简论新形势下供电企业人事档案动态管理

硕士毕业论文 时间:2018-04-05 我要投稿

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  论文摘要:紧密结合供电企业人事档案管理现状,从人事档案管理存在的问题出发,阐述了人事档案动态管理的重要性,并从人力资源管理角度出发全方位分析了人事档案动态管理的要素和流程,希望能为相关领域指引新的方向。

  论文关键词:供电企业;人事档案;动态管理

  人事档案关系职工的切身利益,供电企业作为世界五百强的国企也不例外。随着社会的发展和技术的进步,特别是我国社会主义市场体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入,旧的规章制度条例无法解决新出现的问题,传统的管理方式不能适应新形势发展的需要,人事档案的管理出现了一些混乱状况,在不同程度上存在着许多问题,亟待加以解决。随着人力资源集约化管理的要求,供电企业加强了人力资源管控系统和ERP系统的建设,传统的人事档案管理工作跟现代企业管理有一定脱节,尤其是在动态管理方面,建立现代企业人事档案的管理模式势在必行。

  一、传统人事档案管理存在的问题

  1.人事档案的分类变化

  供电企业现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期,管理模式基本上是沿袭旧体制,但又有突破旧体制的趋势。现人事档案管理依照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行,人事档案分为干部人事档案和职工人事档案两类管理,沿袭的是身份管理。现状是供电企业已从身份管理改为岗位管理,即管理岗位和非管理岗位。国家也没有针对企业出台完善的人事档案管理办法,现有的管理模式显然已经不适应现在的形势,存在脱节现象。

  2.人事档案材料尺寸标准变化

  《干部人事档案管理办法》及相关标准规定,人事档案材料大尺寸都采用十六开的规格。随着社会的进步,公文的尺寸都有了很大的改变,一般的文件、申报材料等都改用了A4的尺寸。如供电企业现有职称评审表、劳动合同书、原始学历材料等。人事档案管理办法却没有进行相应的修订,造成材料处理上很多不必要的麻烦。既损坏了材料的原始完整性,又大大增加了人事档案整理的工作量。

  3.人事档案材料审核标准变化

  传统的人事档案审核标准鉴于多年没有调整,有些标准已经跟不上新的时代要求。如后续函授教育方面,现大多数学校报名均采用网络报名的方式,在学籍档案材料中不存放考生报名登记表,同以往的人工报名方式有较大区别。随着学习形式的多样化,学籍材料也随之有了变化,如网络教育、自学考试等,而一味的套用原有的人事档案审核标准显然已经不能适应要求。

  4.纸质人事档案同电子档案信息不匹配

  随着科技的进步,供电企业现在各项管理均利用计算机手段管理复杂的工作,人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统,系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题,如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位、ERP系统有信息而人事档案纸质材料短缺等现象,动态管理工作水平有待于进一步提高。

  5.员工对人事档案认识程度变化

  1998年以前,供电企业员工的离退休管理由电力系统办理,从实际工作情况出发可以认定员工的某些事实情况,一定程度上较为忽略员工人事档案的完整性。自从供电企业纳入社会养老保险统筹之后,离退休人员的审批由地方养老保险中心办理,所有的信息要依据人事档案进行确认。人事档案的规范与否直接影响到员工养老金的待遇高低,其重要性越来越凸显。虽然近年来员工对人事档案的重视程度有了较大的提高,但有很多员工依旧没有摆脱以往的观念,认为人事档案没有什么用处,抱着侥幸的态度,心存靠企业吃企业的思想,没有真正认识到人事档案的重要性。

  二、加强人事档案动态管理的措施

  1.改变人事档案的分类管理

  结合供电企业管理现状,在国家规范的职工人事档案标准没有出台以前,笔者认为可以有两种分类办法。一是供电企业可以将科级干部人事档案按照中组部颁发的《干部人事档案管理办法》规范,归为领导干部(科级及以上)类、一般员工类。二是分为三类,即领导干部类、一般管理岗位类、非管理岗位类。领导干部人事档案管理严格遵守《干部人事档案管理办法》执行,其他人员人事档案管理参照执行。

  2.规范人事档案入档材料的尺寸

  从最大程度上保存人事档案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事档案材料等因素出发,笔者建议人事档案材料的处理可以分为两种情况处理:按照旧标准已经整理和规范的人事档案可以按照以往的尺寸要求(十六开)进行处理材料,新建人事档案可以按照A4尺寸进行整理和规范。

  3.加强纸质档案同信息系统电子档案同步管理

  供电企业目前人资管理一般采用人力资源管控系统和ERP系统,两个系统均采集了人员的基础信息,要做到纸质档案同电子档案同步管理,必须从完善人力资源制度和流程管理出发,处理好人事档案管理各个环节的关系,加强过程管理。

  (1)完善制度建设和流程管理。供电企业人力资源管理一般分为干部管理、职称管理、合同管理、人事档案管理、薪酬管理、统计管理等多个岗位,人资管控系统和ERP系统的基础信息基本涉及全部岗位。纸质档案和电子信息要做到完全一致,必须建立完善的制度和流程,明确各个环节各个岗位的职责。人事档案管理岗位同其余每个岗位都联系紧密不可分割,从中起到纽带的作用,否则实现纸质档案和电子档案同步动态管理将会成为空谈。如干部管理岗位在干部调整后要及时维护信息,规定在一定时间内必须将相应的干部任命审批表及考察报告等材料递交人事档案管理岗位。职称管理岗位在职称评审结束后要及时维护信息,同时将相应的职称评审材料递交人事档案管理岗位。劳动合同管理岗位在劳动合同签订后要及时维护信息,同时将相应的劳动合同书递交人事档案管理岗位等。

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