大学图书馆档案管理中存在问题及方法研究论文

  一、引言

  图书馆档案作为文献资源,在图书馆开展各项业务中形成,是经过归档的文字、数字、图表、照片及声像制品等文件资料,是可反映图书馆的业务情况及历史发展的原始记录,更是作为工作人员从事工作过程中所形成的珍贵资料,它记录并总结了图书馆过去的工作情况,也是总结经验、探索规律、制定计划的重要参考依据,作为图书馆工作的重要信息组成,担负着为学校教学及科研提供智力支持。当前高校图书馆的档案管理工作还存在诸多有待解决的问题,那些陈旧的观念,早已不适合图书馆工作发展需要,甚至阻碍了图书馆档案管理工作,如何切实加强高校图书馆的档案管理工作,从而更好地为高校图书馆的管理工作提供更加优质的服务是亟待解决的重要问题。

  二、加强高校图书馆档案管理工作的必要性

  1、有利于民族文化的发展

  图书馆作为高校文化传播的重要窗口,更是知识与信息的集散地。高校档案是民族文化建设非常重要的组成部分,完善高校档案管理可为民族文化的发展提供巨大支持。

  2、有助于领导决策

  图书馆领导通过参考图书馆所保存的档案材料,从而可以不断健全各项规章制度,有助于图书馆领导进行决策和制定计划。

  3、有益于图书馆深化服务改革

  图书馆档案是在为读者服务的过程中所形成的文件资料,这些文件资料能够为图书馆进一步深化服务提供可靠的信息价值。

  三、高校图书馆档案管理中存在的问题

  1、档案管理意识淡薄

  受传统观念影响,许多人并没有充分认识到图书馆档案管理工作的重要性,认为档案工作是各个学院档案室的事情,与自己的工作关系不大,所以,主动搜集档案的积极性不高。

  2、管理模式相对落后

  很多高校图书馆缺乏统一管理档案的档案室,同时图书馆人力资源配备中缺乏专职的档案干部,某些高校图书馆把文书档案划归至其他各部门,过于分散的管理模式致使图书馆档案管理工作不力,致使众多富有价值的档案丢失,难以得到有效利用。

  3、缺乏相对完善的档案结构

  档案的收集与整理对于高校图书馆管理工作至关重要,为了实现高校图书馆档案管理工作的高效有序进行,需建立一套相对完善的档案结构,然而,目前大部分档案分散、零碎,收集及整理工作难以控制,音像及电子档案等形式档案的归档更加复杂,直接阻碍优质档案结构的形成。

  4、档案管理人员的业务水平普遍不高

  各高校图书馆普遍缺乏专人负责档案管理工作,该工作通常由其他人员兼任,也仅仅应付登记、收藏及保管等常规性管理工作,而难以实施网络化管理,越来越不能适应档案现代化管理要求,再加上档案管理人员经常更换,缺乏专门培训,业务素质普遍不高,致使档案管理工作疲于应付。

  5、对档案价值缺乏必要的鉴定

  图书馆档案管理人员不够重视档案的真伪及价值大小,通常将所有档案文献存放在一起,没有通过价值鉴定来确定现有档案资源的准确性,致使图书馆档案文献日益膨胀,这给管理工作带来极大不便。

  6、档案管理工作重藏轻用

  各高校图书馆档案的管理工作普遍存在注重管理、轻视利用的现象,这直接影响到档案的有效利用,不利于图书馆服务功能的有效发挥,容易造成图书馆档案的闲置与浪费。此外,档案管理人员对档案资料缺乏深入开发,尚未实现图书资料与档案的一体化管理,不利于图书馆档案资源的有效利用。

  四、加强高校图书馆档案管理工作的有效途径

  1、提高图书馆档案管理人员的服务理念与水平随着网络信息时代的冲击,众多新型载体档案及现代化管理手段的出现,给图书馆档案管理人员提出更高的要求,在此情况下,作为图书馆档案管理人员要敢于向传统观念挑战,敢于提出新思路,解决新问题,突破传统管理模式,不仅要熟悉档案管理工作的各个步骤,还应该认真掌握各门类档案的管理方法,努力成为一专多能的档案管理工作人员,切实提升服务质量,从而自如应对高校改革对档案管理工作所提出的新要求。

  2、努力实现图书馆档案资料的开发与利用档案资料的开发利用是档案管理工作的最终目的,只有开发利用各种信息资源,档案才富有生机与活力。首先,切实加快图书馆档案的信息化建设,随着用户对信息需求的更加快捷与准确,档案管理人员需充分利用现代技术对档案资料实施深层次的开发;其次,在图书馆日常管理过程中,档案管理人员需准确地提供档案资料,为图书馆各项工作提供服务;第三,切实做好宣传工作,提高资料利用率,使大学生及教师真正认识图书馆档案资料的价值。

  3、图书馆档案管理工作始终要以服务教学与科研为目的图书馆档案在高校教学与科研工作中具有不可替代的作用,特别是目前以知识经济作为基础的信息时代,档案管理工作更要积极、主动地为教学与科研提供服务,这就需要高校图书馆档案管理人员需经常关注教育教学改革新成就、科研新成果,并根据教学及科研发展实际需求,充分发挥自身优势,进一步创新服务机制,从而为教学及科研工作提供必要的档案资料,充分体现图书馆档案管理工作的价值,促使档案管理工作获得高校各部门的认同与支持。

  4、完善高校图书馆档案管理模式,提高管理能力信息技术的快速发展,对各个高校图书馆档案管理工作来说既是机遇也是挑战。首先,要求档案管理员需顺应信息时代要求,完善管理模式,能够熟练使用现代化办公设备,健全检索工具,提高档案的利用效率;其次,各高校需进一步加大对图书馆档案管理工作的投入力度,配备如扫描仪及档案柜等相关硬件设施,切实做好档案的防火、防潮、防霉和防盗工作,尽可能延长档案使用寿命。

  五、结语

  伴随着图书馆事业的快速发展,档案管理工作也应该现代化、规范化。各高校需加大经费投入,加强人才队伍建设,努力开发新模式、新技术,积极探索数字档案管理方式,从而实现档案资料的信息化、自动化及网络化管理,最大限度地提升高校图书馆档案服务水平。

  参考文献:

  [1] 杨隽超 . 谈高校图书馆档案管理建设 [J]. 赤峰学院学报(自然科学版),2015.31(5)。

  [2] 朱丹 . 图书馆档案管理工作存在的问题与对策 [J]. 科技信息,2010.

  [3] 李兵,王悦 . 高校图书馆档案管理问题研究 [J]. 林区教学,2014.

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