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会议文书

会议文书是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用,用以规范行为、具有普遍约束力的文件。包括开会通知、会议议程、会议记录和会议纪要。有时候连同开会通知发出的,还有参加者回条;而比较大型或正规的会议,还会有与会者提案。

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会议文书

1 简介

会议文书是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用,用以规范行为、具有普遍约束力的文件。

典型的会议文书,包括开会通知、会议议程、会议记录和会议纪要。有时候连同开会通知发出的,还有参加者回条;而比较大型或正规的会议,还会有与会者提案。

顾名思义,「开会通知」用来通知某些会议的参加者关於会议的召开日期、时间、地点,以及需要阅览和携带的文件,通常由主席或者秘书发出。如果是比较大型的会议,还需要列明与会者报到的时间和地点、联络人姓名和联络方法、交通安排等。「会议程序」也可以称为「议事日程」,简称「议程」,用来列明某次会议将要讨论的事项和程序,以便参加者可以事先阅览有关的文件,作好开会准备;「会议记录」则用来记录会议的过程。视乎个别情况,有些机关团体会再根据会议记录,整理归纳出比较重要的内容,写成「会议纪要」,供有关人士阅览。会议纪要也可以用来反映某些会议的主要概况和精神。至於「提案」,是会议成员就个别议题提出的议案,交大会讨论之用。

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2 写作注意事项

(1) 开会通告

开会通告的写作跟一般通告相同,必须清楚列明会议的名称,召开的日期、时间、地点。具体的写作要求可参考有关通告的章节。

(2) 议程

议程通常跟会议通告一同发出,一般都用点列方式书写,把某次会议将要讨论的事项一一胪列出来就可以。议程所包括的项目,跟会议记录所包括的项目应该是一致的。常见的项目有:会议名称和次数、开会日期和时间地点、通过上次会议记录、跟进事项(也有人称为前议事项)、报告事项、讨论事项、其他事项、发文者签署、发文日期等几项。如果连同议程一起发送的,还有其他文件,也必须在议程上注明。

一般而言,议程的语言应该简炼扼要,用的主要是代表事项的名词短语或动宾短语,如:通过上次会议记录、会务报告、讨论事项、增加下年度学生会费事宜、联校辩论比赛等。

(3) 提案

「提案」又称为「议案」,是用书面形式表达的动议。参与会议的成员理论上都可以就会议的讨论内容提交动议,供会议讨论。有些比较严谨有规模的会议,要求与会者在召开会议前就必须把提案准备好,并获得一定数量的和议者,才能够提交会议讨论。也有些会议接纳与会者在会议展开过程中提交临时动议。一般来说,提案都包括六部分:

标题

案由—说明提案所涉及的内容或者事项;

理由—解释提出动议的理由;

办法—是提案的主体部分,必须就提案所牵涉的问题,提出具体的建议或解决的办法;

提案人及和议人签署

日期

(4) 会议记录

一般会议记录包括两大部分。第一部分是关於会议的组织情况,包括会议的名称、召开次数,召开日期、时间、地点,主席、秘书和其他出席者姓名;如果出席者有不同的身分,或者来自不同团体,并以特定身分参加会议,就应该在名字后面用括号注明其身分、职衔和所属团体。如果有人缺席或者列席,也要写清楚,而缺席者姓名旁边,可以注明是否已请假。一般会议规模不会太大,可以把出席者和缺席者的名字一一写上,但是如果遇上大规模的会议,参加人数众多,则可以只写出席和缺席人数,不必详列姓名;必要时可以请出席者在另外的纸张或本子上签到,以便查核。

第二部分是会议记录的主体,包括会议上各人发言的内容、会议的讨论过程和议决的事项,有时候还会包括选举的结果等。根据会议的性质和规模,会议记录分详写和略写两种。简略的会议记录一般不记录讨论的过程,不记录个人的发言内容或意见,只摘要记录会议讨论的重点、议决事项和决定。详细的会议记录则会记下所有发言者的讲话内容、讨论过程,以及大会对有关问题的议决。不过,即便是详写,也不是巨细无遗,有言必录的。除非发言者事先准备了发言稿,否则在会议上发表意见,人们总是边想边说,难免会出现重复、残缺、欠条理等毛病。

记录者在把口语变成书面语的时候,必须一边听,一边筛选;重复的、不重要的信息可以省略,只摘取其讲话的要点记下;只有在遇上讨论的话题比较复杂,过程中出现不同意见,甚或有所争论的时候,才需要记录得比较详细。但不论怎样,记录一定要真实、准确、清晰、有条理,不能对发言者的意见随便增删改动,以免歪曲其原意。如果秘书当时不能准确地归纳出发言者的意见,可以当场澄清、考虑直接引用其话语、或者於事后把整理好的会议记录交有关人士过目、订正,再在下一次会议上通过。

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