公文写作培训

时间：2025-05-19 17:06:10 银凤学习方法我要投稿

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公文写作培训

　　公文写作较之于一般文章的写作，从选材立意、结构安排、语言表述到写作文风、行文格式以及时间和数字用法等都有其特殊要求，应遵循特定的规范。写作者应了解公文写作的一般知识，熟悉其行文格式，把握写作要领及规律，练好基本功。

公文写作培训

　　公文写作培训

　　重点应把握如下六个方面：

　　一、领会意图

　　公文写作是遵“令”而作，也就是要根据领导和机关的意图行文。

　　因而，写作公文首要的是要准确了解、把握领导和机关交拟文稿的意图，明确行文的目的、要求、中心内容以及发送和阅读对象等，即明了为什么写、写给谁、写什么、使用什么文种等。

　　只有意图明确，才能确立正确的写作思路、采取正确的写作方法，写出的公文才能对路。

　　在把握行文意图及相关要求的基础上，还要有针对性地熟悉和了解有关政策法规，明确与写作内容有关的工作指导方针和政策界限等，作为行文的指导;同时，收集有关资料，对起草文稿相关的问题进行必要的了解和调查，也就是要充分占有材料、分析研究问题，提出可供选择的措施和意见等，即提炼观点。

　　总之，领会意图的过程，也是确立写作思路的过程，它是公文写作的基础和首要环节。

　　二、准确立意

　　公文“立意”，一是要正确。

　　这是由公文具有权威性和约束作用所要求的。

　　只有立意正确，才能写出符合党和国家路线、方针、政策，准确体现行文意图的公文，写出的公文才对工作有指导作用，从而发挥其应有的效用。

　　二是要清晰。

　　公文无论是提出问题、解决问题，还是表明观点、提出要求，都应表述明确。

　　只有立意清晰，写作思路才清楚，表述才充分达意，公文才具有适用性。

　　三是要集中。

　　立意集中，要求一篇公文一般只突出表达某一基本思想，沟通某一主要情况，提出和解决某一主要问题，也就是说要紧紧围绕中心、突出中心，以此统帅全文。

　　四是要有新意。

　　根据新的形势、任务和时代特点，提出新观点、新思路，拿出新的措施和办法，以增强公文的感召力、针对性和指导性。

　　三、准确拟题

　　一个完整的公文标题，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。

　　拟定一个好的标题，一是公文的事由要精确达意，准确体现公文的基本内容。

　　二是要根据公文内容准确选用文种，对号入座，达到内容、形式和文种的统一。

　　三是文字要力求精练。

　　公文标题要简短通顺，一般的标题应提倡写一句话，用几个字、十几个字高度概括。

　　精练文字，除了在事由部分尽量压缩外，遇到内容较多、情节繁杂的公文，可用“有关问题”“若干问题”一类的词语来概括。

　　四是要精明文义。

　　公文的标题要开门见山，精明醒目，在标题的含义上要精明扼要，突出重点，高度概括;在逻辑关系上要做到概念准确，立意新颖，观点和材料相统一;在用语上要合乎语法要求，用词准确。

　　四、精于谋篇

　　公文谋篇主要应从三个方面下功夫：一是正确反映公务活动的发展规律和内在联系。

　　公务活动与其他社会活动一样，有其自身的发展过程和内在联系。

　　尽管公文的篇章结构可以有不同的变化，但总是以反映公务活动发展规律和内在联系为依据的。

　　二是公文谋篇要为更好地表达立意服务。

　　谋篇的根本目的在于更好地表达立意。

　　谋篇是形式，立意是内容，形式要为内容服务。

　　因此，公文谋篇必须适应立意所包含的内容的需要，寻求好的表达形式，怎样有利于表达好立意，就怎样谋篇。

　　三是谋篇应适合不同种类公文的写作要求。

　　各种公文的篇章结构尽管有所不同，但同一种公文大体上有比较固定的写法。

　　这就要求写作者应较全面地熟悉和掌握各种公文的写作知识，在谋篇上尽可能符合不同公文的一般逻辑思维要求及其在结构安排上的约定俗成的表现形式。

　　五、文风鲜明

　　公文写作文风的基本特征，主要体现在准确性、鲜明性、生动性三个方面。

　　准确性是对公文写作文风的首要的、基本的要求。

　　公文写作力求准确，要求写出的公文情况真实、观点正确、合乎逻辑、表述精确以及标点符号使用、引文表述等准确规范。

　　鲜明性是体现公文质量与水平的重要标志。

　　一是观点要鲜明。

　　主张什么、赞成什么、提倡什么、反对什么、要求什么、注意什么等，都要旗帜鲜明、毫不含糊。

　　二是写法要鲜明。

　　做到行文立意鲜明，高度体现行文意图;观点鲜明，合乎逻辑，论证充分，论点、论据、论证融为一体;谋篇布局重点突出，层次安排清楚，首尾照应，过渡段、过渡语使用得当，背景交代清楚等。

