电子政务系统中的档案管理问题与思考论文

  一.前言

  由于计算机应用范围越来越广,在政务管理工作中出现了很多的电子档案,通过电脑进行存储、浏览、传递、发布,在方便了人们日常工作和生活的同时,由于电脑网络的开放和自由特点,谁都能够自由便捷地登陆互联网网站,也很容易出现电子政务档案被随意访问、人为破坏、病毒感染、资料丢失等情况,一定程度上制约了电子政务档案的科学化、规范化管理。因此笔者试就电子政务系统中的档案管理,谈些粗浅的认识。

  二.电子政务系统中档案管理的现状和存在的问题

  2.1电子政务系统档案管理基本情况

  电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的,国际上往往认为从上个世纪60年代起,计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上,就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上,也相继对电子档案的产生和发展进行了热议,提出了在计算机上进行档案应用的新概念,之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程,近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。比如,关于电子政务档案的概念解释,《美国联邦文件管理术语手册》就将其称为机读文件,认为是利用计算机进行处理的文档材料。美国联邦管理法规将电子文件定义为涵盖了数字、图形和文本的信息资料,能够通过计算机这一手段进行记录,同时符合了文件的基本特征。二十一世纪初,国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》,对电子文档进行了明确的定义,把在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盤、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。

  上述概念和定义一个共同的特点就是,认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料,电子政务系统档案一般有这样几个特征:

  一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递,所以相对来说没有固定的存储位置,并且能够经常变换存储环境,经常更换利用载体,但保持内容和信息形态的固定。

  二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行,所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强,无论是电子档案的制发、存储、处置,还是分类归档,往往均需要利用计算机来完成,所以一旦不依靠电脑设备,电子档案将失去存在的空间。

  三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成,由于计算机中互联网登陆的非常便捷,任何人都可以使用,所以电子档案的修改、复制相对就非常容易,并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹,这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题,如果原材料没有备份,在传递的过程中,如果计算机硬盘系统出现了故障,就很容易丢失或者遭到破坏。

  2.2电子政务系统中档案管理存在的问题

  如前所述,电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节,一旦处理不当,就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在:

  一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存,所以确保其真实、全面、完整地反映出来,具有很强的技术要求。档案管理就是要求各项资料的原始性,但是电子政务档案不如纸质文件那样始终保持其原始结构,经常会随着载体的变化而发生明显的改变甚至丢失、破坏等,如果被人为地修改、删除或者被计算机病毒侵扰,就将无法恢复。

  二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍,而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性,谁都能够非常方便快捷地登陆互联网,如果电子政务档案经由互联网大量的传递、发布、浏览,就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况,而且保管、存档过程中还能够被各种计算机病毒或者hacker侵袭,造成原有电子政务档案的损坏或者无法恢复利用,给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。

  三.解决电子政务系统档案管理问题的措施

  针对上述问题,为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效,结合档案管理工作实际,可以通过以下措施解决:

  一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多,档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况,加强电子政务档案管理体系建设,健全完善统一规范的档案管理标准,明确电子政务档案管理流程和主要工作任务,明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点,确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。

  二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节,提前做好各种准备工作,科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险,并且提前做好备份,防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。

  三是健全电子政务档案管理相关法规。强化法律法规建设,在现行档案法中修改完善电子政务档案管理的有关内容条款,解决电子政务档案管理法治环境的保障问题,做到有法可依、有法必依,增强电子政务档案管理的法律效力。

  四.结束语

  综上所述,由于计算机普及程度的日益提高,电子政务系统中的档案材料将会越来越多,在方便工作的同时,也增加了一系列的管理问题,因此对于档案管理机构和工作人员来说,确保电子政务档案的真实、完整存在,便于日后参考利用便成为了一项重要任务。在日常管理中,应当科学地了解和把握档案管理中存在的各种问题,并且及时采取行之有效的措施加以解决,保证电子档案管理更加安全、科学,促进档案事业健康协调稳步发展。

  参考文献:

  [1]侯衡.电子政务系统中档案室的角色定位(J).北京档案.2015(10).

  [2]陈永生、杨茜茜、侯衡、苏焕宁.电子政务系统中的档案管理:问题与思考(J).档案学研究.2015(2).

  [3]周奕.电子政务系统中的档案管理问题及策略探究(J).建筑工程技术与设计.2013(3).

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