电力企业建设项目工程档案管理论文

  一、电力企业建设项目工程档案管理的重要性

  在现代电力企业施工过程中,工程档案管理已经成为企业的重要课题,工程档案管理对企业的发展起到决定性作用,其管理质量制约了施工结果的好坏。众所周知,电力企业施工具有工程内容繁琐、工期相对较长、投入资金多以及工程项目巨大等特点。具体施工过程还涉及到多个部门之间的交流沟通,所以我们在这个过程中,必须确保工程档案的完整性。电力企业建设项目档案管理是工程本身的实际需求,也是保障电力企业可以长期发展的重要条件。

  二、电力工程档案管理发展状况分析

  (一)工程档案管理缺乏一定的统筹规划及综合安排

  从一份调查报告中可以看出,当前电力企业施工工程档案管理工作的投入产出比2005-2010年期间平均保持了1:11.3的比例,综合来看,基本情况比较客观。但根据另外的调查显示,目前电力企业施工工程档案管理工作有65%的企业是在项目实施过半后开始进行的,有21%的企业是在工程结束后才开始进行档案收集和整理工作,提前开展施工工程档案管理的企业不足13%。当前,电力企业施工工程档案管理缺乏一定的统筹规划,影响到工程档案管理工作的顺利进行。

  (二)企业管理者对企业施工工程档案管理认识不足

  企业管理者认为施工工程档案管理仅仅是一项辅助性工作,没有必要投入太多的人力物力,造成一些不必要的浪费。因此,企业管理者对企业施工工程档案管理不够重视,使相关管理规划制度缺乏实施力度,导致工程档案管理发展停滞不前。

  (三)施工工程档案管理缺乏信息化建设

  当前电力企业施工工程档案管理缺乏相应的信息化建设,很难让施工工程进度与低成本方式保持同步进行,大大削弱了施工工程的反馈机制。据调查结果显示,2009~2010年期间我国电子商务网络技术信息化建设的比率和国外同行业平均值68%的比例相比存在很大差距,还造成了档案管理的同步要以更高成本作代价,非常不利于当前电力企业施工工程档案管理的发展。

  三、实现电力工程档案有效管理的策略

  (一)加强统一认识与宣传意识

  首先要加强企业管理者对施工工程档案管理的认识,要求上至领导下至员工都能认识其重要性,加强对档案管理的宣传力度。

  (二)建立完善的档案管理制度

  由于项目档案管理工作内容比较复杂,工作量较大,企业为了方便管理必须把项目档案管理工作纳入到统一管理中来,建立相对完善的档案管理制度,增强管理依据性、规范性及权威性,对工程文件进行编制归档。按照国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》以及本企业《项目档案归档管理制度》等文执行,做到有迹可循,充分发挥档案管理的最大作用。

  (三)将工程档案管理纳入合同

  合同扮演着决定性作用的角色,它是强有力的法律依据,企业应该将工程档案管理纳入到合同中,为工程档案管理争取主动权,加强项目工程档案归档的完整性及准确性。

  (四)注意档案安全管理工作的实施

  工程档案安全管理是工程档案管理工作的重要组成部分。企业必须加强档案安全管理,将安全工作落到实处,充分保障建设项目工程档案的建设,制定相关规章制度,以防资料丢失,保证资料完好无损。此外,设置档案查阅权限,为知识产权的机密性进行保障。

  (五)实施档案管理一体化,加强档案管理

  由于企业档案管理工作的开展通常会涉及到多个部门,确保所有参建单位档案的完整性,加强档案管理一体化,确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案,电子档案便于查阅,具有方便、快捷的特点,不过电子档案涉及到企业内部信息等重要资料,一旦丢失便很难找回。因此,档案管理人员必须将档案的归档、保存工作做好,实现企业档案的安全管理。

  (六)做好相关的统筹规划和安排

  企业在施工前就应该对档案管理工作做好相关统筹规划及安排,确保工程施工过程中的参与力度,对相关档案信息的收集、整理做出统一安排,对参与工程全过程的档案资料信息的准确性进行确保。

  (七)加大对档案信息化建设的力度

  企业必须加大对档案信息化建设的力度,用低成本方式来实现档案管理工作与工程实施的同步运行,将网络信息技术完美融合到企业档案管理中,促进我国电力企业施工工程档案管理工作的发展。

  (八)提高档案管理人员的素质水平,加强相关培训

  随着我国经济结构的改变,企业的档案管理工作越来越趋于科技化管理模式,管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。企业必须加强对相关人员的系统培训,他们必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的政治倾向。同时还必须加强与技术部门的沟通,了解施工的每一个流程,随时根据施工进度来调整工作流程。电力企业档案管理人员是企业档案管理工作的重要组成部分,他们必须不断提高自身素质水平,努力顺应时代的发展,这样才能真正达到企业工程施工项目的目的。电力企业施工工程档案管理对电力企业来说至关重要,但由于电力企业在施工过程中通常会涉及到很多因素,如:施工时间过长、参建单位过多等问题。从而很容易导致档案丢失或破损,对施工进度有很大影响。因此,企业在施工过程中必须将重点放在档案管理工作上,加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将工程档案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排,并加大对档案信息化建设的力度,从而提高企业档案管理工作的效率。

相关推荐