　　生动性在于增强公文的可读性，提高宣传效果。

　　通常请示、批复、告知类公文要注意明确、简洁;法规、办法、章程类公文力求严谨、周密;而报告、讲话稿等则可辅以使用号召性、鼓动性等语言。

　　六、表述规范

　　公文除在语言表述上要求体现准确性、生动性、鲜明性外，在公文中的名称、数字、时间表述以及公文中的省略、标点符号的使用上，也应遵循其特定的规范要求。

　　——公文中的名称表述。

　　其一般要求是：文稿中第一次出现的人名(含职务)、地名、组织机构名称等应写全称，除符合规定者外，慎用简称;同一名称在文稿中多次出现时，前后要统一。

　　文中涉及若干人的职务时，要按有关规定正确排列次序，重量、长度计量单位名称按国家规定书写，对有些明文规定不用的名词，要使用新的提法。

　　正确使用专用术语，引用译名以统一、通用的译名为准。

　　——公文中的数字表述。

　　其一般要求是：表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等，一般使用阿拉伯数字;表示若干万、若干亿等的整数时，可以“万”“亿”为单位与阿拉伯数字并用。

　　名词、成语、分数中的数词，表示序数的序词，以及“三四个”“七八十人”等数字，用汉字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的数字也用汉字。

　　引用法规中的章、节、条、款时，原来用汉字的套用汉字，原来用阿拉伯数字的，用阿拉伯数字。

　　公文中的标题顺序号可依次选用汉字、小写数字和阿拉伯数字。

　　通常情况下，一、二、三、四级标题，依次选用汉字小写数字、汉字小写数字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号表述。

　　科技、财会、统计类公文及报表等所用数字，应根据国家规定和国际通用的方式表述。

　　——公文中的时间表述。

　　表述时间应准确、具体。

　　其一般要求是：避免使用一些不清楚的时间概念，如“前年”、“昨天”等等，而应写明具体年、月、日，紧急文电还应加注时、分。

　　公文中的年份一般用全数，不得省略。

　　公文中出现历史朝代年号时应加注公历年份。

　　——公文中的省略。

　　公文中的省略应以准确、明白、不发生误解为原则。

　　其一般要求是：公文中的姓名、地名、单位名、时间一般用全称书写，其中地名、单位名称也可使用规范化简称。

　　公文中第一次出现的地名、单位名称等已使用全称，加说明“以下简称为××××”，再次出现时可用简称，有些确已为普遍公认、熟悉的事物和提法，可用简称。

　　时间名称一般不用时间代名词，外国人的姓、名一般应写全。

　　——公文中标点符号的使用。

　　公文中标点符号的使用与一般文章大致相同。

　　需引起注意的是，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;公文中表示次序单独用汉字小写数字时，数字后使用顿号，数字加括号时不用标点符号，次序数“第×”后用逗号，整数和小数间的隔点，一般用圆黑点。

　　公文写作处理

　　一、公文处理的概念

　　公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作。

　　二、公文处理的作用

　　公文处理具有十分重要的作用。

　　（一）是各级党政机关实现管理职能的前提和基本方式。

　　（二）是国家档案事业的基础。

　　（三）是机关联系的纽带。

　　三、公文处理的任务

　　行政公文处理的主要任务有：拟制、传递、办理、管理。

　　（一）行政公文的拟制

　　行政公文的拟制，是任何行政机关、社会团体和企事业单位处理公务的必须工作。

　　拟制行政公文，首先，拟制者要认真学习和深刻领会党和国家的方针政策。其次，拟制者要熟悉本地区、本部门的客观实际情况，将党和国家的方针政策与本地区、本部门的实际结合起来。再次，拟制者要熟练地掌握公文写作的基本知识。

　　（二）行政公文的传递

　　行政公文的传递，是行政公文处理中的一个重要环节。因为任何公文只有通过传递这一环节，才能送达受文机关，发挥公文的效用。

　　传递公文的要求，一要准确，二要快速，三要保密。

　　传递公文的方法，一般采用外邮、内传和电传三种。

　　（三）行政公文的办理

　　公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

　　（四）行政公文的管理

　　1.分发与阅读。

　　分发的公文，要经过严格的登记手续，一般只发组织，不发个人。要注意时限与密级。时限性强的公文，要及时分送；密级高的公文，要控制发送机关，并编号备查。

　　公文的阅读有一定的范围。要按有关规定办事。不得自行扩大阅读和传达范围。对传阅的公文要随时了解公文去向，加强催阅、清退制度。

　　2.翻印与复制。

　　行政机关的文件，未经制发机关的批准或授权，不得自行翻印与复制。经批准翻印或复制时，要注明翻印或复制机关的名称、翻印或复制的时间及份数，并向原发文机关备案。秘密文件的复制，须按规定履行批准手续，并建立严格的登记管理制度。复制的文件要有复制机关的标记，并按原本文件样子和要求管理。

