公文写作的基础知识

学习方法 时间:2017-06-19 我要投稿

  公文写作有哪些基础知识?该怎么写好一篇公文呢?小编为大家整理收集了公文写作基础知识的相关内容,一起来看看吧!

公文写作的基础知识

  公文写作基础知识:

  通报等公文,叫普发公文,凡下属机关都是受文机关,也就是发文的主送机关;

  下级机关向上级机关报告或请示的公文,一般只写一个主送机关,如需同时报送另一机关,可彩抄报形式。

  主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

  三、正文。

  这是公文的主体,是叙述公文具体内容的,为公文最重要的部分。

  正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。

  请示问题应当一文一事,不要一文数事。

  四、发文机关。

  写在正文的下面偏右处,又称落款。

  发文机关一般要写全称。

  也可盖印,不写发文机关。

  机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证。

  五、发文日期。

  公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效。

  发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。

  发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时间发生困难。

  发文日期一般以领导人签发的日期为准。

  六、主题词。

  一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方,

  如“人事 任免 通知”,“财务 管理 规定”等,词组之间不使用标点符号,用醒目的黑体字标出,以便分类归档。

  七、抄报、抄送单位,是指需要了解此公文内容的有关单位。

  送往单位是上级机关列为抄报,是平级或下级机关列为抄送。

  抄报、抄送单位名称列于文尾,即公文末页下端。

  为了整齐美观,文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间,一般均用上下两条线隔开,主题词印在第一条线上,文件份数印在第二条线下。

  八、文件版头。

  正式公文一般都有版头,标明是哪个机关的公文。

  版头以大红套字印上“××××××(机关)文件”,下面加一条红线(党的机关在红线中加一五角星)衬托。

  九、公文编号。

  一般包括机关代字、年号、顺序号。

  如:“国发[1997]5号”,代表的是国务院一九九七年第五号发文。

  “国发”是国务院的代字,“[1997]”是年号,(年号要使用方括号“[ ]”),“5号”是发文顺序号。

  几个机关联合发文的,只注明主办机关的发文编号。

  编号的位置:凡有文件版头的,放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的,放在标题下的右侧方。

  编号的作用:在于统计发文数量,便于公文的管理和查找;在引用公文时,可以作为公文的代号使用。

  十、签发人。

  许多文件尤其是请示或报告,需要印有签发人名,以示对所发文件负责。

  签发人应排在文头部分,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小。

  一般格式为“签发人:×××”。

  十一、机密等级。

  机密公文应根据机密程度划分机密等级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。

  机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定,并据此确定其送递方式,以保证机密的安全。

  密级的位置:通常放在公文标题的左上方醒目处。

  机密公文还要按份数编上号码,印在文件版头的左上方,以便查对、清退。

  十二、紧急程度。

  这是对公文送达和输时限的要求,分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。

  标明紧急程度是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急工作问题的及时处理。

  紧急程度的标明,通常也是放在标题左上方的明显处。

  十三、阅读范围,根据工作需要和机密程度,有些公文还要明确其发送和阅读范围,通常写在发文日期之下,抄报抄送单位之上偏左的地方,并加上括号。

  如:“(此件发至县团级)”。

  行政性、事务性的非机密性公文,下级机关对上级机关的行文,都不需特别规定阅读范围。

  十四、附件。

  这是指附属于正文的文字材料,它也是某些公文的重要组成部分。

  附件不是每份公文都有,它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。

  公文如有附件,应当在正文之后 、发文机关之前,注明附件的名称和件数,不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。

  十五、其他。

  公文文字一般从左至可横写、横排。

  拟写、誊写公文,一律用钢笔或毛笔,严禁使用圆珠笔和铅笔,也不要复写。

  公文纸一般用16开,在左侧装订。

  公文的行文关系

  行文的关系,指的是发文机关与收文机关之间的关系。

  注意:

  一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

  二、行文常规:平行或不相隶属的机关之间,应当使用平行文(如函、通知等),不能使用上行文(如请示、报告等),更不能使用下行文(如命令、指示、决定等)。

  三、要分清主送机关和抄送机关。

  向上级的请示,不要同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文,可以抄送直接上级机关。

  受双重领导的单位向上级机关的请示,应当根据内容写明主送机关和抄报机关,由主送机关负责答复所请求的问题;上级机关向受双重领导的单位行文时,应当抄送另一个上级机关。

  四、要注意党政不分的现象。

  党务和政务事宜要分别行文,凡属政府方面的工作,应以政府名义行文;凡属党委方面的工作,应以党委名义行文。

  公文写作的基本要求

  不同种类的公文,有着不同的具体要求和写作方法,但是,不论哪一种类的公文,都必须做到以下同点:

