高校基建档案管理的问题及对策论文

  [摘要]本文主要在分析了高校基建档案管理存在的问题的基础上探讨了高校基建档案的管理对策,以供同行参阅。

  [关键词]高校基建;档案管理;问题;对策;约束机制;专业化水平

  高校基建档案不仅反映并记录了高校不同时期的发展规模、办学理念、发展规划以及学校的基本建设情况,而且也是高校改扩建、维修的重要依据,同时还是学校日后建设发展的基础。由此可见,高校基建档案的管理工作相当重要。但就当前情况而言,无论是从资金投入、人员配备还是重视程度来讲,高校基建档案管理仍旧是我国高校档案管理中一个较为薄弱的环节。

  一、高校基建档案管理存在的问题

  (一)高校基建档案管理缺乏有效的约束机制与考核指标

  因当前我国大部分高校的基建档案管理缺乏具体的考核和检查指标,基建档案管理的重心也仅仅集中在本工程完工后高校的下一步建设对原有工程资料档案有所涉及时才会查询原有的基建档案上。因欠缺长效的约束体系,致使基建档案管理人员消极应付、态度懒散,高校基建档案管理也不能确保系统性、准确性以及及时性,这给基建档案管理工作的质量水平带来了严重的负面影响,甚至影响了未来高校的基建建设。

  (二)高校基建档案管理缺乏专业性

  作为工程管理的一个重要分支,高校基建档案管理工作在高校工程建设中扮演着相当重要的角色。高校基建档案管理也是高校档案管理的重要组成部分之一,做好基建档案管理,本应该得到高校领导以及相关管理工作人员的重视。但实际情况却并不是这样的:从学校领导到相关管理人员甚至学生本身都对高校科技类档案的管理,包括科研档案、学生档案以及高校教学档案等在内的档案管理相当重视,但是对于基建档案的管理,高校的重视程度相对很低。我国一般高校均未配备专职的基建档案归档管理人员,通常情况下均由基建工程管理人员来兼职此职位,因工作精力和重心的分散,致使基建档案管理工作专业性水平不高,管理质量直线降低。高校基建档案管理是一个非常专业的系统性工程,缺乏专业化管理人才必将导致基建档案管理水平停滞不前。

  (三)高校基建档案管理人员意识不高

  我国高等教育长期处于计划经济管理思想的影响之下,高校欠缺发展与管理的积极性与自主性,致使很长一段时间之内我国各大高校的建设管理人员以及领导人对高校基建档案管理的重要性认识不到位,意识不高,长期存在的“轻档案、重建设”的思想意识致使高校基建管理工作人员将全部工作重心放在了工程建设方面,在日常收集与整理基建资料方面经常性流于形式,影响了高校基建档案管理的水平。故此,高校主管领导以及相关基建档案管理人员需要加强对高校基建档案管理工作的重要性的认识,才能切实提高高校基建档案的管理水平与质量。

  二、高校基建档案管理对策

  (一)明确约束考核机制,构建并完善高校基建档案管理制度

  构建并完善高校基建档案管理制度与基本流程,要明确档案管理的约束考核机制与岗位职责,为高校基建档案管理工作的顺利进行保驾护航。不仅在学校层面要构建相关的管理机构,配备相应的管理人员,学校的纪律检查部门也需要制定专项的监督管理措施来约束、监督基建档案管理工作。此外,要明确可操作的检查考核机制和制度,定期考评学校档案管理部门的档案管理工作,将基建档案管理工作具体落实到个人,及时发现并处理基建档案遗漏、整理滞后和归档不及时等问题,切实提高档案管理工作部门以及管理人员的积极性,如此,高校基建档案管理水平才能确保在制度督促和制约下有所提升。

  (二)在高校基建档案管理中引入专业管理人才,提升基建档案管理的专业化水平

  当前我国高等院校专业的基建档案管理人员配备不足,基建部门结构不合理,高校基建档案管理工作通常由基建部门的工程管理人员兼任,而随着社会经济的告诉发展以及各行各业分工日益专业化和精细化,工程管理人员的精力大多集中在工程过程管理,加之工程管理人员欠缺收集、整理与归纳基建档案的工作经验,致使高校基建档案管理水平大大降低。故此,若想提升高校基建档案管理工作的水平,必须将目光锁定在“人才”方面,积极引进专业的基建档案管理人才。或者可以从基建工程管理队伍中抽调人才进行档案专职管理,如此,才能将基建档案管理的责任具体落实到个人,且术业有专攻,基建档案管理的归档管理水平也会得到大大的提升。针对部分数量较少工程规模也较小的高校,或者部分规模比较小的高等院校,配备专职的基建档案管理人员极容易出现工作量不饱满的问题,对此,可以通过定期聘请社会上的所属于专业工程咨询服务公司的专职档案管理人才加以解决,以此提高高校基建档案管理水平。

  (三)提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识

  要切实提高学校各级领导以及基建档案管理工作人员对基建档案管理工作重要性的认识意识,并提升基建档案管理部门以及管理人员的责任感。做好高校基建档案管理工作,首先需要高校领导的鼎力支持。要依靠高校领导实实在在的人力、物力资源以及各方面的配合与支撑,如此,才能够将学校基建档案管理工作提升到高校日常管理工作这样的一个高度,并顺利将基建档案管理纳入到高校规范化、系统化管理中,为高校基建档案管理工作奠定扎实的基础。此外,可以通过各种宣传方式,不同的宣传途径,比如校园座谈会、各类型校园媒体等形式以及方式进行主题宣传,为高校基建档案管理工作营造一个更加完善、积极的环境,让高校相关人员都明白基建档案管理的重要性,并让基建档案管理人员能够深切感受到高校基建档案管理工作的使命感和传承性。

  三、结语

  高校基建档案管理是一项系统工程,需要高校领导以及基建档案管理工作人员的高度重视与大力支持。在高校基建档案管理中,必须明确约束考核机制,构建并完善高校基建档案管理制度;在高校基建档案管理中引入专业管理人才,提升基建档案管理的专业化水平;同时,还需要提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识。

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