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新形势下企业档案提供利用方式
新形势下企业档案提供利用方式【1】
【摘要】新形势下，用户用档需求对企业提供档案利用的方式提出了新的要求，企业档案部门需改变传统落后的档案提供利用方式，用发展的眼光去革新档案提供利用方式。
本文从四个方面进行探讨：档案编研、档案信息推送、档案数字化、微信公众平台。
【关键词】新形势;企业档案;档案利用
马克思哲学原理告诉我们：一切事物都处于永不停息的运动、变化和发展过程中，整个世界就是一个无限变化和永恒发展的物质世界，发展就是新事物代替旧事物的过程。
档案提供利用自然也不例外，在新的形势下，企业档案提供利用的方式也会受周围环境的变化而作必要的变革。
本文就此作简单探析。
一、企业档案利用的“新形势”分析
(一)企业自身发展。
现代社会是激烈竞争的社会，而企业是以盈利为目的，运用各种生产要素，向市场提供商品或服务，实行自主经营、自负盈亏、独立核算的经济组织。
企业要想在市场竞争中立于不败之地，就需要企业自身获得持续的发展，充分利用各种生产要素，这其中就包括档案，而档案这种生产要素是否利用得当，取决于档案如何提供利用以及利用的程度怎样。
因此，如何高效提供档案利用是当务之急。
(二)信息技术进步。
现代社会，信息技术日新月异，信息环境日渐成熟，在信息化的浪潮中，企业融入信息化是必然态势。
因此，企业档案提供利用信息化也是顺应企业信息化发展的需求，改革传统的企业档案提供利用方式，代之以信息技术环境下的企业档案提供利用方式是必然趋势。
(三)用户用档需求。
随着企业的快速发展，企业档案用户需求也发生了明显变化，主要表现为：第一，对档案信息的质量要求提高，要求档案检索结果集约化、系统化、浓缩化。
第二，对档案部门的服务能力要求提高，要求档案部门做到快速检索、及时反馈、随查随用。
第三，对档案的自助查询要求提升，档案查询途径多元化、利用档案便利化成为企业档案用户的普遍诉求。
二、新形势下企业档案提供利用方式略述
(一)积极开展企业档案编研工作。
积极开展企业档案编研工作，出版实用的编研产品以保证档案用户对档案检索结果的集约化、系统化、浓缩化要求。
开展档案编研工作需要注意以下问题：第一，编研选题要紧紧围绕企业当前的中心任务，例如近期某个产品的规划、设计、制造等环节，对某产品的相关档案进行编研;针对正在实施的某个项目，对涉及的相关档案进行编研。
第二，编研要确保质量，在编研过程中要力求材料坚实、信息可靠、表意明晰、信息集中。
(二)主动推送档案信息。
档案部门主动出击，围绕企业当前主要工作，积极主动向相关部门推送档案信息。
一方面，可以提高档案部门在企业的地位。
另一方面，可以充分开发利用企业档案信息，最大限度提高档案的利用效率。
应当注意的是，在推送信息前，要对目标部门做充分的调查，以确保推送的档案信息真正发挥效用。
例如，财务部门近期正在审核近三年办公经费支出情况，据此可推送近三年财务档案中的相关凭证信息;设备管理部门近期准备购买一台数控车床，可以推送单位现有数控车床的性能、价位、厂家等相关设备信息。
总之，主动推送档案信息，主动提供咨询是档案部门新时期档案提供利用的新思路。
(三)逐步实施企业数字档案馆工程。
2010年6月，国家档案局办公室下发的《数字档案馆建设指南》中指出：数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，利用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用的档案信息集成管理系统。
逐步实施企业数字档案馆工程，建设企业数字化档案管理平台，将企业现存的档案通过扫描、拍照等技术手段实现纸质档案电子化，通过相应的接口与OA、ERP等信息管理系统互联互通，实现电子文件的在线归档，使企业相关的信息资源通过数字档案馆平台进行集成，以达到企业信息资源的整合，便于企业档案用户利用相关信息资源。
(四)利用新时代传播媒介――微信公众平台。
1.微信公众平台的概念。
微信公众平台是腾讯公司在微信的基础上新增的功能模块，通过这一平台，个人和企业可以打造一个微信的公众号，可以群发文字、图片、语音、视频、图文消息五个类别的内容。
目前微信公众平台支持 PC 端网页、移动互联网客户端登录，并可以绑定私人账号进行群发信息。
将微信公众平台充分应用于档案信息服务中，为传播优秀档案文化，改善档案信息服务方式提供了条件。
2.微信公众平台在档案提供利用上的便利之处。
第一，即时提供在线咨询，随时为用户提供所需档案信息，且可提供文字、图画、声音等多种形式的档案信息，能使档案用户获得全方位档案提供利用服务，使其满意度显著提升，档案提供利用效率提高。
