下岗失业人员档案管理的问题及对策论文

  摘要:档案管理是社会信息系统的基石,不仅对企业单位的生产活动有意义,而且对整个社会也有意义。下岗失业人员的档案管理工作,属于其中的一个部分,关系到个人的切身利益。但是就目前我国的档案管理现状来看,依然存在较多的问题和不足。本文首先介绍了档案管理的重要作用,然后指出下岗失业人员档案管理工作中存在的问题,最后详细阐述了改进措施,以供参考。

  关键词:下岗失业 档案管理 问题 改进措施

  随着市场竞争力的加大,实体企业在发展过程中面临更多的风险和压力,不少企业甚至出现破产、倒闭现象,增加了人员管理难度,同时也对档案管理工作提出了更高的要求。在此背景下,国家出台了一些政策,以促进下岗失业人员的再就业。与此同时,在这些人员的档案管理工作中,却依然存在诸多问题。本文立足于实践进行深入探讨,以期促进档案管理水平的提升。

  一、档案管理概述

  档案管理是国家文献信息系统的重要组成部分,具有管理性、服务性、政治性。随着信息化时代的到来,档案的作用明显提高。针对下岗失业人员而言,在档案中记录了个人的学历和工作经历,以及政治面貌、作风品德等资料,起到依据、参考、凭证的作用。同时,通过档案可以计算个人工龄,了解工作的流动性,并作为办理社保、退休的基础。由此可见,档案管理工作不仅和相关部门关联密切,而且直接涉及到个人利益,因此要注重档案的地位,加强管理水平。

  二、下岗失业人员档案管理中存在的问题

  (一)从管理态度看,部门重视程度低

  其一,企业因自身因素、外界影响下经营不善,导致出现破产、倒闭情况,员工直接面临离职、失业问题。在此影响下,企业内的行政管理人员对于员工的档案处理工作不重视、不到位,登记移交环节混乱,甚至出现问题,最终致使档案资料无法及时归档。个别人员的档案在此期间,还会出现资料缺失、遗失等现象。其二,管理部门对于员工的档案不重视,偶尔会出现擅自涂改档案资料的情况,导致相关资料虚假,直接影响福利待遇、社会保障、退休等。

  (二)从管理途径看,档案移交效率低

  针对下岗失业人员的档案管理工作,具有内容多、涉及面广、社会影响大的特点。在移交过程中,由于各种环境因素的限制,对档案进行调取、应用存在较多问题,体现在:其一,企业体制改革后,档案交接需要一定费用,企业为了节省这笔费用,会导致档案依然留在企业部门或临时存放处。其二,当前国家在档案管理中的资金投入较少,现代化技术的应用水平低,因此检索方式单一、效率低下,提高了管理难度。其三,在具体的移交过程中,交接双方缺少有效沟通,导致接收工作比较被动,甚至发生档案丢失现象。

  (三)从管理内容看,管理不规范、存在断档现象

  档案管理工作不规范,主要是两个方面引起的:一是没有规范的管理标准,档案管理工作的开展具有盲目性、随意性,出现不协调和矛盾;二是缺乏有效的监督机制,导致管理过程混乱无序。至于断档现象,主要是在区域经济发展不平衡的影响下,人员流动性强,与此同时档案也随之流动,不仅增加了丢失风险,而且在档案资料的记录中,容易出现断层现象,继而形成断档。企业和单位没有专门的档案管理部门和人才,也加剧了断档情况的发生。

  三、下岗失业人员档案管理的改进措施

  (一)树立责任意识

  在经济发展、社会环境的不断变化下,我国下岗失业人数增加,提高了档案管理工作的难度。一份健全的档案信息资料,会影响到企业的人才选拔、面试结果,为人力资源调整提供参考依据。因此,要树立档案管理的责任意识。对于管理人员,要保持严谨的、认真的工作态度,熟练掌握相关的法律和规定。具体来说,一是明确各个工作人员的职责,将档案信息的完整性和个人薪资相挂钩。二是做到档案的收集工作,加强内部监督管理,避免因人为因素造成工作失误。三是不同部门之间具有一定的联系,因此要加强沟通和配合。

  (二)加强基础设施建设

  加强基础设施建设,能够改善档案保管的环境,是提高管理效果的重要手段。对于各地的就业服务部门,要建立符合标准的档案库房、阅览室,购买相关的管理用具,例如档案袋、档案箱、温度湿度显示仪、灭火器等。有条件的部门,还可以购买加湿器、除湿器、扫描仪等,切实保证信息资料的完整性。

  (三)提高管理水平

  第一,相关部门要对管理工作进行监督,并通过定期检查、随机检查评估管理效果。一旦发现问题,及时制定应对措施,并查明问题原因,确定人员责任,进行严肃处理。第二,整顿管理体系,如果工作人员态度不端正、审查不严格,根据实际情况进行相应惩处。对于伪造档案、擅自修改信息资料的人员,追究法律责任。第三,提高工作人员的专业水平,采用知识培训、技能锻炼等形式,促使管理质量的提升。

  (四)应用高新技术

  针对下岗失业这一群体,要对以往的档案管理工作进行分析和总结,形成独立的、科学的管理体系。今后类似的工作开展,可以参照这个流程和环节进行。同时,在信息化时代的大背景下,要学会应用以计算机技术、网络技术为代表的高新技术,完善档案的保存、分类、检索、审阅等内容,优化管理过程。在科学化管理的基础上,切实为下岗失业人员提供热情、主动的服务,不断改进服务水平。

  四、结束语

  综上所述,面临众多的下岗失业人员,为了保持社会的稳定发展,必须通过政策扶持促进人员的再就业。在这个过程中,档案管理成为必要的工作项目,而且具有重要的意义。通过分析可知,当前我国下岗失业人员的档案管理工作中,存在部门重视程度低、档案移交效率低、管理不规范以及断档现象。对此,树立责任意识、加强基础设施建设、不断提高管理水平,并应用高新技术,才能够推动档案管理工作的顺利进行,提升管理效率和质量。

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