高校档案管理的创新
高校档案管理的创新【1】
摘 要：高校档案管理也需要创新。
管理创断是高校档案管理发展的原动力，是迎接知识经济挑战的外在需要，也是深化高校档案管理改革的内在需求，同时需要管理者具有创新观念和创新意识。
关键词：高校;档案;管理;创新
近年来，随着社会改革和建设的不断发展，必然也要求学校及其档案工作改革和发展， 学校档案工作是学校科学管理的重要组成部分。
学校的档案室是学校档案管理部门，担负着学校各类档案资料的收集、鉴别、整理、分类、立卷、统计、保管、开发、利用等工作，而要实现高校档案管理创新，首先要从管理意识形态即管理思想上创新，继而在具体的档案管理全程各个环节上遵循创新思想。
一、高校档案管理现状概况
1、思想观念守旧。
许多高校对档案工作不够重视，国内外档案管理先进的技术和手段无法在高校档案管理中运用。
一些高校档案工作人员安于现状、不思进取，对档案工作缺少热情，日常的档案管理一直沿用传统的方法，日复一日，年复一年。
思想观念守旧，对档案事业的发展目标模糊，造成档案管理的水平要么提高缓慢，要么停滞不前。
2、专业人才结构单一。
随着档案信息化、数字化的发展，面对缩微技术、扫描技术、数据挖掘技术、云计算、海计算、网络平台模式建设、档案馆功能的拓展等方面的技术手段和管理要求，高校档案工作尤其需要多媒体技术、计算机技术以及档案学研究方面的人才。
而实际上，高校的档案专职人员大多是“半路出家”，专业水平、技术能力、拓展能力特别是科研能力普遍不高，大多高校档案管理机构的专职档案工作人员在年龄、学历、能力、职称等方面都满足不了新形势下高校档案工作的要求。
3、是管理手段落后。
我国目前的档案管理方式多是采用传统的手工操作，当然，这与档案信息的形式有很大的关系。
档案信息处理的复杂性大大降低了档案管理的工作效率，也限制了档案信息之间的互享。
在部分高校，信息数字化已经成为大势所趋，电子档案形式是很多高校积极采用和学习的信息手段，但一些高等院校的档案管理部门，依旧没有依靠计算机的辅助，进行档案管理工作，这样严重降低了档案归档、查询、检索的效率，影响了档案信息化的发展。
二、高校档案管理创新的措施
1、转变思想观念
随着科技化、信息化的快速发展，档案管理水平也在不断地进步，目前档案管理工作人员的素质相较以往而言，的确提高了许多，但是如果工作人员不与时俱进，仍按照以前的旧办法解决新问题，那么档案管理工作就会遇到问题，档案管理人员的水平就会受到质疑。
因此，档案管理工作人员必须跟上时代的步伐，审时度势，积极接受新的管理思想，新的工作方式，在不断学习的过程中，转变以前的旧思维，在自己的工作岗位上，本着服务教师学生的态度，全面开展档案管理的创新工作。
2、建立科学的管理体系
按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结合本校的实际情况，制定档案管理的实施细则，做到从宏观上把握主线，从微观上把握细节，努力把档案管理工作落到实处，并按照《高校档案管理办法》认真贯彻执行。
首先要提高认识。
要使档案工作高效有序地贯彻落实，首先必须提高全校教职工对依法治档重要性的正确认识。
为了保证档案工作的顺利开展，高校应积极做好档案工作重要性方面的宣传工作。
第一，学校领导给予足够的重视。
领导重视档案工作，并善于用档案资料统筹学校的各项工作，是做好高校档案管理工作的基础。
第二，学校档案管理部门应与其他部门合作，联合举办各种宣传活动，大力宣传档案管理工作的重要性，使学校不同部门明白档案管理工作对所在部门发展的重要作用，从而促使各部门在平时工作中加强收集相关的档案信息，促进学校档案工作的顺利发展。
3、技术手段的创新
长期以来，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。
技术创新是档案管理创新的内在驱动，档案管理的技术创新包括两方面内容：一方面，档案工作者将社会科技成果创造性的应用于档案管理与保护，防止档案损毁，延缓档案老化;另一方面，要求档案工作者针对档案工作操作技术方面存在的弊端和缺陷，研制出新的档案工作技术和方法，以提高工作效率和质量。
现代的高校档案管理还要实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。
主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。
4、人才和知识的创新
要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。
要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
知识创新就是档案人员要树立创新意识，培养知识的创新能力，并要认真学习，较熟练的掌握计算机网络化与多媒体等先进技术，培养信息的处理能力以及信息技术的开发应用能力，有计划的开展岗位培训，对档案人员进行在职继续教育，把学历教育、岗位培训、短期培训、学习考察、离职深造和学术交流等有机的结合起来，使档案人员的知识不断拓宽和创新。
参考文献：
[1] 赵华伟.浅谈高校档案管理创新思维[J].文化论坛.2011(2).