第二，即时发布馆藏最新信息。
利用微信公众平台可以即时发布最新归档或收集的档案信息，告知企业档案用户馆藏最新动态，使馆藏档案信息与用户档案需求二者保持即时“联系”。
三、结语
企业档案是企业重要的生产要素，提供企业档案利用服务是企业档案部门义不容辞的责任，做好这项服务工作，要与时俱进，需要用发展的眼光去捕捉社会最新发展动态，吸收借鉴其他行业的先进技术及管理方法。
随着社会的不断发展，相信还会有更多的先进技术涌现，档案提供利用的方式还会有新的变革，企业档案部门需要用发展的眼光去不断探索新的档案提供利用的方式，为企业的持续发展提供高效便捷的档案信息服务。
【参考文献】
[1]李颖.我国数字档案馆的理性发展之探析-基于数字档案馆与数字图书馆的比较研究[J].档案学通讯，2011(6)：50-54.
[2]张伟.企业档案咨询功能重建研究[J].湖北档案，2015(5)：17-19.
[3]贺晶晶，刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空，2014(10)：12-14.
新形势下企业档案发挥的作用【2】
摘要：企业档案是指企业在生产、经营、科研、管理以及企业改制过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是企业的无形资产，是企业各项活动的重要依据和重要凭证。
企业档案管理是企业管理的重要组成部分，新形势下企业档案又赋予了新的内容，并形成了一定的规模。
随着企业现代化管理的发展又形成了一批企业电子档案。
在新形势下，发挥企业档案的关键作用将是功在当前、荫泽后世的重要课题
关键词：新形势;企业档案;发挥作用
前言：新形势下，企业档案是财富、是效益，是现实的生产力，是企业无形资产的重要组成部分。
企业档案不仅关系到企业生产经营和科研管理的方方面面，而且与企业员工有千丝万缕的联系。
企业档案为民营企业生产经营服务，推动民营经济规模、上档次，使之健康发展具有重要意义和长远的历史意义。
企业档案也是所有企业管理工作的最后归宿，档案是企业宝贵的精神和物资财富，是不可生的资源。
1.新形势下企业档案在企业文化建设中的作用
1.1企业档案可作为企业文化建设的历史借鉴和参考
新形势下，档案记述和反映了企业的技术资质、科技成果、技术专利、工艺工法以及职工素质、人才建设、文化建设、设备配置、技改历程、财务资产、经营情况等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的作用。
总之，企业档案记述和反映了企业发展的历史过程。
企业文化建设必须立足于本企业的历史和现状，有企业自身的特色，不可能脱离本企业的历史发展搞一种毫无本企业特色的“泛企业文化”。
从整体而言，企业档案对企业文化建设具有历史价值。
可为当今企业文化建设提供经验和教训，具有较大的历史借鉴作用。
如新一代大庆企业精神，必然是对上世纪60年代“大庆精神”的继承和发扬。
1.2企业档案是企业文化建设的直接依据。
企业文化建设在某些方面与企业档案有着直接密不可分的联系。
如反映企业发展精神的《开发志》，宣传企业劳动价值观的《厂劳模事迹汇编》等，离开企业档案是无法编写的。
企业档案记载了企业发展历史，为企业文化建设提供各种历史线索，可作为一些文化建设直接依据。
档案管理是企业文化基础建设重要内容之一
1.3 档案管理本身就是企业文化建设的重要组成部分
企业档案具有科学文化属性，因而企业档案建设就是一种企业科学文化建设。
企业档案记载了企业科学技术的创新和发展，这是企业一代又一代职工的劳动结晶;企业档案中包含了企业经营管理的经验和教训，是企业劳动者不可多得的宝贵精神财富;企业档案叙述了企业发展的艰辛历程及几代劳动者的创业事迹，从而汇成一种企业精神，是当今企业发展的精神动力。
综观企业档案本身，就是一部企业文化建设史。
企业档案管理是维护企业历史面貌的一项重要事业，只有管好企业档案，才能为企业留下一份文化遗产，企业文化建设和发展才能源远流长。
2.新形势下企业档案在人力资源开发上的作用
2.1有利于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
人事档案是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。
人事档案是合理用人、选人的重要基础。
人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，两者相辅相成，不可分离，人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作直接为人力资源管理活动服务。
