软件在企业办公自动化管理的应用
软件在企业办公自动化管理的应用【1】
【摘要】由于社会的竞争越来越激烈，企业也必须要提高自身的竞争力以及工作效率，因此企业的办公自动化管理就显得非常重要，而计算机软件在企业的办公自动化管理当中起到了至关重要的作用，本文结合企业办公自动化的含义以及优势来谈一谈软件在企业办公自动化管理中的应用。
【关键词】办公自动化;计算机软件;工作效率
一、引言
目前，社会上的竞争越来越激烈，而要想在这个社会当中，提高竞争能力以及工作的效率，就必须要对企业办公的自动化管理进行提高。
计算机软件在企业办公自动化管理中扮演着至关重要的角色。
如何对计算机软件更加地有效利用，让企业办公的效率大幅提高，从而提高生产效率，为企业带来更好的经济收益，非常值得人们去思考。
二、企业办公自动化的含义
企业的办公自动化就是企业采用网络或网络技术来对企业的办公实现自动化的管理，让原本很多需要人工完成的工作和业务可以让各种设备或者计算机系统来完成，对现代的科技技术以及网络技术进行充分的利用，从而让企业的办公效率大幅提高。
除此之外，办公的自动化还是企业管理和执行决策的科学依据。
为各种工作人员提供他们需要的信息是企业办公自动化的核心业务，这样可以有效提高企业的办公效率，从而实现自动化管理。
三、软件为企业办公自动化管理的积极作用
1.改善办公环境及优化办公流程
在以前，企业的办公条件非常简单，只有一些桌椅和文件。
这样的话，如果业务比较多的话，就会显得非常杂乱无章。
而现在，由于计算机软件的出现，很多东西都可以由软件来管理，将各种资料分门别类，使工作更加有序，有效地提高工作效率。
如果在一些工作上遇到不能独自解决的问题，还可以借助网络来与其他部门共同合作，完成问题的解决。
在应用了计算机软件之后，办公的流程很明显得到了有效的改善。
由于计算机软件的优势，将会有越来越多的企业采用计算机软件来实行企业的办公自动化管理，而自动化办公主要有以下优势：
(1)同步进行
对于同一个项目的资料，可以通过网络将其发给不同部门的人进行处理，各个部门需要处理的内容各不相同，整个过程是同步进行的，这样就可以省去了很多时间，从而有效提高效率。
(2)可越过性
在对于某一些具有任意性的环节上，可以对其进行越过的选择，减少无关工作的操作，简化工作流程，提高效率。
2.降低成本
在进行企业管理的过程当中，其中的一笔重大开销便是办公用品的购置，而如果应用了计算机软件，从而实现企业办公自动化管理，就可以大幅度减少办公用品的购置，从而有效降低企业的成本开销。
由于采用了自动化管理之后，可以优化工作流程，这样也减少了企业的投资成本。
另外，无纸化办公的实行还可以相应节能减排的号召，减少对环境的污染等等。
企业的办公自动化减少的成本主要有以下两个方面：
(1)办公成本
实行无纸化办公，应用自动化办公，可以有效节省企业的成本，减少办公用品的消耗。
在进行各个部门的沟通交流时，不需要再用纸张，只需要通过网络来进行相关的工作，有效节省企业的开销。
(2)交通成本
企业中部门与部门之间如果要办理业务，有时候由于受到地域的限制，必须要借助交通工具才能够办理相关的业务，这也需要一定的成本。
而如果实现了办公自动化之后，通过网络就可以对业务进行办理，有效减少交通成本。
3.激发创造力
企业应用计算机软件的目的就是实现办公的自动化管理。
让员工可以更加轻松的实现工作，优化办公流程。
员工和可以根据实际的情况和需要自己设计更加科学合理的软件来更好地辅助工作，同时也对培养人才十分有利，使员工可以具备一定的程序开发技术，对员工的创造潜力进行进一步的开发，从而提高员工在工作上的积极性。
四、软件在企业办公自动化管理上的主要应用
1.安全
企业的安全保障主要是通过对系统框架的设计以及业务的规范来共同完成的，其中最基本的要求就是人员权限的管理，系统的管理员可以分配每个工作人员的权限，并根据实际情况来做适当的优化。
这个功能可以让不具备相关权限的人员无法访问到相应的内容，权限的设置可以让不同部门的工作人员根据其权限来进行相关的工作，而缺乏相应权限的人员则无法查看或者修改某些相应的文件以及数据等。
这个系统可以对企业的核心业务起到非常重要的保护作用。
2.连接
通常很多大企业都会有一些分公司，而这些分公司的地理位置都比较分散，因此在这些分公司进行工作沟通交流以及业务办理的时候由于地域的限制造成了诸多不便。
而如果运用了计算机软件来实行办公的自动化管理，就可以通过网络来将各个分散的分公司以及工厂等进行有效的连接，这样就可以让各个分公司在同一个网络工作环境下进行工作和交流，可以有效地节约时间和金钱，为企业提供了巨大的便利。
工作人员如果在工作时遇到不能独自解决的问题，可以借助网络来和其他部门的人相互协作，共同解决问题，保证企业的各项工作可以顺利的开展。
与此同时，由于计算机软件在使用的时候并不会受到时间以及地域等因素的限制，因此可以在互联网中建立一个集中的办公场所，让公司的一切相关业务在这个办公场所内进行，让企业工作的效率得到大幅的提升。
3.沟通
利用计算机软件来实行企业的办公自动化管理，可以让工作人员之间的沟通更加的便利，也可以在企业的相关平台上发布和获取企业的最新信息，从而保证企业中人员的有效交流，为企业工作效率提高做出了巨大的贡献。
4.协同
网络办公的重要环节就是协同，主要是由事件的名称、内容以及流程等要素构成，及时地把把事件以工作流程的方式传送到相关的人员上。
