对档案从实体管理、信息管理到知识管理的探讨论文

  从档案管理的发展过程来看,可以分为实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段,每一个管理阶段工作内容都存在的一定的差别,本文主要从档案管理的各个阶段中工作的内容、方法、研究对象及价值取向等进行分析和探讨。

  在企业的发展中,档案是重要的资源组成,对企业各方面经营活动能够从档案中真实反映出来,是企业的无形资产,因此企业管理中,档案管理是重要的组成部分,对档案进行规范化管理,也是企业管理中最基本的要求。从档案管理发展的历程来看,可划分为实体管理阶段、信息管理阶段、知识管理阶段,对每一个阶段档案管理工作的重点进行研究,才能促使企业档案管理朝着更好的方向发展。

  一、档案实体管理阶段

  (一)主要工作内容及管理方法

  在实体管理阶段,还没有将文件内容与载体严格区别开,因此工作内容主要是针对载体而言的,在该时期的档案管理工作中,物本管理理念在各个方面都被贯彻,实际工作中,管理人员针对档案实体进行收集与整理,进行统计、保管及利用,所以档案管理工作是围绕着档案实体开展起来的,缺少信息开发力度,在物本管理理念下,管理人员也主要采用手工管理方法收集、整理档案,采用的是简单的物理、化学技术对档案进行保管与保护。当然在后期也对先进的计算机技术逐渐应用到档案管理中,但是管理功能相对比较单一。

  (二)理论研究对象

  该阶段,档案管理工作人员主要针对的是档案实体进行研究。从封建时期开始,为了能够便于书写史书,史学家对档案史料开始有意识的进行分类与整理。进入到20世纪后,在档案的研究方面才开始有专业倾向,此时对档案理论的研究还处于直观的、浅显的层面。直至上世纪中期,档案学真正出现,但还没有座位独立的学科存在,此时研究的主要对象是机关档案管理,对其它方面的内容涉及比较少。新中国成立后,档案学作为一门独立学科划分出来,关于档案管理的理论研究也取得了巨大的发展。

  (三)价值取向

  档案其本质是对历史的分类与整理,对历史进程能够真实的反映出来,上世纪以前的档案,以史料价值表现最为突出,将管理档案的部门也称为史志部门,档案日常管理工作也由专门的史官负责。随着社会的不断发展,档案的重要性也逐渐受到人们的重视,借助档案可对生活中出现的一些问题进行解决,此时档案的价值以凭证价值最为突出。尤其是在新中国成立后,社会与政府都开始设置相关档案管理机构,对档案管理机制也开始建立,并逐步完善,这也就表明了档案的价值取向也在发生转变。

对档案从实体管理、信息管理到知识管理的探讨

  二、档案信息管理阶段

  (一)工作内容及管理方法

  进入到档案信息管理阶段后,在原有档案管理工作内容的基础上,检索与编研两项内容增加出来。上世纪末,政府开始对档案管理工作进行改革,也采取了多种措施,使得档案管理工作的侧重发生改变,在信息化开发方面投入加大,更深层次上对编研工作进行了深化。此时,从档案管理方法可以看出,已经发生了改变,传统手工管理方式逐渐被摒弃,先进的计算机技术在档案管理中的应用也越来越多,信息技术的应用,也促使档案管理部门开始利用网络档案管理平台的建立,对档案资料进行在线归档,将纸质档案数字化,实现自动检索档案资料,同时档案资料缩微保存也得以实现。

  (二)理论研究对象

  档案实体管理中研究对象仅限于档案实体的现象,在档案信息管理阶段已经开始重视对档案信息化的研究。随着现代信息化技术在档案管理中的应用,档案工作者一方面对档案实体要进行有效的管理,同时还要考虑以往的档案实体管理制度是否适用现阶段档案信息管理,对档案信息管理的发展过程进行关注,重视信息的共享和交流,对档案信息管理的方法与制度进行研究,建立完善档案信息管理机制,选择合理的管理方法,提高档案管理工作的信息化水平。

  (三)价值取向

  随着档案信息管理阶段的到来,信息价值是这一阶段档案管理的主要价值取向。通过档案可以将人类发展的历程真实的反映出来,对于企业而言,档案对企业的发展历程也能够真实的进行反映,因此档案具有社会信息的属性。由于档案是对最原始资料的记载,因此也是属于信息产生源头的一种存在形式。随着信息社会的发展,传统的档案以史料价值存在的价值取向已经发生了转变,信息价值取消逐渐变得越来越重要,从档案资料中获取更多的信息,服务于企业及社会的发展,因此强调的是档案的信息价值。

  三、档案知识管理

  (一)工作内容及管理方法

  现阶段,档案管理工作发展到知识管理阶段,其管理的内容也趋向于档案知识方面,要求档案服务体系要更加符合用户的实际需求。所以,在档案管理工作中,要求管理人员需要对档案形成的全过程进行管理,尤其是在档案鉴定环节中,要采用宏观鉴定的方式,即档案的来源、时间等不再是档案归类的唯一标准,而是将档案形成的部门职能等宏观内容作为现阶段档案归类的具体标准,那么档案管理人员的职能也就发生了改变,传统档案管理人员可以理解为资料保管员,而在档案知识管理阶段,档案管理人员则是以知识提供者存在的。而在管理工作中,档案资料管理也不仅仅是依靠信息技术作为管理的唯一手段,在此基础上,还担负着信息传播的作用,二者是互相依存的,并非知识管理阶段中就要将信息管理全部摒弃,而是在信息技术的支持下,对档案资料进行编辑、整理、出版、发行等,为档案知识管理奠定信息化基础。

  (二)理论研究对象

  该阶段,档案理论研究对象的范围进一步扩大,需要充分的挖掘档案中的隐形及显性知识,重新进行整合,并且还要重视对知识权益的保护。现阶段,档案工作者一方面对档案管理工作受知识经济的影响进行研究,另一方面对档案管理还要进一步正确进行定位。初次以外,在企业中如何实现档案知识管理也是研究的一个侧重点,尽管此类研究在当前还处于起步阶段,研究还没有完善成熟,但研究人员也已经认识到企业中档案知识管理的重要性。

  (三)价值取向

  在档案知识管理阶段,知识价值是档案知识管理中的价值取向。随着知识经济时代的到来,社会及企业发展中,知识已经成为重要的战略资源,档案知识的重要性已经被档案从业人员所重视,相关学者认为,对档案知识的属性如果能够有一个正确的认识,那么就能够提高档案管理的工作效率,同时档案自身的价值也能够更好的发挥出来,也就是企业在发展的过程中,档案知识管理发挥着重要的作为,促进了企业的长远发展。

  四、结束语

  在档案管理发展的历程中,其实体管理、信息管理及知识管理三个阶段之间的关系是相互联系的,不能完全分离,目前我国企业档案管理工作正处于转型的重要时期,是从实体管理向信息管理和知识管理过渡的重要时期,因此要求档案管理人员对档案管理体系要进行深入的研究,寻找一种创新的管理方法与模式,促进企业档案管理工作水平的提高。现阶段,尽管在档案管理方法和模式上也取得了一定的进展,但距离最终目标还有很大的差距,需要进一步研究和探索。

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