档案管理系统建设改进问题研究论文

  随着时间的推进,档案管理的文件也随之越来越多,如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理,增加档案管理工作的效率,满足其他部门工作对档案文件的需要,是现代档案管理部门当下的首要工作内容,更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说,电子文件档案的管理更为复杂、繁琐,建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述,并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。

  对于一个国家来说,档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响,也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展,会随着社会经济的发展而发展,内容也会随之不断增多,档案管理的工作经验的增多,促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展,通过互联网技术发布文件,传播具有方便、快捷和高效等特点,电子文件档案也随之而生。一般来说,档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技,所以对于档案管理部门来说,要对电子文件档案进行有效的管理,就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求,对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议,希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。

  1.电子文件档案管理工作的概述

  随着互联网信息技术的快速发展,通过互联网技术发布文件,传播具有方便、快捷和高效等特点,电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理,然后进行归纳分类,再进行收藏保管的活动,最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲,主要工作内容大同小异,但是从微观上来讲又有许许多多的差别,比如其载体不再是纸质材料,其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统,形式多种多样又较为分散,管理起来具有一定的难度性。

  一般档案管理都有一定的保密性要求,尤其是对电子文件档案来说,无论是从收集、储存、保管,还是从服务于档案利用者、交接等方面来说,电子文件档案依附于计算机信息系统,其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高,档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性,要防止被入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。

  总的来说,电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技,所以对于档案管理部门来说,要对电子文件档案进行有效的管理,就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。

  2.电子文件档案管理存在的问题

  电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技,是一种新的文件档案资料形式,由于发展的时间较短,经验相对不足,所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些問题有待改善:

  1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题,对于其是否是原始的电子文件档案,又是否具有真实性都很难得到判断。

  2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体,这些载体的安全性较难掌控,存在一定的安全隐患,比如载体损坏、入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象,所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。

  3.电子文件档案管理系统的设计与实现

  为了更好地对电子文件档案进行管理,更好地服务于档案利用者,设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出,文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期,电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计:

  1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同,所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性,在这一环节中要对其进行严格审核。

  2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后,档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统,对收集的电子文档进行合理分类、整理,然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维,才能提高工作效率。

  3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份,防止载体损坏、入侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。

  4.结语

  电子文件档案管理工作在我国的各大企业和各行政机构中,都站着非常重要的地位,加强和完善电子文件档案管理系统的建设,能够在一定程度上防止档案信息的遗失,也是对单位后期工作正常开展的保障。

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