[2] 武 锋.浅议当前高校档案管理工作的创新[J].教育与职业.2012(5).
[3] 熊武金.高校档案管理信息化建设的思考[J].内江科技.2010(5).
高职院校艺术档案管理【2】
摘要：艺术档案是学校档案的重要组成部分。
高职院校由于艺术档案的管理意识不强，领导的不够重视，档案人员专业素养的欠缺等原因，制约了艺术档案的管理水平。
本文拟从高职院校的组织架构、管理机制、人员素质、艺术档案的数字化建设、提高艺术档案的利用水平等方面，提出高职院校艺术档案的管理路径。
关键词：高职院校 艺术档案 管理
高职院校近年来发展迅猛，各项事务渐趋繁多，这就需要学校各方面工作协调发展。
学校档案是学校的宝贵财富，在学校的内部管理、对外宣传、科学研究、办学水平评估等各项职能中有着不可替代的作用。
艺术档案是学校档案的重要组成部分，抓好艺术档案的建设与管理是高职院校义不容辞的责任。
1 高职院校艺术档案管理现状
1.1 艺术档案建档意识不强 高职院校的艺术档案不仅仅是学校档案工作的有效组成部分，更是构建和谐校园、促进校园文化的重要载体，需要师生加强这方面的意识。
高职院校在日常教学、科研、校园活动的过程中均会产生大量艺术档案，诸如师生在日常教学科研、文艺演出等活动中产生的艺术档案;学校组织各类文化节中产生的艺术档案。
艺术档案的来源数量不算少，可是大多数高职院校不重视对艺术档案的归集存档，没有充分意识到艺术档案建设管理的重要性。
1.2 制度机构方面不够完善 高校档案管理工作是高校十分重要的基础性工作，在一定程度上体现着高校的整体办学质量和管理水平，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。
现实的情况是不少院校尚未认识到艺术档案建设管理工作的重要性，没有根据《高等学校档案管理办法》规定将档案工作纳入学校整体发展规划，未将档案馆建设列入新校区总体建设方案，依法管档的自觉性和责任感有待进一步加强。
一些建校时间长、办学规模大、档案数量多，符合中华人民共和国教育部第27号令规定条件的学校，至今尚未成立档案馆;有的学校虽然设立了档案馆，但级别建制偏低，人员偏少，难以适应学校又好又快发展的需要。
在档案管理模式上，部分学校没有根据有关法律法规进行建章立制，未能按照规定要求和档案工作原则对学校各院系、各部门产生的各类档案实行集中统一管理，特别艺术档案的管理更是薄弱，呈现随意化、无序化的状态，缺乏必要的制度管理保障。
1.3 档案管理人员的素质亟待提升 要管理建设好学校的艺术档案工作离不开一支专业技能强、综合素质高的优秀人才。
档案管理部门的人员构成、个体素质如何，直接影响艺术档案的管理水平和工作效果。
只有综合素质高的人，才能胜任学校艺术档案的管理工作。
近几年，高职教育事业跨越式发展，但却存在忽视档案建设的情况，学校档案专职人员数量不足的现象普遍存在。
随着高职办学规模的扩大，各项工作内容与日俱增，但是，由于人们对学校档案工作的认识不足，高职院校的档案工作长期处于可有可无的一项工作。
不是安排一些婆婆妈妈的人员，就是把别处不好安排的照顾对象推去档案室。
现有的这些档案管理人员，有着不同的专业背景，有的学习历史、有的学习文学、有的学习计算机，五花八门，档案管理专业的却不多，这就给他们从事档案工作带来先天不足——专业素养不够。
高职院校的档案人员往往还兼任一些其他工作，只剩下很少时间和精力应付档案业务已成为普遍现象。
2 高职院校艺术档案管理路径探究
提高艺术档案的建设管理水平，需要从高职院校的组织架构、管理机制、人员素质、艺术档案的数字化建设、提高艺术档案的利用水平等路径切入，综合运用发挥合力方能有所建树。
2.1 要切实加强领导 高职院校档案管理工作应该纳入学院整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系，艺术档案工作也应该列入学院整体档案工作规划，各二级院系应该把艺术档案工作列入本部门整体发展规划，由一名分管领导具体指导、制定政策、把握艺术档案工作的发展方向。
