关于水利工程科技档案管理的重要性论文

  1、前言

  水利工程是发电、供水、围垦、防洪、除涝、灌溉、水土保持、移民、水资源保护等工程及其配套和附属工程的总称。水利工程有工作面多,建设周期长,阶段性较强等特点。建设过程中形成大量的信息和文件,必须归类为科技档案。水利工程科技档案管理工作要求做到高效率的文件处理、信息查询和反馈以及文档分类储存的工作。

  2、水利工程科技档案管理的重要性

  水利工程科技档案是项目建设过程中形成的文字、图表、声像等信息材料,是生产、科研及其建设过程中形成的原始记录,它客观的记述和反映了整个历史过程和真实原貌。因而科技档案的有效管理必然是工程建设过程中的重点,也是难点。

  水利工程的建设主要经过前期规划、设计、招(投)标、施工、竣工验收等一系列复杂的阶段,内容繁多,周期较长。在整个过程中,资料档案是项目建设的依据。因此,需做好科技文件材料的日常收集、分类储存及规范化管理的工作。科技档案的形成自工程立项开始,与工程建设进度同步,并贯穿其各个阶段。科技档案的有效管理,有利于资料备查、后期审核,是提高项目质量、提高工作效率的有力保障,也可为以后的工程项目提供可靠的参考。

  另一方面,档案管理对于企业发展也起到了重要的作用。每一个工程项目的档案资料,是企业文化的积淀。也为积累工程经验、吸取教训、不断提高企业工作质量和工作效率提供了参考。

  因此,做好水利工程科技档案的有效管理工作十分重要。

  3、水利工程科技档案管理现状

  3.1管理内容

  水利工程科技档案管理按其内容及阶段形式可分为:工程设计档案管理、工程施工档案管理、工程监理档案管理和竣工档案管理等。各个阶段的科技档案主要包括主要包括文字材料、图纸资料、声像资料等。文字材料是科技档案中最重要的,涉及内容最多的资料,主要包括:各类收文、发文、标书、合同、设计报告、施工报告、验收报告等建设资料,以及各次会议纪要、计划变更、施工日志等综合资料。图纸资料主要包括地形地类图、施工图、竣工图等。声像资料包括各种图片信息、视频信息等。这些材料看似种类繁多,不同阶段、各个专业互相交叉,而实际上是围绕着工程建设所形成的。科技档案资料之间既以不同的工作阶段相区别,又以总体程序和内容紧密衔接,反映了水利工程建设的全过程,各个阶段、各个专业互相渗透,缺一不可。因此,鉴于工程科技档案的重要性,各阶段形成的各类档案均需做到有效管理。

  3.2管理现状

  科技档案管理,是对科学技术档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作。主要包括收集、整理、鉴定、归档、统计和提供利用等项内容。目前,水利工程科技档案管理大致上可分为:收集整理、签审鉴定、归档以及查询利用等过程。

  收集整理工作是将收集集中起来的科技档案按其形成阶段、内容、形式,进行科学分类、系统编排,为实现科学管理打下基础;签审工作是各个阶段负责人对其科技产品应签字负责,以保证科技档案的可靠性和责任可追溯性;归档工作是将科技档案储存于档案管理部门,并以科学的管理手段和技术措施保护科技档案的完整和安全,维护库藏科技档案的序列,为最大限度地延长科技档案的自然寿命和保证科技档案的有效利用提供条件并实行监督;统计工作是通过对各类档案的统计和分析,掌握库藏科技档案的数量和质量,以及科技档案管理和利用工作的基本状况,既是保护科技档案并对其实行监督的基本手段,也为科学地管理科技档案提供数字依据;查询利用工作是通过创造的统计条件,以各种有效的方式将已归档或保存的科技档案信息提取出来,满足后续工作的需要。

  4、当前水利工程科技档案管理存在的主要问题

  水利工程由于门类繁多,阶段性强,建设期长,为档案管理工作带来了相当的难度和挑战。目前我国水利工程科技档案管理水平总体上还比较稳定,但也存在不少值得改进的地方,主要存在以下几方面的问题:

  4.1科技档案管理制度不够规范。目前,水利企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理制度不规范的问题,主要表现在:第一,档号不规范。第二,案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

  4.2档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前在水利行业,传统的手工检索占有很大比重。虽然部分档案管理部门在手工检索的途径上做了大量的工作,编制了多种形式的检索工具,但也出现了求“多”不求“精”的现象,既造成了资源利用不充分,也导致档案检索效率不高。

  4.3科技档案管理人员专业素质不高,管理意识不强,档案利用率普遍不高。目前,虽然各企业单位均设置了相应的档案管理部门,但管理人员文化程度和专业素质参差不齐,相当一部分还不能适应新时期开展档案工作的需要,特别是进入21世纪,具备相应的专业知识技能,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。此外,许多单位长期以来重“藏”轻“用”,对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏认识,造成档案信息资源开发不足,档案利用率不高。

  4.4对水利科技档案的保密性缺乏足够的重视。一般而言,水利工程科技档案均属于秘密文件,查询或利用均需通过相关手续。但从本人的工作实践看来,大部分水利单位在科技档案保密性方面缺乏足够的重视,制度不健全,责任落实不到位,在当今信息飞速发展的时代,水利科技信息安全面临严峻的挑战。

  5、加强水利工程科技档案管理的对策

  针对目前水利工程科技档案管理工作状况,为提高档案管理效率,实现科技档案的有效管理,实现资源的高效利用,需加强水利工程科技档案管理工作。可行的方法有:

  5.1加强宣传教育,提高水利部门对科技档案有效管理的认识。要充分认识档案管理工作对促进工程项目建设和企业发展的重要作用,切实增强做好企业档案管理工作的责任感和使命感,进一步明确档案工作是各部门义不容辞的责任和义务。

  5.2加强人才培养,提高科技档案管理人员综合素质。提高档案管理工作人员素质,是推动科技档案管理事业发展的关键。首先要把住人才引入口关,可适当引进一批有专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时,针对企业档案管理的特点和部分管理人员素质不高的情况,企业要积极选送档案人员参加档案专业知识培训,提高档案人员业务素质,同时要稳定档案专业队伍,从而加强企业档案管理工作。

  5.3规范档案管理机制,强化管理责任。建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的科学的档案管理体系,明确职能,将各个门类、不同载体的档案统一管理,使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

  5.4积极做好开发利用工作,为企业各项工作服务。如何利用好企业档案,开发企业档案信息资源,是企业档案管理的目的,也是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此,企业档案管理人员就要围绕企业的发展,采用高效的检索工具,并进一步开发新产品、新技术,变被动服务为主动服务。

  5.5引入计算机信息系统进行信息处理和资料管理,实现档案管理现代化。计算机技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择,以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略,已在全世界范围内推展;加强水利工程企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分,在企业发展过程中,以企业的档案工作为依托,成立市场信息服务中心,建立网上档案管理系统,不仅能够为企业提供咨询服务,克服企业管理的盲目性,而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。

  6、结论

  水利工程门类繁多,内容繁多,阶段性强,且周期较长。在整个过程中,资料档案是项目建设的依据,因而档案管理既重要也复杂。做好档案工作对工程项目的建设和企业的发展有很重要的作用。目前,水利企业在科技档案管理工作上存在一系列的问题,需要进一步提高科技档案管理的意识、提升管理人员的业务素质,规范管理制度,积极做好开发利用工作,逐步实现档案管理现代化。

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