探讨医院档案的管理及风险预警和制约

探讨医院档案的管理及风险预警和制约

　　医院档案涉及到医疗、预防、科研、教学及党政管理等多方面内容，它记录着医院各个时期形成的党群管理、行政管理、医疗管理、医学科研、医疗器械设备、基建工程、会计、统计等各项工作的历史，是领导决策、制定工作标准等方面的科学依据，是指导医疗实践并协调各项工作正常运行的参考资料。科学规范地管理医院档案，可再现医院工作业绩和管理水平，对医院建设及发展具有重要意义。

　　摘 要：现如今，医院的档案管理已成为了医院工作中的重要部分，对于医院的建设和医院的各项工作都有着重要的辅助作用。由于医院档案管理涉及的内容较多，工作相对较为复杂，因此在管理过程中依然存在着诸多理由。本文主要介绍了医院档案管理中存在的理由以及解决的办法，同时对加强档案管理以及风险预警和制约进行纤细说明。

　　关键词：医院;档案管理;风险预警;制约;措施

　　医院的档案记录了医院的发展建设的饭方方面面，同时也是医院开展各项工作的基础，因此，医院的档案管理工作对于医院更好的贯彻国家医疗卫生政策有着重要的作用，也更好的适应了人们的医疗卫生需要，同时也是医院未来发展与建设的重要保障，做好这项工作有着非常重要的作用。

　　一、医院档案所包括的几点内容

　　医院的档案从内容上来看主要可以分为六大类，其中详细内容如下：

　　文书档案包括：文件档案、人事档案。此类档案为医院工作计划和决策提供可靠依据，为协调各项工作正常运转作参考资料。有利于医院领导更好的领会国家的方针政策来管理医院，推动医院和谐稳定的发展。

　　业务档案包括：医院的医疗教学档案、业务学习档案、科研档案。该档案是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步，推动医疗卫生事业的发展具有重要参考价值。

　　科技档案包括：医院财务档案、基建档案、医疗设备档案、药品目录档案。其中财务档案的管理是重要的一项。

　　医疗法定文书档案包括：医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案。

　　声像、电子、实物档案包括：医院重大事件、活动的声像资料、医疗教学教材声像资料、实物资料，以及随着信息化发展而产生的各种电子档案。

　　特殊档案包括：医院作为保障人民群众健康及生命安全的主战场，在特殊时期将会产生的特殊档案，具有专门的研究和使用价值。其中有计划生育档案、防洪抗旱档案、医德医风档案、传染病档案、医疗行业商业贿赂专项治理档案等。

　　二、医院档案管理中存在的理由以及影响因素

　　首先，医院的档案管理方式还不够成熟。档案的收集不够及时，在进行管理工作中，档案不能够进行更好的归类，另外，档案管理工作对于医院来说，不是主要的经营业务，在工作中缺少专业的高级管理人员，不能进行科学的有效的管理，而由于档案管理的设施和管理模式相对较为落后，档案管理中也出现了档案流失的现象，这种情况也是普遍存在的，严重制约着医院档案工作的顺利进行和发展。与此同时，医院档案管理相关的制度也相对较少，相对于医院其他的医疗、行政和人事等制度有着不小的差距，这也是医院档案管理的水平相对较差的理由，因此，现如今医院的档案管理工作还有着很多的理由存在，也是档案资料发生流失的重要理由。其次，档案管理的具体内容和目的不够明确，在实施管理的过程中针对性不强，目的不够明确。最后，医院的档案应用意识较差，对档案的认可程度相对较低。另外，档案管理人员的专业素质和医院对档案管理的重视也是影响医院档案管理的重要因素。

　　三、改善档案管理工作的具体方案

　　首先，加强对专业档案管理人员的培养。医院不仅要重视档案的管理工作，同时还要培养出有效的专业管理人才。以往，医院只重视医疗技术人员的培养，而忽略了档案管理人才的培养，这就使档案管理工作难以得到更好的发展。而对档案管理人员素质的培养需要列入到医院医疗人员的培养队伍当中，让其充分的得到足够的重视和学习进修的机会，获得更好的档案管理知识的培训，从而在医院不断发展的过程中，结合医院的自身情况，更好的推进医院的档案管理工作，将档案管理工作的业务发展到一个有效的高度。这也要求档案管理人员要在思想意识和管理技术上有所提高，医院对档案管理人才的培养刻不容缓，既适应了社会发展的需求也是有效发挥医院档案作用的重要途径。其次，对于档案制度的建设要更加完善，同时对档案工作进行科学的、统一的管理。最后，医院在档案管理中要加大投入力度，一方面是档案管理人才培养的投入，另一方面是对管理设备的更新与使用的投入，从而保证实现管理的现代化。另外，档案管理必须要重视管理体系的建立和管理模式的发展，以便能够更好的建立起专业的管理团队，这样也为未来的档案管理工作提供了可靠的依据。

　　四、重视并搞好医院档案管理的风险预警和制约工作

　　1、建立档案管理风险预警的重要性

　　医院档案是医院发展和建设的重要凭证，对于现代医学的发展也有着重要的作用，在新时期，医院档案是医学科学研究的重要基础，是医疗科技发展的重要依据，所以，在档案的管理工作中，存在着很大的风险，这种风险的存在对于医院的发展和医疗队伍的建设有着重要的影响。因此，要建立起有效的风险预警措施，通过风险预警措施的建立，有效的减少在档案管理中可能存在的理由，从而做到有效的管理，减少不必要的麻烦。

　　2、构建医院档案管理的风险预警系统

　　档案管理的风险预警系统，主要有档案数量、档案数据库数量、数字化设备数量和备份设备数量，档案数据库数量有计算机、扫描仪、打印机等，备份设备数量有移动硬盘、光盘等。风险方面主要有：自然灾害(地震、海啸、洪水、强磁场、强电子脉冲等);人为因素有责任心不强、泄密、操作失误、非法联网等;环境因素有电源质量差、温湿度不适应、无抗静电、抗磁场干扰、硬件和软件理由有网络安全事件、黑客攻击、病毒传播、恶意信息增删以及密钥、口令被盗等;社会安全事件有战争、国内动乱、恐怖袭击事件等。

　　3、 对医院档案依据分类做出风险评估

　　医院档案管理要根据前文叙述的六种档案分类分别做出风险评估，把各种档案管理风险按照其性质、严重程度、可控性和影响范围等因素进行预警，把预警分为5级，分特别严重、严重、较重、一般、无危害。

　　4、 风险管理的制约实施

　　第一，要建立风险管理制约系统。第二，要定期进行风险分析与评估。对可能存在的风险进行分析与评估。一是确认风险，确认威胁、危险以及可能出现的理由，二是确认如何才能最好地管理这些风险，再开始行动。第三，要建立危机警报体系，确定危机级别，对档案管理进行危机定级，根据不同的危机级别确定不同的处理方式。第四，要不定期组织工作人员进行模拟危机管理训练。

　　五、结束语

　　档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立起良好的服务意识。同时，加强档案利用反馈信息的管理，实现各级医院信息的横向联系，实现档案信息资源的共享，可以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

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