公路工程档案管理工作的研究论文

  一、公路工程档案管理中的问题

  在当前的公路档案管理中,尚未形成一套完整的集系统化、科学化、信息化为一体的公路工程档案管理体系,且还存在一些突出问题。

  1.1档案管理重视不足,档案管理意识淡薄

  许多领导者没有认识到公路工程档案的重要作用,片面地认为这些档案只是一堆简单的图纸和设备,不会有很大的价值。比起建设的项目,这些有意或无意形成的文件不能给单位带来多大的效益,在经济效益的比较下,很多领导者或者档案管理人员选择短期效益而不是长期的。而领导的重视程度直接影响到档案的管理水平。导致一些机构缺乏专职档案人员,或者档案人员素质参差不齐。

  1.2基础性工作不扎实

  首先,是制度上的缺失。俗话说:无规矩不成方圆。在公路工程资料档案管理上,许多单位对档案的管理仅仅靠《档案法》的规定,没有根据自己的实际情况起草更加详细的规章,规定。其次,缺乏一套考评体系。对于项目工程和职工管理都有一套成熟的规定,但是在交通重点工程档案管理上没有目标管理考评,使得无法合理评价档案工作成效和质量高低。再次,档案的收集工作不到位。部分单位对档案的收集是简单的一刀切,没有根据档案的实际情况和实际周期的长短来确定。而档案的收集工作是档案管理工作的基本环节,档案收集的效果直接影响到之后档案的整理和保管。这些基础性工作不扎实,容易导致了档案资料收集不及时和不完整。

  1.3信息化技术管理水平不高,传统管理方式仍占主导地位

  随着科技的不断进步,计算机已经在档案管理工作中占有辅助的地位,利用计算机对档案进行管理,有助于提高工作效率。但是在公路工程档案管理中,仍然以传统的手工录入和手工检索为主,效率不高,每次检索都需要翻阅文件或目录。这些问题的存在,不仅影响工程进度和工程资料质量,而且严重制约了公路工程档案管理水平的提高。对于这些方面的问题应该引起档案管理人员和单位领导的重视。这些问题的存在,也反映了它不止是个别单位存在的短板,同时也给其他单位档案管理敲响警钟。

  二、公路工程档案管理问题的对策

  2.1更新观念,强化工程档案意识

  我们希望各参建单位领导和档案管理人员能够提高对档案的认识,深刻领会档案的意义所在,创新思想,抓好公路重点工程档案管理工作,认真学习《中华人民共和国档案法》以及各类工程档案管理规章制度中对于档案人员职责的规定。必须注意的是,档案管理人员在做好收集和整理工作的同时,必须恰当地处理好档案开放和保密的关系,保证档案的全面系统、完整安全和充分利用,使档案工作与法制化轨道相吻合,做到依法管理档案、利用档案、维护档案和依法开放档案信息。

  2.2练好公路工程档案管理工作的基本功

  第一,对于制度不完善这一方面,应该加强制度建设,规范档案管理。我们可以根据有关档案法律法规的规定,健全工程建设单位的档案制度,如《档案人员岗位责任制》,档案收集和立卷归档制度、保密制度等等,对档案资料的的收集和整理工作用统一的标准加以规范。第二,对于档案管理的目标实现问题,可以通过量化考评来完成。通过量化,把一些抽象的问题具体化,浅显的内容深刻化,对于档案管理工作的进一步改进和提高有提醒作用。例如,在档案收集这一板块,可以通过数字来说明部门收集档案的进度,数量,增量与减量,说明部门工作效率和工作业绩。第三,做好档案收集工作。档案收集工作是档案管理工作的首要环节,它是起着承上启下的作用,对于未归档的文件,可以提前进行指导和规范,对于已经归档的文件要认真鉴定其完整性和真实性以及保管期限如何,这是对档案管理工作负责的态度。

  2.3适当地运用先进技术和理论

  科学技术是现代社会越来越关注的一个方面,给人们带来了各方面的便利。我们需要与时俱进,活学活用,用先进的技术和设备来管理档案能够起到事半功倍的效果。理论是用来指导实践的,对于国外或其他行业领域先进的理论,不能照搬照抄,但是我们可以站在巨人的肩膀上,汲取精华,为本档案行业服务。

  三、小结

  新时期的档案非常重视完整性和开发利用,通过创新发展,将现代化高新科技应用于档案,目的是提高档案的库藏水平和利用效率。直接面对公路工程档案管理工作中存在的问题不仅是当务之急,而且势在必行。采取的对策是加大队公路工程档案管理的重视,态度决定一切,同时提高工程内业资料的整体水平。

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