企业人事档案管理存在的问题及对策论文

  企业人事档案管理就是通过企业人事信息进行收集和整理,形成统一的档案材料进行保管和鉴定、统计,以便于以后的利用。其工作对企业内部有着至关重要的作用。然而现在多数企业对人事档案管理都存在着不重视,少人用,无人管等问题,不仅给企业人事管理工作上带来了一定的困难,而且严重地制约了企业的发展。

  一、企业人事档案管理存在问题

  1.员工个人和企业对人事档案意识薄弱

  目前,在人事档案管理工作中,不少企业对员工的人事档案认识不足,认为人事档案管理工作仅仅只是一项保管的事务性工作,只要求做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。员工个人秉着对人事档案无所谓的态度,意识不到自己也有积累和维护档案内容安全的义务,对相关档案材料的填写比较简单、随意。更有甚者对自己人事档案的去向漠不关心,或者是委托当地人才中心管理后就长期失去联系,使自己的档案变成“休眠档案”。

  2.人事档案管理员的素质和管理水平不高

  由于最初的企业不够重视或其它原因,导致企业人事档案管理员在素质水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事档案管理员在工作过程中不够细致认真,缺乏责任心,只是简单地做好档案接收、档案编号、库房防火、防蛀等仓管工作,没有及时将人事档案材料收集归档,更没有对档案材料内容进行标准化分类及严格审核,导致员工个人档案信息不完善,档案材料缺乏真实性。此外,由于企业员工流动性大,档案管理员的转档不及时,造成原单位有档无人,新单位有人却无档,就使档案陷入了“人档分离”状态,从而影响了新单位的用人决策,同时又增加了原单位档案保管的压力。

  3.人事档案的管理手法相对落后

  人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性的工作。人事档案管理工作必须配备具有专业知识的人员全职管理,而在现实情况中存在部分企业把人事档案管理工作交给了其他部门工作人员负责,这些人一是没有经过专业培训,不具备专业的档案管理能力,二是由于分心其他岗位的工作,在进行档案管理工作过程中没有引起足够重视,往往无法满足人事档案管理工作职责需要。另外大多企业人事档案管理手法相对落后,还在采用比较传统的老办法进行人事档案管理,跟不上社会发展的步伐,满足不了企业发展的形势需要。例如企业没有运用专业的人事档案管理软件,还在采用手工编辑、检索的手段进行管理,这种管理方式既浪费时间又不能够保证质量,大大降低了企业管理工作的效率。人事档案由于不能引起个人和企业的重视,衍生出人事档案内容陈旧、利用价值不高;档案管理人员配备不足,专业性不强;落后的管理模式难以满足用人单位和社会的需要等等一系列的问题,这些问题制约了人事档案对人力资源开发、配备与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理,才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。

  二、企业人事档案管理工作的应对措施

  1.要正确认知档案管理工作的意义及重要性

  企业要做好人事档案管理工作首先必须从思想上认识到档案管理并不是简单的资料整理、保管工作,它对员工个人和企业都有着重要的作用。主要体现在:它是人力资源部和组织部门对员工进行考察、选拔任用的基础;它能帮助企业做好招聘、录干、调动、出国材料、福利待遇、离退休、死亡抚恤等方面的事情;它能为员工个人或其子女提供实际生活中所需的类似亲属关系证明、入党政审、工作证明等档案材料。有了这样的思想认识,才能让人事档案管理工作得到重视。其次,企业可通过内部报刊、知识讲座等方式加强人事档案管理的宣传力度,让员工认识到档案与自身的发展有着休戚相关的作用。此外,企业在布置员工填写相关档案材料的时候,要告诉档案人档案存档后会发挥怎样的作用。这样,可以树立员工个人和企业共同参与档案维护与管理工作的理念。

  2.提高档案管理人员的素质和管理水平

  作为档案管理员,首先必须具备基本的政治素质。即坚持四项基本原则,了解党和国家的各项方针政策,并遵纪守法。同时,档案工作又是一项具有一定机密性的工作,要求工作人员必须严守国家秘密,坚决杜绝失密、泄密现象的发生。其次,档案管理员要有一定的专业理论知识和熟悉的业务技能。因此,企业可以通过教育培训提高档案管理员的专业知识或者是通过学校招聘吸引高层次档案专业人才到档案部门工作。再次,档案管理工作还特别要求档案管理员要有很强的服务意识和高度责任感。要自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。工作中要细心处理每个业务环节,耐心保管每卷档案,防止档案损坏或丢失,特别是做好员工档案的转递和接收工作,做到“档随人走,人档不分离”。

  3.优化档案管理模式,实现信息化管理

  实现档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。企业可根据本单位人事档案管理的现实情况自行开发档案管理信息软件或者是对外购买专业档案管理软件,建立和完善人事档案信息化管理。让人事档案管理从实体管理向网络管理转变,实现人事档案的动态管理,实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的信息化管理。这种替代传统人事档案管理的新模式可以为企业选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。

  结束语:

  做好企业人事档案管理工作,有助于企业对员工的了解,使员工的个人能力得到更好地发挥。我们要用长远的目光来看待人事档案管理工作,充分支持人事档案管理工作的开展并学习先进的管理技术,建立完善的管理体系,保障企业内部的正常稳定的运转,以促进企业的进一步发展。

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