疾控中心档案的规范化管理论文

  【摘要】疾病预防控制中心(以下简称疾控中心)的重要基础工作即档案管理工作,其规范化直接影响着疾控中心的工作效率及工作质量,其科学化程度是衡量疾控中心工作业绩的重要标准。本文笔者结合自身的工作经验,从疾控中心档案管理的重要性出发,提出了加强规范档案管理的具体措施,以此促进疾控事业稳定、有序发展。

  【关键词】疾控中心;档案管理;措施

  疾控中心档案一方面记载了疾病预防控制机构历史发展的过程与现状,为研究疾病预防控制发展提供重要参考资料,具有很高的保存利用价值;另一方面疾控中心档案是民生档案的重要组成部分,对增进人民群众身体健康、社会和谐稳定具有重要意义,可有效推动疾控事业的长远发展。

  一、疾控中心档案规范化管理的重要意义

  (一)档案规范化管理可以有效提高档案工作者以及领导干部的档案法律意识。通过对《档案法》学习、宣传和贯彻落实,大家意识到从法律的高度来认识和了解档案工作的性质和重要性,大大提高了档案意识,彻底纠正了以往档案工作无关紧要的错误观念。(二)档案规范化管理有利于档案室争取领导对档案工作的重视。实行档案的规范化管理,疾控中心领导将其纳入年度工作目标和议事日程,成立管理工作领导小组,并加大人力、财力和物力投入,为档案管理工作提供较好的硬件条件,利于档案工作的开展。(三)档案规范化管理可以确保档案的及时收集、安全统一保管及有效利用。实行档案的规范化管理,档案室进一步健全和完善档案工作制度、归档与不归档范围、保管期限及分类大纲,之前比较分散的资料得到及时收集、整理,以免散失、泄密,档案收集、保管、利用工作更加规范化、制度化[1]。(四)档案规范化管理有利于实现档案工作的科技化和信息化。档案室工作人员将档案录入计算机,运用档案管理专用软件实现电子公文归档,建立完善的档案信息数据库,通过网络平台可以多渠道、模糊查询,有效提高了档案的查全率及查询率,推动了档案的数字化建设,为实现信息资源共享奠定坚实的基础。(五)档案规范化管理可以增强疾控中心档案部门的服务功能。档案的规范化管理意义重大,但是目前,疾控中心的档案管理工作并不理想,普遍存在以下现象:管理工作不被重视,设备不齐全;制度不健全,档案材料不够完整;管理模式陈旧,管理人员业务素质及管理水平有待提高;信息利用程度低等。

  二、疾控中心档案管理工作的改进措施

  (一)建立健全疾控中心档案管理体系。1.建立综合档案资料管理机构,对档案实行集中统一管理。实现档案管理工作集中性、统一性有赖于综合档案资料管理机构的建立,此部门负责收集、保管、整理疾控中心各部门档案,同时设立相应监督部门,以监管指导检查综合档案资料管理机构的工作,执行国家、省的业务规范及法律法规。根据《档案法》、《全国疾病预防控制机构工作规范》中的相关规范及疾控中心的实际情况,制定科学合理的档案分类大纲、归档范围。2.高度重视,把档案管理工作列入领导的议事日程,纳入疾控中心目标。建议明确一位领导分管档案工作,协助解决档案设施设备不齐全、经费不足等问题,协调各科室收集整理资料,并按时向档案室移交,立卷归档原则落实到各部门工作中,档案工作纳入责任制来考核。3.加强业务培训,提高档案管理人员的业务素质及专业水平。组织档案管理人员参加省市档案业务人员培训班,提高管理能力及管理水平。另外,档案管理人员的职业操守对管理工作也至关重要,在提升专业技能的同时,要培养其恪尽职守、忠诚至上的职业精神,把档案的安全性和完整性放在工作的首位,敢于同违反《档案法》的行为作斗争。挑选职业道德高的人才担任重要的工作,确保档案管理工作有序进行。(二)加强疾控档案业务建设基础。1.将档案人员岗位责任制及其他制度严格落到实处,其他制度包括接收制度、整理制度、保管制度、统计制度、保密制度、借阅制度、鉴定制度、销毁制度等[2]。对疾控中心档案按照二、三级类目进行分级,对各级类目进行具体分类,并明确档案归档的内容及保管期限。通过制度的确立与推行,档案工作人员在立卷归档时可有所依据,避免盲目性。2.档案力求准确、完整、系统,案卷质量符合国家标准。档案工作的每个环节都应保证质量,文件材料的归档率与完整率力达高标准,部门主管负责人签署归档意见后再移交档案室,以此保证档案管理整个工作的质量。档案管理部门要做到积极监督与指导,对不同科室行文或办文情况等做到了如指掌,严格把关立卷质量,方便日后档案的移交。3.档案管理中积极运用现代科学手段。现代科学技术不断进度,广泛应用于各大行业,档案管理也应与时俱进,将陈旧的手工管理转变成电子信息化,储存方式由纸质载体转化成电子载体,这样不仅避免了资料的年久丢失,利于永久保存,还有利于档案信息的便捷利用与开发。档案信息化程度影响着管理工作效率的高低,档案室应配备计算机,选用符合本单位的档案管理软件来管理档案,积极推行档案的检索、统计与数据对比分析。4.开展好疾控档案的服务工作,方便大众查阅。传统的疾控中心档案管理工作存在被动性,信息利用率低,基于公共卫生环境的多变性,将传统的被动服务转化成主动服务,对大规模的传染病资料及预防办法可向社会公开,设立便民服务窗口,使死档案变成活信息,服务大众。

  档案的规范化、科学化管理不仅是对档案管理事业,同时对经济社会的发展也具有重要意义,随着我国经济制度和科学技术的不断发展进步,作为档案管理人员,我们需要有勇气转变陈旧的工作方式及工作理念,不断大胆探索和尝试新的档案管理办法,找到最适合现代社会发展的档案管理模式,发挥档案管理的重要意义,从而促进疾控事业的科学、稳定、有序发展。

  参考文献:

  [1]曹思静.新时期的疾病预防控制中心档案管理工作[J].城建档案,2015,06:53-54.

  [2]徐少琼.浅谈疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].世界最新医学信息文摘,2015,04:183.

相关推荐