　　3.利用与保管。

　　加强公文的管理，其根本目的是为了利用，充分发挥公文的效用。而公文的利用，又对公文保管工作提出了更高的要求。文秘人员要对本机关现有公文、存档公文、余存和准备销毁的公文，分门别类地妥加保管，不断健全保管制度。机关撤、并，干部和文秘人员调动时，有关公文都应按规定保管和移交。

　　4.清退和销毁。

　　行政机关文秘部门，都应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告。应清退的文件，要按规定和有关手续清退，不得自行处理。凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。

　　四、公文处理的原则

　　（一）执行政策

　　（二）实事求是

　　（三）集中统一

　　（四）优质精简

　　五、公文处理的管理机构

　　《办法》第七条规定：“各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”

　　公文的发问办理程序（略）

　　公文的收文办理程序

　　收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　一、签收

　　签收是公文发送方与接收方的交接手续。公文发送一般以信件形式套封送达。送出文件时，应在公文送达簿上填写以下项目：发文单位、送达日期(月、日，急件需具体到时、分)、收件人(单位)、收文号、件数、密级等。收件人应在公文送达簿上签收。

　　二、登记

　　收文登记是公文进入收文处置过程的重要环节。收到的公文经过拆封、清点、分类后，应立即登记在《收文登记簿》上(用微机处理的公文也不例外)。登记的内容包括：收文日期(月、日，急件需具体到时分)、来文字号、收文号(即顺序号)、来文单位、来文标题、份数、密级、紧急程度、处置过程及结果等。还要在登记完毕文件首页的固定位置(一般在右上方)盖上本机关的收文章。收文章内容有：机关名称、收文号和收文年、月、日三项。一份文件在《收文登记簿》上和收文章上的收文顺序号、日期要一致，以方便日后查找。来文字号的登记，可以全登(包括机关代字、年份和序号)，也可以只登序号。收文号为本机关收文登记的顺序号，不应有漏号或重号。收文号须同时登记在文件加盖的收文章之内。

　　来文登记注意的事项：一是随到随登，应于收文当日进行登记。二是要准确无误，特别要防止随意简化或省略，特别是使用计算机管理公文，这一点尤为重要。三是几个部门联合发的公文，可只登记主要部门和联合发文的机关数。四是对没有标题的来文，可根据公文内容自拟标题，不应只登记“通知”、“函”，这样日后查找困难。对标题太长的，可做摘要式登记或使用主题词。机密以上密级的公文，应注明密级，保密期可不注。

　　登记以上内容，应做到及时、准确，用语简明扼要。

　　三、审核

　　审核的重点有以下几点：一是先审核来文是否应由本机关办理，对不应由本机关办理的公文要选出，待下一步做退办件处理。二是审核来文是否符合行文规则，如发现有越级请示、一文多事、报告中夹带请示内容的，视为违背规则之处，要予指出。三是审核来文是否符合国家法律、法规及其他有关规定，这项工作是审核中的重点和难点，应十分谨慎。四是涉及其他部门和地区的事项是否经过了协商和会签。五是文种使用、公文格式是否规范。审核重点一般是“请示”、“意见”文种方面；格式上注意“签发人”、“附注”等是否标注齐全。

　　四、公文摘编

　　摘编是对重要公文在办理前做的加工处理，目的是为节省办理公文的时间提供便利条件。

　　文摘是公文内容的摘要，它对篇幅较长、内容较复杂的公文，做了简单而精确的再表达。文摘应该准确地反映出原文的精神，不遗漏重要内容，不能做补充解释或评论，力求简要而明确，要使读者不需看原文就能知道公文的重点内容与概貌。

　　提要是公文的内容提要，对公文内容有简要介绍和评价，作用是向读者概要提示公文内容。编写提要时对内容做出的分析和评价，要言之有据，客观而准确，篇幅简短。

　　综述是针对某一问题，对一段时间内收到的有关公文进行全面系统的归纳、整理、分析后编成的综合材料。它一般不需要评论和提建议，只是客观地综合叙述各份公文中涉及的情况和问题即可。

　　数据资料汇集是根据一定的需要和题目，对分散在多份公文中的有关基础数据资料加以汇编集合而成的系统材料。它的内容可以是针对某一地区、系统、机关单位的全面情况，也可以是集中反映一个方面或一个具体问题。其形式有文章式的、报表式的等多种。

　　文摘、提要可以附在公文上供有关人员阅处，还可刊登在《公文信》、《来文摘报》、《今日来文摘要》等刊物上。综述、数据资料汇集一般是单独成文，也可刊登在《信息快报》、《大事纪要》等刊物上。

