档案整理的本质与核心

时间：2022-10-05 21:29:56 档案管理毕业论文我要投稿

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档案整理的本质与核心

　　档案整理的本质与核心【1】

　　【摘要】历史联系性整理是档案整理的核心与本质，档案历史联系指档案的形成与完善被某种特定规律所约束而形成内部相互联系的关系表征，具有主、客观统一性和来源、时间、内容和形式四维度架构等特征，其产生、发展与完善经历“杜威十进制”分类法、“来源原则”和“全宗理论”的应用、电子档案的元数据整理等过程，于此，阐述“虚拟整理”整理的技术特点，并从摆脱非历史联系因素、完善档案整理实践原则、档案整理重心偏向信息整理三方面介绍其使用意义。

　　【关键词】档案整理;本质;核心

　　一、档案历史联系综述

　　(一)档案历史联系的界定

　　档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。

　　档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系;换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。

　　于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为;第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移;第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。

　　(二)档案历史联系的特征

　　主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性;其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。

　　因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。

　　档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。

　　因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。

　　二、档案整理的核心与本质：历史联系性整理

　　(一)历史联系思想的产生

　　档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：

　　民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类;但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：

　　档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”;于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：

　　分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。

　　总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

　　(二)历史联系思想的发展与完善

　　历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用;第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。

　　“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序;“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。

　　但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。

　　另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。

　　元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

　　三、历史联系整理技术：”虚拟整理”技术

　　(一)“虚拟整理”技术综述

　　“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。

　　“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”

　　虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真实记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。

　　“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。

　　(二)“虚拟整理”技术的使用意义

　　“虚拟整理”技术具备多向历史联系记录、丰富档案整理实践意义及理论等特点，现将“虚拟整理”技术详细阐述如下：其一是摆脱非历史联系因素对档案整理的影响，即摆腿档案实体排列顺序的历史联系记录，注重档案文件与社会实践过程的一一对应，使档案历史联系性整理免受保管期限、密级、载体种类等非历史因素的影响。

　　其二是完善档案整理的实践原则，“来源原则”不是档案学的至善原则，也并非历史性原则，而“虚拟整理”技术能实现档案整理从“来源原则”向历史性原则的过渡，使历史性原则真实完整的包容“来源原则”以保证历史性原则的适用性;其三是档案整理实践重心偏向信息整理，即档案实体管理向以档案历史联系整理为核心和本质的档案信息整理便宜，“虚拟整理”技术作为其过程的加速器和助推器，保证此过程的稳定与合理。

　　四、小结

　　档案整理的本质与核心是历史联系性档案整理，其是档案管理学理论与实践的丰富内容，也是正确认知、分析、处理档案管理其他工作的关键所在。

　　因此，必须正确界定档案整理历史联系的界定内涵与表观特征，于档案整理实践中正确应用“来源原则”和“全宗理论”，辅之以电子档案元数据整理技术，并适时采取“虚拟整理”技术，保证档案整理的合理过渡与稳定发展。

　　参考文献：

　　[1]王英玮.关于档案本质属性的思考[J].档案学通讯， 2008(2)： 32-35.

　　[2]杜鹏.论分类原则对档案整理及历史联系的影响[J].山西档案， 2008(4)：27-29.

　　[3]桑毓域，刘新安，曾永仁.“虚拟整理”技术的产生和实践意义[J].兰台世界，2008(1)：14-15.

　　档案的物质结构与档案整理【2】

　　[摘要]档案在物质结构上有其自身的特征，在档案整理的过程中必须要对档案的物质结构有一个全面的了解，只有这样，才能更好的保证档案整理的效果，从而使档案整理工作的质量有所提高。

　　本文主要分析了档案的物质结构与档案整理，以供参考和借鉴。

　　[关键词]档案;物质结构;档案整理

　　很早以前人们就已经意识到档案是一种物质，但是档案结构的概念在本世纪初期才开始出现，所以当前其还要不断的发展和深化，只有这样，才能更好的发挥其自身的作用。

　　档案整理的过程中对档案自身的物质结构有一个比较清晰的认识才能更好的做好这项工作。

　　传统的档案整理工作和现代的档案管理工作存在着一定的共性，同时其也存在着一定的差异，所以在这样的情况下，必须要对二者之间的关系有一个科学的认识。

　　一、传统和现代档案整理的共性

　　任何一种物质都有其自身的结构形式，档案也有其结构的特性，在档案整理的过程中，通常可以总结出档案自身的结构特征，掌握了这些特征之后就可以将非档案结构的物质转化成档案结构，因此无论是对传统的纸质档案的整理还是对现代的电子档案整理，都要严格的根据其自身的结构特征对其进行有效的处理。