  一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

  二、要符合客观实际,符合工作规律。

  三、公文的撰写和修改必须及时、迅速,反对拖拉、积压。

  四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。

  注意几点:(一)条理要清楚。

  公文内容要有主有次,有纲有目,层次分明,中心突出,一目了然。

  (二)文字要精炼,篇幅要简短。

  (三)遣词用句要准确。

  公文要讲究提法、分寸,措词用语要准确地反映客观实际,做到文如其事,恰如其分。

  (四)论理要合符逻辑。

  公文的观点要明确,概念要准确,切忌模棱两可,含糊其词,产生岐义,耽误工作。

  (五)造句要合符文法,通俗易懂,并注意修辞。

  不要随便生造一些难解其意的缩略语,对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。

  (六)正确使用标点符号。

  (七)正确使用顺序号[ 一、(一)、1、(1)]。

  五、要符合保密制度的要求。

  公文的种类

  公文的种类简称文种。

  一九八一年二月,国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种,即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。

  这些文种近视眼行文关系、文件去向,可分为上行文、平行文、下行文:

  上行文──下级机关向所属上级机关的发文,如请求、报告。

  平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文,如通知、函。

  下行文──上级机关对所属下级机关的发文,如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

  延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

  请示和报告

  一、请示。

  请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

  请示与报告的区别:请示是要求上级机关给予答复的文件,而报告则是不要求答复的文件。

  (一)什么事情应该请示?

  一般而言,凡向上级请示的问题,应属于以下几种情况:

  1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

  2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解,有待上级单位明确答复才能办理的事项。

  3、工作中发生了新情况,而无章可循,有等上级明确指示才能办理的事项。

  4、因情况特殊难以执行现行规定,有待上级重新指示才能办理的事项。

  5、因意见分岐,无法统一,难于工作,有待上级裁决才能办理的事项。

  6、有章可循,有法可依,可以开展工作,但因事由重大,为防止工作中失误,需请示上级审核的事项。

  7、按上级明文规定,完成一个任务,需报请上级审核的有关事项。

  (二)撰写请示需掌握的三个要领:

  1、详细、准确地写明请示事由。

  不仅应在标题上写清,还要在在正文里写明请示什么问题,为什么要向上级请求。

  请示事项要专题专文,以便上级及时答复。

  2、明确提出本单位对解决这一问题的意见,供上级参考。

  意见要写得有理有据,必要时可引证有关的现行政策、规定条文。

  如本单位意见分岐,要分别陈述不同意见的内容,并加以分析比较,还可提出倾向性的意见,供上级权衡、批复。

  3、具体提出对上级的要求。

  包括希望按某个最佳方案批示;由于时间限制,或事态严重,希望上级尽快答复,甚至务请在什么时限内答复;提请上级批复时需要注意或强调的问题,

  否则可能引起什么不良后果;在上级正式批复前,建议上级同意暂先按什么原则进行工作;等等。

  向上级提出上述要求的目的,是为了得到上级及时、准确的批复,但行文中切勿使用要挟的言辞。

  二、报告。

  报告是陈述性文件。

  它的种类很多,按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告;按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

  为了陈述清楚,报告的拟写方式一般可分为四个部分:一、情况;二、经验;三、问题;四、今后意见。

  如果属于自我批评、工作反省的专题报告,也可分为四个部分:一、情况;二、原因;三、责任;四、处理情况和意见。

  通知

  通知是一种使用范围较广的文体。

  凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜,都可以用通知。

  但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

  通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。

  这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。

  一、一般性通知。

  在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时,如:庆祝某个节日,成立、调整、合并、撤销某个机构,启用印章,更正文件差错,请下级机关报送有关材料等,都可使用这种通知。

  这种通知,要交待清楚所通知的事项,如何办理,有什么要求等。

  二、会议通知。

  上级机关要召开比较重要的会议时,一般都要提前通知所属有关单位,这就是会议通知。

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