高校人事档案管理信息化建设策略论文

  摘要:本文首先分析了高校人事档案管理信息化建设的意义,其次阐述了我国高校人事档案管理存在的问题,最后提出了加强我国高校人事档案管理信息化建设的策略。

  关键词:大数据时代;高校人事档案管理;信息化建设

  一、高校人事档案管理信息化建设的意义

  高校人事档案管理信息化建设在多个方面具有重要意义。一是满足人事工作发展的基础需求。档案管理是人事工作的重要内容,人事档案包含了大量的数据信息。人事工作目标是服务于人才工作,从人事档案中能够了解详细的人才信息,根据人才不同的能力和专长进行合理的人才配置,为人才提供合适的岗位。二是满足人事档案发展的必然需求。随着时代的发展,档案载体发生了很大变化,从古代的竹简、纸,到现在的光盘、照片和录像等,纸质档案转变为信息档案,大大提升了档案管理的效率。随着大数据时代的到来,对高校人事档案管理提出了挑战,传统的管理模式不能满足当代信息化的要求,必须进行管理手段的改革,推动信息化建设。

  二、我国高校人事档案管理存在的问题

  (一)缺乏信息化管理意识,管理模式单一

  大数据时代信息化进程不断加快,但我国高校人事档案还未全面普及信息化管理,档案管理人员缺乏信息化管理意识和先进的管理模式。当前许多高校的人事档案管理依旧为没有改变传统的管理方式,没有跟随时代的进步运用现代化的信息技术,导致管理效率迟迟未能提升,在管理的经济性和科学性上没有有效改善。造成这种情况的重要原因之一就是档案管理人员的信息化意识太薄弱,认为人事档案管理只是信息的收集和整理或者数据的记录,对实际工作没有太大意义和价值。由于先进管理意识的缺乏导致管理模式没有得到有效改善,人事档案管理仅流于形式,管理的目的仅仅是资料的查找和登记以及资料的保存和信息咨询等,没有发挥人事档案管理的真正作用。管理方法上使用的依然是手动检索,耗费人力物力和时间,效率极低。部分高校已经尝试了使用档案管理的信息化建设,但是没有配置足够的硬件设施,还是难以脱离传统的管理模式,无法达到信息资源的共享,检索不具有时效性,档案依旧以实体为主缺乏数字化建设,使得高校人事档案管理工作不能从根本上得到优化管理。

  (二)档案硬件设施落后,人员数量不足

  要想加强高校人事档案管理的信息化建设,就要投入资金和人力。但是当前高校没有重视档案管理的信息化建设,缺乏资金和人员的投入,导致档案管理的信息化建设严重滞后。许多高校的档案室面积过小,缺乏先进硬件设施,档案管理人员的管理意识不足,未具备良好的职业素质以及计算机技术水平,降低了人事档案管理的效率,使得信息化管理模式难以应用和普及,很大程度上阻碍了信息管理系统的建设。许多高校使用的管理系统是自身研发的管理软件,技术缺乏统一的标准,功能不完善,仅仅能够实现信息登记和编辑等简单功能的信息化,系统存储量小,提供的服务范围狭窄,无法体现人事档案管理对人才管理的重要意义,难以满足大数据时代对信息管理的高要求。

  (三)缺乏信息安全意识,容易造成信息泄露

  当前我国部分高校管理人员的信息安全意识淡薄,在使用信息的过程中容易造成信息丢失。在大数据时代,信息的安全性普遍降低,需要加强有力的手段对人事档案进行保护,降低信息丢失的风险,否则一旦受到不法分子的篡改和窃取,会对高校人事档案管理造成损失。采取信息化手段则能提升信息管理的效率,简化管理流程,为档案管理创造多方面的便捷,为高校人事变动提供可靠的保障。人事档案对保密性有很高的要求,如果忽视信息管理的安全性导致信息泄露,可能会发生严重的信息安全事故甚至违法行为。

  三、我国高校人事档案管理信息化建设的策略

  (一)加强宣传,提升档案信息化意识

  对于高校人事档案管理,人们容易忽略其重要性,对管理目的有所误解,认为档案管理的内容就是信息的存取和查阅,忽视了人事档案管理对人才培养和选拔的依据作用。在大数据时代,要加强人事档案管理信息化建设的宣传,向人们传播现代化的信息管理意识,明确管理目标及其对高校人才配置的作用,让人们重视人事档案管理的信息化建设。而且,信息化建设并不仅仅是先进设备的引进和操作,要着眼于信息共享和提升资源的利用率,充分发挥信息技术的优势,全面推动高校人事档案管理的信息化进程,促进我国经济转型和科技发展。因此,在高校人事档案管理中要运用先进的档案管理技术,实现由实体档案向信息档案转型,加大科技的普及,充分利用人事档案资源,为高校人事工作提供有效的依据。

  (二)完善信息化管理系统建设

  高校人事档案管理的信息化建设是一个长期、系统的工程,要从基础工作开始逐步推动信息化建设发展。原始数据是人事档案最重要的第一手资料,要全面收集和审核第一手资料,用科学的手段检验数据的真伪,保证原始数据的真实性和完整性,为档案管理系统的建设提供重要的基础。要实现信息化建设必不可少的就是数据库的建立,将完整的人事档案信息录入数据库进行统一编辑和管理,便于进行人事档案的检索和调用,并且要定期进行数据库的维护以防数据篡改和丢失的情况发生。建立完善的人事档案数据库,可以大大提升档案利用率,保障档案的安全和完整,为高校人事调整和人才利用提供极大的便利。

  (三)提升档案管理人员素质,改善管理手段

  当前部分高校的档案管理人员技术水平较低,不具备综合管理能力,不能满足大数据时代对复合型人才的要求。因此,高校要加强档案管理人员的业务水平,为其提供必要的岗位培训以提升档案管理信息化意识和岗位责任,并建立完善的管理制度对档案管理人员的工作行为进行约束和规范。档案管理人员的管理素质和业务水平对高校档案管理的效率有着直接的影响,因此应提升档案管理人员的技术水平和责任意识,及时引进符合管理要求的综合型人才,能够促进档案管理信息化建设的稳定进行。在大数据时代背景下,我国高校人事档案管理在许多方面有待完善,面临新时代的高要求和新压力,要不断加强高校人事档案管理的信息化建设,实现信息资源的高效利用,创新管理模式,加强档案管理人员的素质建设和技术培训,全面服务于档案管理信息化建设,从而为高校的人事调整提供可靠的保障,充分发挥高校人才培养和优势,促进高校综合实力的提升,为社会的发展和科技的进步作出贡献。

  参考文献:

  [1]杜昀蕙.大数据下高校人事档案信息化建设的新思考[J].企业改革与管理,2018(04):95-96.

  [2]连妍.基于大数据的高校人事管理信息化建设研究[J].统计与管理,2017(12):179-180.

  [3]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案,2017(02):71-73.

  [4]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界,2017(03):51+53.

相关推荐