试析企业会计电算化管理中的内部控制论文

  一、企业会计电算化内部控制中出现的问题

  1.内部会计档案管理混乱

  对于企业而言,会计信息能够为企业生产经营方案的制订提供有效的依据,只有进行科学高效的会计档案管理,才能保证会计工作的正常进行,才能实现对企业不同时期的财务情况的比较,及时发现各种运行中的偏差。但是有调查显示,很多企业在推行会计电算化初期时缺乏系统的控制管理体系,并且企业认为采用电算化的形式有丢失会计资料的风险。手工与计算机并行的会计电算化降低了会计核算的效率,给档案管理带来了更多困难,也极易造成内部会计档案管理混乱的情况出现。

  2.会计核算的各模块之间缺乏联系

  在进行最终的会计核算时,需要对总账'、固定资产、工资等各个财务模块进行核算工作,通过各个模块之间的联系,能够实现企业的自主査询和转账等,提高工作效率,促进企业发展。但由于软件的功能缺陷,导致核算工作的各个模块之间的联系出现问题,数据不能顺利进行传递,从而阻碍会计电算化的发展。除此之外,由于会计电算化软件的这种缺点’还会导致子系统直接建立在基础数据上的现象出现,加大工作人员的工作量,造成工作负担。在此过程中,一旦由于人为原因而导致计算机运行出错,将会给企业带来很大损失。

  3.会计电算化软件的部分功能不符合内部控制要求

  在电算化系统的建立过程中会计电算化软件可能会有一些赘余的功能,虽然一般不会对整个系统造成影响,但是一旦操作出现问题或者程序受到篡改就会造成系统的失效,丢失系统数据,给工作人员造成误导,并且还会给不法分子带来可乘之机’造成企业损失。且由于企业对自己经济效益的重视,为防止盗版在系统的设计过程中往往忽视用户数据的安全性,或者加密设置不够完善,而导致在内部控制的过程中出现问题。

  4.会计电算化人员的综合素质不高

  随着经济的不断发展和科学技术水平的不断提高,计算机更新的速度也在不断加快,这导致会计电算化系统不断更新,给相关工作人员带来较高的技术要求。现有的企业会计电算化工作人员必须不断进行学习,跟上时代发展,才能实现对电算化系统的良好应用,并进一步实现电算化系统的开发,促进企业发展。然而,在很多企业中,由于各种原因,并不能实现这一点’造成企业对会计电算化内部控制工作难以贯彻实施,给企业发展带来阻碍。同时由于一些工作人员的职业道德水平不高,还会造成违法行为的出现,这更加需要企业加强内部控制。

  二、加强企业会计电算化内部控制的相关对策

  1.建立完善的会计电算化操作制度

  通过对问题的分析可以知道,在会计电算化系统实行的过程中,必须注重操作的规范性,因此必须建立相应的制度。操作制度建立的前提是会计电算化工作人员必须对相关操作内容有着全面的学习、认知和了解,并严格按照操作内容进行操作,在严格系统软件密码管理的同时,保证密码的安全性,定期更换密码。除此之外,在对系统进行操作的过程中,禁止违规操作和越权操作的出现’加强计算机使用的管理,禁止操作人员在开机状态下离开操作岗位,造成损失。另外,在对计算机进行维修操作时,要保证对维修人员进的工作进行监督,切不可大意而造成损失。同时还要保证维修人员的证件齐全,维修工作必须要通过相关部门的审批。建立相关的操作记录制度,对操作人员、操作时间、计算机故障和维修进行记录,明确细节’保证系统安全。

  2.完善计算机管理制度

  在会计电算化工作进行时,必须保证计算机的正常运行,因此计算机的管理也是内部控制工作的重点。首先,要对计算机等设备进行定期的维修和保养,保证机房的干净整洁,排除安全隐患。其次,要对会计相关数据做好备份工作,防止由于计算机的故障或者操作失误而造成数据丟失,同时有效防止非法删除或修改计算机内容的操作而造成的会计数据的失真。在对磁盘等介质所存放的会计数据进行处理时更要注意备份工作的实行,并且应当将备份好的数据载体放在安全的地方,避免失窃造成的数据丢失。再次,要注意计算机在维修和进行软件更新时一定要通过相关部门的审批’并且做好相关记录,以保证系统安全。最后,为保证计算机软件及硬件的正常工作,要进行相应的故障排除工作,采取相应的管理措施,保证数据的完整性。

  3.完善档案保存制度

  在企业进行会计电算化的过程中,档案的妥善保存至关重要,企业内部对于所有的会计电算化的档案要进行分类,按照档案的重要性确定保密的级别,不同的人事级别对应不同的査阅权限。在需要借阅会计档案的时候,要严格审查借阅人的身份,确保借阅人具有相应的资格获取档案。

  4.慎重选择会计电算化软件

  在计算机技术水平不断发展的今天,会计电算化不断推行,会计电算化软件的好坏直接影响着企业会计核算工作的好坏。因此在进行会计电算化软件的选择时,必须慎重。由于会计电算化软件直接关系到会计电算化系统的内部控制工作,因此,在选择会计电算化软件的时候要从实用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出发,对各种软件进行全面了解’通过企业的实际情况,选择适合企业财务管理的会计电算化软件。

  5.提高企业会计电算化工作人员的整体素质

  (1)做好考核机制

  通过考核机制的建立和执行,严格把关笔试和面试,保证弓I进人才的技术水平,为日后的会计电算化工作的良好进行打下基础。同时对会计电算化工作人员还要进行定期的考核,考核工作人员对于会计电算化相关技术知识的掌握和了解的程度,确保工作人员知法守法。

  (2)进行定期培训

  企业在对自己的员工进行定期培训时,应当保证对专业知识和专业技能的培训,可以通过与大型企业的交流和合作,进行人才的洽谈工作,提高工作人员的技术水平。同时,还要对企业的员工的职业道德进行培训,通过对法律法规的宣传,确保电算化工作的合法、合理、准确实施,避免违法违规现象的出现,提高工作人员的整体素质。

  6.数据安全控制

  对系统进行加防处理,防止操作失误对数据造成破坏,并防止人为破坏数据;防止病毒人侵,防止无关人员随意进人;设置进入口令,子系统中也要设置相应的口令,防止非法访问和非法操作;采用日志的形式,对人员实行的系统操作进行记录和管理,日志中记录的项目包括查询数据的时间和查询的方式等。这样做的目的是当系统出现问题时,便于解决;对软件的数据结构形式、文档资料、源程序清单和程序说明书进行加密管理。

  三、结束语

  随着社会的不断发展,经济水平的不断提高和市场经济的不断推行,企业必须提高自己的市场竞争力来保证企业的良好发展。因此,必须加大对电算化水平的内部控制力度,实现会计电算化的不断推行和发展。通过相关制度的建立,提高工作人员的整体素质,促进企业的不断发展。

相关推荐