　　在对档案物质结构了解的过程中经历了不同的阶段，在不同的时代，人们对档案结构的认识也存在着一定的差异，因为档案整理存在着一定的共性，所以在档案整理工作中就要以不同时代人们的认识作为出发点，对传统的档案整理工作和当今的档案整理工作有一个更加全面和科学的认识，从而能够更好的总结出自档案整理中应该遵循的原则。

　　二、档案的物质结构和传统档案整理

　　在对传统档案进行整理的过程中，人们对档案物质结构并没有一个十分清晰的定义，档案是文件的集合，它展现了文件之间在时间层面上的联系。

　　当前我们要将这些不同时期的认识综合在一起，才能顺利的总结出不同时代人们对档案整理工作的认识重点，也有人将其概括成文件集合和文件之间历史联系的结合体。

　　对于潜意识当中的传统档案物质结构，我们尤其要关注的一点就是在这样的档案形式当中，文件集合是物质形式，但是文件之间的历史联系是非常抽象的，它不是以物质的形式存在的，它只是一种文件之间的信息。

　　所以文件集合是其中唯一的物质，为了使人们对这一点有更加充分的认识，我们也将传统档案时代的档案结构形式称作是档案的单一物质结构。

　　尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则。

　　但由于传统档案整理要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文件之间历史联系的多维记录。

　　因此，档案学所提出的“必须最大限度地保持文件历史联系”只能被弱化为“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的又一个客观规律。

　　三、档案的物质结构与现代档案整理

　　当前人们对档案物质结构的认识在不断的深化和发展，档案双重物质结构认识的形成也就意味着人们在实际的工作中可以更好的认识和发现现代档案整理工作中所固有的一些规律，只有这样，才能更好的帮助中国的档案学者在实际的工作中更好的推动相关工作的开展。

　　在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质――“历史联系的记录”。

　　通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。

　　千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。

　　“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。

　　所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。

　　由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。

　　而利用“历史联系的记录”这种物质，来专门记录文件之间的历史联系，就成为现代档案整理的一个必须恪守的法则。

　　“历史联系的记录”在档案物质结构中的出现，不但能将文件之间的历史联系用物质的形式加以记录和保持，更为重要的，我们能彻底摆脱利用文件集合只能一维地记录和保持文件之间历史联系这一规律，实现过去已经想到的但又总是无法实现的多维记录历史联系的夙愿。

　　能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。

　　由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。

　　档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。

　　所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。

　　而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。

　　四、结语

　　在档案整理工作中，一个重要的前提和基础就是要对档案的物质结构有一个更加科学合理的认识，在这样的情况下，我们一定要在实际的工作中对档案自身所具备的物质结构有一个相对科学合理的认识，只有这样，才能采取有效的方法做好档案整理，提升档案工作的质量。

　　参考文献：

　　[1]郭萍.浅论档案的修复裱糊技术[J].科技创新导报.2015(04)

　　[2]刘新安.档案物质实体的双重构成[J].档案学通讯.2003(05)

　　档案的收集与整理【3】

　　档案的收集与整理工作是档案管理工作的重要环节，它为档案工作提供了实际的管理对象。

　　档案收集与整理工作，就是按照党和国家的有关规定通过一定的途径和方法将各部门分散产生和形成的具有保存价值，且可供查考利用的各种文件材料集中到单位档案室统一管理的过程，这是单位档案部门获得和积累档案的一种重要的手段。

　　档案收集工作是否科学，决定了档案收集数量多少和质量高低，因此，只有收集到丰富的档案资料，才能真正提高档案工作的质量，更好地为领导决策提供服务。

　　档案是在单位管理和实践中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料，其内容非常丰富。

　　档案的收集与整理从一定程度上来讲是反映单位管理水平的一个重要标志，是单位各项工作的真实记录，档案的规范化管理是提高单位管理质量的重要保障，下面就如何做好档案的收集和整理工作浅谈几点看法。

　　一、提高认识，明确档案在工作中的作用

　　档案是具有保存价值的最原始、最准确的记录，同时具有很高的实用价值。

　　随着社会的进步以及新形势发展的需求，档案基础工作有了进一步的发展，档案分类工作更加具体、精细，努力提高认识，在充分认识档案工作重要性的前提下，把全面加强档案资源建设作为档案工作的着力点，提高档案工作的服务水平和管理水准，因此，档案工作人员应认真履行职责，做好档案的收集、整理和归档工作，一方面保证各门类档案的齐全完整，更好地提供利用，另一方面也给国家积累档案打下一个良好的基础。

