国土档案管理系统的应用论文

  市县两级国土资源管理部门承担着大量的档案管理和使用任务。本文针对目前面向对象的开发环境,使用中大型数据库作为数据仓库,结合国土资源档案管理的具体要求和国家规范,本着适用县级管理部门投入少、逐步推进的原则,建成一个具有权限管理灵活、密级管理严密、日常档案业务规范、类目自由设定、分类无限追加、查询方便快捷、全电子扫描归档、支持快速摄像、电子文件无限附加、挂接OFFICE快速浏览、档案信息多样化导出、档案批量录入、记录批量修改、自动生成统计报表等功能完善、操作简便、易学易用、适应初始技术操作的电子档案管理系统。

  1系统设计

  1.1结构设计

  C/S结构一般建立在小型局域网或者专网中,能实现复杂功能,对服务器负载要求很低,同时一般运行在特定机器和网络中,安全性措施更容易实现[2,3]市县级国土资源档案管理系统设计中,采用C/S结构。

  1.2数据库平台

  县级国土资源档案条目数一般在10万级,如果暂时不考虑影音媒体文件以及独立的GIS专题数据库,对应扫描文件以及属性信息的数据量大概在TB级。SQL server作为成熟的大型数据库,不仅性能稳定、效率高,而且数据处理能在PB级,完全满足TB级的县级国土资源档案管理系统的数据库要求,而且造价相对便宜。

  1.3软件开发平台

  考虑到开发成本以及.NET简单的开发模式,系统采用.NET_C#开发平台。这样,设计简单易行的操作方式更方便,更能使操作人员在短时间内接受并掌握使用技巧。同时,考虑兼容性,服务器数据库运行在Windows server2003上。

  1.4功能设计

  1)为了使国土资源档案管理系统类目类别既符合《国土资源数字档案管理规范》,又有自己的管理特点,系统必须将类目和字段实现自由配置。

  2)档案管理系统要求细致,必须紧贴国土资源档案管理工作流程,配备完善的档案业务处理功能,如查档、密级划分等。在业务处理过程中,系统要满足进行全而的日志记录要求,对信息传输、用户访问、数据打印等进行全而记录,方便用户对日志进行查询,找出日常工作中的问题。

  3)系统需设置登录权限,如划分管理员、档案员和一般操作员。各类用户具有不同的用户权限,可实现对应的功能操作,避免档案管理分级混乱,提高档案数据的安全性。

  4)系统必须设置高级查询、统计以及模糊查询功能。根据不同的需求,实现对数据库人员信息、档案信息的综合查询及统计功能,条件设置要灵活。

  5)系统要支持数据库的备份、还原,可本地备份和服务器备份,方便用户随时调用备份文件,进行数据库的记录、存储、更新。

  6)档案的唯一性注定了档案的严肃性和珍贵性。由此,系统要考虑误操作问题,避免人为编辑造成的档案缺失,减少不必要的麻烦。系统操作习惯必须紧贴日常人员的既有习惯,如双击鼠标、右键使用、快捷键等因素。

  2功能实现

  国土资源档案管理系统界面最终采用符合Windows习惯的操作方式,界面美观易用,布局合理,操作简便,功能集成于菜单、工具,免去繁琐的命令操作,使用鼠标即可完成所有命令操作,适用不同层次、不同类型的用户。

  1)严格的权限管理。系统通过用户登录信息,区分登录权限,根据管理员、档案员和一般操作员的权限设置,各类不同权限的用户可实现对应的功能操作。避免了档案管理分级混乱,提高档案数据的安全性。系统采用严格的权限管理,保证档案数据的涉密安全。

  2)批量修改记录和批量导入。批量修改信息是为方便管理员统一输入、修改等维护而设定的。在有大量记录需要录入的时候,还可以通过系统提供默认格式,编辑系统自动识别Excel表一次性批量导入信息,可大大减少录入人员的工作量。

  3)密级管理。为了更好地使用权限,我们引入了密级管理。“密级”操作需要管理员权限,密级操作分“标识为普通”、“标识为一级”、“标识为二级”、“标识为三级”,对应无密级、“秘密”、“机密”、“绝密”,管理员可以通过“密级”功能设置档案的密级,同时对应的密级用户只能检索和阅读到同等以下的档案资料,不能越级操作。

  4)档案类别和类别字段管理。为了适当增加系统的可扩展性,设计了管理员的档案类别和类别字段管理功能。这种功能在按照国家规范的分类和属性来进行档案管理的同时,允许用户根据部门需要和事业发展,以合适的类目和字段来存储新的档案门类和属性,增加了用户自我升级的可能。但是,这一操作需要相当谨慎,有可能将原有入库属性批量清空,因此,也只有管理员被赋予了这一权限。

  3关键技术及创新

  该系统的创新点主要体现在如下几个部分:

  1)密级权限。在国土资源档案管理系统中引入密级概念,配合权限管理,使档案管理工作更加规范和安全。

  2)类别和字段设置。设计了类别和字段的编辑功能,在较小操作风险的情况下,将功能扩展、内容扩充变得简单,不再需要对数据库进行专门升级。

  3)快速扫描仪的连续采集以及即时编辑功能。为了提高档案电子化归档的速度,支持使用快速扫描仪连续扫描,同时配合即时编辑功能,弥补了快速扫描仪扫描质量不稳定的问题。

  4)档案整合输出。为快捷实现整宗档案的提取,设计了将所有档案信息及附件按顺序生成单一PDF文件的整合输出功能。

  4应用实例

  国土档案管理系统开发完成后,立刻装备到柳州市融安县国土资源局,并挂接到融安县地籍信息管理系统,档案数据库纳入地籍信息管理系统数据库管理。档案管理系统试运行期间,迅速得到了用户单位的认可,日常的档案管理诸如档案录入、更新、查档等业务已经完全通过档案管理系统进行,实现了由手动归档和查档及书笔登记到电脑归档、查档及登记打印的转变。使得档案录入工作由原来的50min/份减少为10min/份;查档工作也由原来的15-30 min缩短为目前的1-3 min。档案管理模块极大地改善了档案室的办公环境,提高了工作效率。目前系统已经录入基本档案资料2万余份,运行状况良好。

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