　　五、拟办

　　拟办是公文的处理人员在对公文认真阅读和分析之后，提出自己的见解和建设性意见，供领导人审核决策。

　　（一）摘写“内容提要”。对篇幅长、内容较复杂的公文，要用准确、简练的文字表达出来，为领导阅文提供便利。做好此点，首先要细读全文，然后把核心内容提炼出来加以“压缩”，做到“言简意赅”。

　　（二）提出具体的处理意见，也称办文预案。这是秘书人员在办文中根据文件内容和要求，预先为领导提出的办理意见或设想的方案，并附上有关的背景材料，供领导人审批时选择、参考，如果所提的方案有两个或两个以上时，应将倾向性意见放在最前面。如果对公文中的问题处理认为有把握时，可以草拟出复文文稿一并供领导审核等。

　　（三）传阅。传阅是公文拟办的一部分。在多种传阅活动中若想取得好的效果，应做到以下几点：一是科学合理地安排传阅路线。二是适当分流。一份公文的阅读者有既阅又办的，也有只阅不需要办的。三是创新传阅方式。如开辟阅文室；设置内部阅文栏窗；利用有关会议集中传达文件；四是要有一套严格而又简便的传阅登记管理制度，既使阅文者便于阅读，又能严格管理。

　　六、批办

　　批办就是将公文批交承办部门办理。

　　对上级来文需要遵照办理和长期执行的，要明确主办部门，转请办理。批办意见要明确，不能只阅不批。请承办部门如何办理，是研究提出意见还是遵照执行，或是综合协调；是正常办还是限时急办，都应该有明确的意见，不能模棱两可。涉及两个以上部门共同承办的，要确定主办部门，这是为了明确承办中的责任。

　　应该注意的是，在公文送批时，文秘人员要严格按照程序办理，那就是先将公文送分管领导阅批，然后才能送主要领导者阅批。如果把送批程序弄颠倒了，会带来很多麻烦，甚至影响到工作。

　　七、承办

　　公文批办后到达承办部门，即进入了承办过程。承办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误或推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，要及时说明情况。对不属本单位或不宜本单位办理的，要及时退回交办部门并说明理由。

　　八、催办

　　催办的方式有以下几种：一是电话催办。也是最为常用的一种方式，用电话询问公文办理的情况方便快捷，可以反复使用多次，有利于随时掌握新情况、新进展。二是发催办函(单、件)，此时需要对方按要求填写催办内容，这样便于催办方掌握日后有可查的资料。三是会议催办，召开专门会议催促和了解承办方的办理进度及有关情况。对牵涉到诸多部门的事项，适宜采用会议催办的方式。四是上门催办，针对十分紧迫的重要事项，有关人员到承办事项所在地现场催办，这种方式较前几种效果要好得多，但除非情况紧急时不宜过多使用上门催办方式。

　　九、查办

　　查办是公文处理的管理机关或其他专门组织对一些重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。查办与催办都带有监督性质，但又有明显区别：催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文“按时”完毕；查办不仅监控公文的承办过程，重点要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕。催办是以一份公文展开活动；查办则是以一类事情展开活动。在若干份公文都反映同一类事情的情况下，查办往往针对这类情况展开活动。

　　十、注办

　　由公文的承办人在承办公文的过程中，将承办活动中的情况记录在《文件处理单》上，其主要内容有：是否办复，复文号和日期，召开会议的名称和与会人员，决议和结果，电话联系时受话人姓名和通话内容，现场办公的人员、解决问题的方法和结果，主要阅卷人、签注日期等。

　　办毕公文的处置

　　一、清退

　　清退即经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。需要清退的公文包括：绝密公文、有重大错漏的公文，被明令撤消的公文，仅供征求意见或审阅的公文，一些未经领导本人审阅的讲话稿，其他发文机关指定需要清退的公文。清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。但不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。

　　二、销毁

　　销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。销毁的方式有：焚毁、变成纸浆、粉碎、清洗消磁等。但对要销毁的文件必须按照规定履行有关手续，个人不得私自销毁文件。

　　三、暂存

　　以不属于上述范围的公文暂时予以妥善保存。

　　四、立卷与归档

　　标准：

　　1. 纸张规格

　　公文需要使用A4纸尺寸，这是为了保证方式统一，并且便于存档。

　　2. 字体要求

　　一般来说，公文需要使用宋体、黑体、楷体等常用字体。在字号方面，标题一般为小三号，正文常用小四号，已经整理的日期、编号等需要更小的字号展示。

　　3. 标题

　　公文的标题一般放在稿纸的上方中央，字号要稍微大一些。一般按照具体公文的种类来进行命名。

　　4. 公文编号

　　公文编号一般位于日期之后，用空格隔开。公文编号格式一般为 xxx字〔yyyy〕zzz号，在正文的左上角处展示。