要切实把艺术档案工作作为学院发展的有机组成部分，积极宣传和组织、整理和挖掘艺术档案，把艺术档案工作作为工作总结、业务考核内容之一。
要针对艺术档案工作发展的不同层次、不同类型，分别提出不同的量化指标和时限要求，进行分类指导。
要保证必要的经费，确保艺术档案的完整、安全和有效利用。
总而言之，高职院校各级领导的重视，是艺术档案能否顺利发展的关键。
2.2 要加强队伍建设 艺术档案员队伍是艺术档案管理上水平上台阶的重要基石。
学院领导应该关心艺术档案工作队伍的建设，努力解决艺术档案人员的实际困难，提升他们在学院偏低的待遇，解决他们晋升的渠道问题，提供必要的业务进修、外出参观学习的机会，从而稳定艺术档案工作队伍。
要多层次、多门类加强业务培训，不断提高艺术档案人员素质和管理水平。
艺术档案工作是一项复杂的专业技术劳动，因此，要求从事档案工作的人员应具有合理的知识结构，又要具备良好的艺术素养。
只有综合素质高的人，才能胜任高职院校的档案管理工作。
档案工作人员的素质是提高艺术档案管理水平，充分发挥艺术档案作用的先决条件。
对艺术档案管理队伍的管理重点在于明确岗位，落实职责，稽查考核，协调激励。
学校应该把档案人员队伍建设列入人才发展目标，统筹规划，不断优化队伍结构，使高校档案人员队伍朝着专业化、高素养、有梯队的人才队伍结构发展，为高职院校的艺术档案工作注入可持续发展的活力。
2.3 要加快艺术档案的数字化建设 要实现艺术档案的文化传承与艺术教育作用，必须加快艺术档案的数字化建设。
通过艺术档案的数字化管理，让更多的学生走进网络平台，共享先进文化的魅力，从而全面提高学生的文化素养，促进校园文化建设。
加强艺术档案的信息化和数字化管理，是艺术档案事业适应时代发展的需要。
利用多媒体技术，实现艺术档案媒体的数字化。
“大数据”时代的来临，为我们的存储档案提供了技术上的支撑。
学校档案管理人员要迅速学习并掌握先进的数字化知识，提升工作效率。
购买优良可靠的档案管理软件，实现艺术档案系统化的管理。
软件的应用可以提高管理思路和管理方式的创新，还可以提高管理的效率，提高日常艺术档案管理的标准化和规范化的流程，及时提供文化资源的信息。
高职院校在选用档案系统管理软件时，必须结合自己的工作条件、环境和技术保障等方面的考虑，以提高软件应用的实际效率。
2.4 要提高艺术档案的利用水平 高职院校艺术档案范围非常广泛，它涵盖了师生们在艺术教学、实践、创作、展览、演出、比赛、交流、摄影、采风等各个层面的艺术活动。
因此，高职院校艺术档案内容丰富多彩、是一笔可贵的财富，需要我们善加利用，而不是束之高阁。
艺术档案管理的终极目的在于利用，以满足师生教学科研、参考佐证、学习提高的目的。
艺术档案的开发利用包括两方面的内容：一是健全和改善检索手段，介绍档案馆(室)藏的内容与成分，这主要是在档案基础工作中完成的。
二是根据外部对各类档案信息需求的情况，通过有效的途径和方法，向利用者提供所需档案材料，实施全方位的多元化利用。
提供艺术档案利用信息资源的途径主要有咨询服务和文本服务。
咨询服务即以库藏档案信息为依据，通过解答问题的方式，向利用者提供档案及其相关信息和知识，对利用过程进行指导，提供检索和成果的服务。
文本服务是以提供各种形式的档案资料文本为利用者服务。
各高职院校要以“服务学生、服务教职工、服务学校中心工作”为重点，进一步加强艺术档案的开发利用，发挥艺术档案在学校重大活动庆典、举办陈列展览、编修校史校志、教学科研等工作中的参考凭证作用，发挥其在校园文化，宣传教育等方面的服务功能。
参考文献：
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[2]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010(1).
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[4]黄健.藏以致用，提高艺术档案的利用[J].艺术研究，2008(02).
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