利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才，埋没人才;任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。
依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长，避其短，司其职，用其智，最大限度地发挥人才效力。
2.2促进人力资源的合理配置
利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。
根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在企业内进行合理的配置，因事而择人，用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。
促进部门之问、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。
人事档案以其材料越集越多为特点。
随着我国企事业单位人员结构的多样化，传统的手工人事档案管理，势必会给查找档案材料带来不方便，容易贻误时机，而且出错率较高。
人事档案管理的现代化、高效率已经是非常现实的要求，所以必须建立人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，不断扩大人事档案信息的内涵，实现用现代化手段管理和利用档案，使之为选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。
2.3有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
影响人力资源需求的因素主要来自于组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用;脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。
因此，我们呼吁：企业的经营者要牢固树立企业档案是无形资产的新观念，进一步重视和加强企业档案管理工作。
企业各业务部门要积极配合档案人员，依法上交档案资料。
企业的档案人员要主动向企业的业务部门提供各种档案材料目录，通过电话、网络等多种渠道将企业档案渗透到企业的生产经营活动中，最大限度地发挥档案的作用。
3.新形势下民营企业档案发挥的重要作用概述
在许多员工的印象中，企业档案是封尘的卷宗，没有什么用途。
其实，企业档案是财富、是效益，是现实的生产力，是企业无形资产的重要组成部分。
由于各种原因，目前我国的民营企业的档案工作还处在无序、管理不规范、档案材料不齐全等情况存在，这些都将给企业自身的发展留下隐患。
加强公司档案工作势在必行，这样不仅是企业强化基础管理、提高市场竟争力、维护自身权益的客观要求，也是企业的一项法定义务。
企业应充分认识档案在企业各项工作中的重要作用，增强依法做好档案工作的自觉性和责任感，从企业现实工作和长远发展的客观需要出发，把档案作为生产、经营、管理的重要资源和必不可少的条件切实加强管理。
健全的档案管理，有助于企业的管理和发展。
随着企业的不断发展与壮大，档案资料会逐年增多，但如果不统一集中管理，将会给查找利用带来不便，特别是现在一些档案资料在由各部门自己保存档案收集很不齐全，管理不当，还经常出现丢失现象，查找起来也不方便特别是一些不常用的资料，放在某一个地方或是某一领导手中，很容易忘记或是丢失，再用就找不到。
所以说企业档案集中统一管理利大于弊，没有高标准的档案管理，就没有企业的现代化管理，更没有企业的发展壮大。
档案工作在企业中的作用是巨大的，是企业腾飞的助推器，我们说恒剑路桥要做强、做大、做久，必须要大力加强档案工作的科学管理，要高度引起公司领导和上下员工的重视，使其真正做到科学化和制度化管理。
结语：综上，新形势下，档案作为企业的信息宝库、文化财富和载体，在企业文化建设中将发挥越来越重要的作用。
发挥企业档案的应有作用，就是加强企业文化建设，内强素质、外树形象，提高企业整体素质，促进企业持续、健康、和谐发展的有效途径。
参考文献：
[1] 王忠诚. 对企业档案安全体系建设的思考[A]. 广西档案2010年第6期(总第102期)[C]. 2010
[2] 万纯洁. 新形势下企业档案管理工作探讨[A]. “纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集[C]. 2009
[3] 张桂花. 对企业档案管理与服务机制的认识[A]. 煤炭企业档案管理优秀论文集(2010)[C]. 2011
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