　　二、档案的收集与整理工作的意义

　　档案的收集与整理工作，对整个档案工作具有重要意义。

　　它是档案基础工作中的关键环节。

　　在档案工作所有环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是承上启下的关键所在。

　　上承收集工作，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，下继开发利用，为开发利用创造条件。

　　因此，这是一个很重要的中间环节，其意义为：一是实现档案科学管理的基础，要有成效地进行管理，还必须善于实际地进行组织工作。

　　档案的整理工作，就是对档案进行有序地组织，以利于查找利用，以利于档案的安全保管。

　　二是应把档案整理工作放在利用工作的前头，档案整理得好，其分类和组卷的系统本身就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的一部分任务。

　　三、确保档案的收集与整理具有真实性

　　档案是历史及社会实践活动的真实记录，这是它的价值所在。

　　它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。

　　现代国外学者，特别是历史学家对于档案史料的重视和迫切要求，充分证明了档案史料的重要使用价值。

　　档案记载了许许多多的历史事件和社会现象，内容十分丰富。

　　档案又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案是在生产实践和社会实践中产生的，它客观地、真实地记载着各阶段的活动，铭刻着历史上的千秋功过，保留着真切的历史标记，因此，档案发生的效用与日俱增。

　　四、档案收集与整理工作中存在的主要问题

　　一是库房问题。

　　档案库房必须选择宽敞、通风良好的地方，避免档案收集后保存时，长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊现象;二是由于管理不科学，致使档案混乱，用时查找不到;三是有些人不了解档案在整个社会中的重大作用。

　　五、加强档案收集与整理工作的对策和措施

　　(一)做好档案的收集与整理

　　档案的收集是档案工作的起点和基础，这项工作做得好与坏会直接影响到档案的数量与质量，因此，要把档案这项基础工作做好，首先要做好档案的收集工作，才能更好地为经济社会发展服务。

　　如何把档案收集齐全、完整、准确，充分发挥档案在经济发展工作中的作用，是目前档案管理部门面临的一个突出问题。

　　目前，有些人没有认识到档案工作的重要性，认为档案没有效益，可有可无，导致档案工作人员工作热情不高，档案工作进展缓慢，这就要求我们对档案进行及时收集、整理、归档，为领导提供服务，发挥其重要作用。

　　档案整理工作，从其中各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和编目两大部分。

　　档案的系统化包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件的排列、案卷的排列。

　　案卷的编目主要包括编制卷内文件目录，备考表，案卷封面的编目、案卷目录的编制。

　　系统化是整理工作的开始，编目是整理工作的结束;系统化是编目的基础，编目是系统化的反映。

　　在实际工作中，二者往往交错进行。

　　(二)加强管理，狠抓档案工作制度落实

　　要改变档案工作管理混乱的前提是制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。

　　同时，要建立相应的档案管理制度，强化规范管理，从档案收集、归档到整理都进行统一管理，制定一套严格的规章制度，防止档案分散流失。

　　在此基础上要狠抓落实，要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，违法必究，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案归档质量与管理。

　　(三)提高档案信息管理和服务水平

　　档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。

　　人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用。

　　因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

　　(四)认真宣传贯彻《档案法》，建立奖励激励机制

　　只有加强宣传《档案法》，依法办事，引起各级领导的重视和全社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。

　　同时，要抓住机遇，发挥档案自身的宣传教育作用，做好档案的收集整理工作，通过建立奖励激励机制来考核档案工作人员的工作业绩、业务熟练程度、责任心的大小，从而调动广大档案工作者的工作积极性。

　　(五)注重文件材料的收集与整理

　　存档的文件、材料要随时收集并整理，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。

　　文件资料的收集要齐全、完整、突出重点;整理要符合要求，按照归档范围进行分类整理，力求整齐美观。

　　同时，要加强档案保管工作，确保档案机密安全。

　　集到的原始资料和数据，要进行科学分类和归纳，使资料系统化，便于分析和叙述。

　　六、结束语

　　完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地为单位各项工作服务，档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档做起，注意有重点、有计划地收集、整理各门类的档案，把基础打牢，发挥档案资源建设的基础作用，把有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改善工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。

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