,企业各个部门还需要一定的磨合期,因此,大家很难关注到企业的档案资管管理问题,把一些小企业的档案或者法人代表档遗弃的现象,这样可能造成企业资源的流失。

  1.3国有企业面临信息化发展

  21世纪是信息化发展的时代,电子计算机、信息化技术广泛应用在社会的各个领域。

  国有企业对信息的需求也更大了,特别是当前国有企业改革过程中,很多工作可能需要档案资源的佐证。

  但是大部分的国有企业信息化都不高。

  2国有企业档案资源管理问题

  2.1档案管理方式落后,无法适应社会发展需求

  国有企业长期以来在政府部门的管辖范围之内,因此企业管理方式带有浓厚的政府机关档案管理方式,档案管理也是重藏轻用,档案管理工作人员将大量的工作集中在档案的收集、整理和保管等方面,忽略了档案实用意义,对档案的利用率比较低。

  2.2档案管理工作不重视

  随着信息化的发展,一些档案部门已经实现档案的数字化、信息化发展。

  但是大部分国有企业对档案管理工作不够重视。

  只是简单的给档案部门配备微机,接收企业的电子文件,然后对系统进行编目,方便搜索。

  连档案部门的网络设备都没有更新,计算机属于脱机运行。

  这种鼓励的档案信息化方式,无法真正将档案资源的价值发挥出来。

  2.3档案管理工作人员业务水平不高

  由于企业自身不重视档案管理工作,档案管理人员很多都是其他部门借调过来的,他们本身并没有档案管理的专业知识,因此档案管理水平不高。

  再加上,长期以来,国有企业都是吃大锅饭的,档案工作人员普遍工作积极性不高,干得好干的差都一个样,所以档案资源管理的效率不高。

  3企业档案资源管理创新方式

  3.1完善档案管理制度

  国有企业当前处于改革阶段,为了避免遗漏企业发展重要的信息,企业应该完善企业的档案管理制度。

  比如国企重组以后,国企改革以后有很多新的企业加入进来,档案资源管理部门应该将其单独整理出来归档,并标明日期时间,并注明相关的说明。

  这样就可以避免国有企业重组以后,档案信息混乱的局面,档案工作人员要将企业重组、企业组织架构、人事变动等情况档案信息收集起来,不因为国企改革而造成企业历史档案出现空白现象。

  同时,还应该根据国企的实际情况,尤其是国企一般是大企业,档案资源比较多,而且很多档案属于国家档案。

  国企应该建立档案保密制度,加强档案保管和档案保卫制度,建立档案资源管理日常制度,并明确档案管理人员的岗位职责。

  3.2开发利用档案资源

  为了更好地利用档案资源,档案资源管理部门应该加强档案资源管理的利用率,将没有开发的档案资源进行开发,企业的新业务也要设立独立的档案单元,并对新业务新产品进行细分,旧档案进行分门别类,方便员工查找。

  国有企业档案资源也是国家档案资源,但是随着国有企业改革,很多几十年前可能是秘密的档案信息。

  到现在早已不是什么重要的商业机密,也不会对国家经济社会造成一定的影响,档案资源管理部门应该根据实际情况,公开一部分可以公开的档案信息资源,满足公众对过去国有企业发展的求知欲。

  3.3提高档案资源管理人员的专业技能

  企业档案的价值对企业未来的发展具有重要的参考价值,档案资源的作用也越来越明显,这就需要我们的档案管理人员不断提高自己的专业技能,充分挖掘档案信息资源,为企业的发展做出贡献。

  企业应该加大对档案工作人员的业务培训,让他们学习档案管理知识,掌握现代信息技术。

  同时企业还可以联系一些档案管理工作比较突出的工作单位,组织档案资源管理职工进行学习。

  为了调动职工工作的积极性,激发档案资源管理部门的活力,档案资源管理部门应该引入竞争机制,在工作中表现突出表现或者在档案开发利用方面做出重大贡献的职工,应该给予一定的奖励。

  3.4加强档案资源管理数字化建设

  信息化已经成为档案资源管理的未来趋势。

  传统的纸质、文件档案已经无法满足现代社会的发展。

  数字档案易存存储、不易损坏,保留时间长。

  然而,数字档案信息具有一定的物理特性,它必须依靠电子通讯设备或者光盘等介质上。

  但是电子信息也有一个致命的缺点,就是它的不可恢复性。

  一旦发生意外,可能造成灭顶之灾,数据信息可能全部毁灭,因此形成电子档案的时候要做好备份工作,并在电子档案上做好相关的记录,记录信息建立的时间以及工作人员的名字以及保护标签。

  加大对电子档案信息的开发利用,将档案资源信息管理系统与网络系统进行融合,将档案资源信息化建设纳入国有企业信息化建设工作来,档案信息的数据收集、整理与企业的业务部门、资金信息实行共享,从而加快国有企业的信息化进程。

  4结语

  在网络信息化的今天,国有企业资源档案管理不仅仅只是保存企业信息资源或者记录企业发展信息,它还能增加企业的活力,为企业创造更多价值。

  当前,国有企业正在大刀阔斧地改革,档案资源管理作为改革的一部分,如何在当下信息化的时代,提升档案管理水平和服务水平,促进档案信息资源管理水平的进步,是当下国有企业的档案管理者所要思想的问题。

  参考文献

  [1]蒋效君.国企档案资源管理创新方式探究[J].城市建设理论研究(电子版),2013,(26):5152.

  [2]胡西春.浅论新形势下我国企业档案管理工作的创新[J].企业技术开发(下半月),2013,32(3):5758.

  [3]黄小娴.国企改革背景下的人事档案管理创新研究[J].经济视野,2014,(14):111.

  [4]李慧.档案管理创新与服务模式研究[J].城市建设理论研究(电子版),2015,(10):33923393.

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