在编辑事件内容的时候，可以使用文档编辑的方式进行编辑。
如果需要修改的话，计算机软件就会显示出相应的修改痕迹，如姓名、时间等等。
5.监控
协同工作的主要保证就是监控，在企业的办公自动化管理当中，计算机软件实现流转的方法就是对相关事件进行工作流程的定义，而发起者可以查看相关的流转情况，来监控整个事件的执行过程，还可以在事件的执行过程当中进行相关事项的设置，从而实现对整个事件各个项目的管理工作。
其中需要监控的地方主要有工作进度、工作过程以及工作的实效性等等，相关的管理人员只有把监控的工作做好，才可以让协同工作更加顺利的进行下去。
五、结言
目前，计算机技术发展非常迅速，因此企业的办公自动化管理也做得越来越好，在此基础上，自动化管理中需要用到计算机软件的应用也越来越广泛，可以让企业的竞争力得到有效的提升。
现代的企业必须要正确认识到计算机软件所发挥的巨大作用，它可以让企业的工作效率有质的改变，也可以让企业的整体素质得到很大的提升，这一切都是企业的管理不断进步的必经之路。
要做好企业的办公自动化管理，必须要熟悉计算机软件的各个功能，从而将计算机软件更好地融入到企业的自动化管理当中，实现更好的管理效果。
参考文献
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计算机软件在企业办公自动化管理中的应用【2】
摘要：办公自动化、无纸化是当今企业高效办公的发展大趋势，为更好的提升企业办公自动化管理，加强计算机软件的应用有着重要的意义，本文简单分析了办公自动化管理与计算机软件的关系，并给出了常见计算机软件(文字处理、通讯软件、数据存储软件以及一些新兴软件技术)在办公自动化管理中的应用，为进一步提升企业办公质量以及办公效率发挥其应有的作用。
关键词：计算机;软件;企业;办公自动化;管理
一、办公自动化管理与计算机软件简介
办公自动化管理，通常是指面向企业或者机构日常运作以及管理的计算机应用。
可见，办公自动化管理与计算机应用有着密切的关系，常见的办公自动化软件应具备文字处理模块、邮件模块、人员考勤模块、通信网络共享模块以及视频会议等模块，另外受限于企业或者机构组织的具体业务都不尽相同，不同办公自动化管理往往包含一些特殊的功能，例如理财公司和家政服务企业必然对于办公自动化管理必然有着不同的要求，理财公司往往对于人员财务管理方面应更加侧重，而家政服务公司对于服务对象的信息管理则更为侧重。
因此，鉴于不同行业和服务对象的不同，计算机软件的选用应符合企业业务特点，除去通用的规范性功能，还应做到软件开放性和适应性的相统一。
二、计算机软件在企业办公自动化管理的应用
(一)文字处理软件
常见的文字处理软件有office系列、国内的WPS办公软件和基于web的文字处理软件。
office系列办公软件功能强大，尤其是word、ppt、excel这三个组件的应用最为广泛，另外office系列还提供了小型的数据库access，也为办公自动化管理提供了诸多方便，由于office与windows操作系统都出自Microsoft公司，因此office有着良好的兼容性和拓展性;国内WPS软件相较于office系列，同样提供了强大的文字处理功能，并且其体积相对较少、占用的内存小同时有免费版本，在国内的办公软件占据了很大的市场份额;除此之外，还有一些web类型文字处理应用，如常见的`FCKeditor，不需要计算机系统提供额外的软件支撑，仅仅只需要有浏览器即可进行文本的操作，但其功能相对于上述两种处理软件相对不足，对于一些复杂的编辑任务往往难以胜任。
文字处理软件在企业办公自动化方面有着重要的意义，一方面，利用文字处理软件能够极其方便的进行文字编辑、排版、校对、打印;另一方面，文字处理软件占用的存储空间较小，通过便携式的移动存储空间即可进行文件的转存、备份等工作，有利于工作效率的提升。
总之，作为办公自动化管理最为常见的计算机软件――文字处理软件，是提高办公质量、提升办公效率、无纸化办公的重要工具。
(二)通讯以及网络共享软件
通讯软件也是办公自动化管理常见的计算机软件，如传统的E-Mail电子邮件软件、企业QQ以及IPMsg即时通讯软件等都是常见的进行信息沟通的应用软件，尤其是一些跨地区、跨国家的大型企业，E-Mail作为一种廉价的企业通讯工具被广为应用，IPMsg类的软件则更是进行企业内部进行交流的通讯软件，这类应用软件，除了文字信息的发送，同时还具备文件共享、远程协助等功能，对于信息及时沟通、提升办公效率都有着非常大的优势。
另外，一些企业还提供了文件传送服务应用如FTP、版本控制应用SVN等计算机软件，企业员工通过简单的操作能够获取企业共享的文件;另外，随着云计算技术的快速发展，一些基于云平台的应用，如云盘等软件，也使得办公文件存储更加方便，为了提升数据的安全性，许多企业搭建了的私有云集群，为企业更加高质量办公奠定了坚实的软件基础。
(三)数据存储软件
常见的企业办公自动化管理存储软件大致有三种方式，第一种是利用各类软件进行数据存储，这种方式的优势在于操作简单，但是数据分析、查找等工作往往难以进行;第二种是利用数据库进行数据存储，常见的数据库系统有oracle、SqlServer、mysql等，通常数据库系统通过一定的编程软件进行访问如Java、.net等，运用数据库存储，除了节省存储空间以外，对于数据备份、数据分析、数据安全保障等方面都有着得天独厚的优势;第三种是通过软件存储并将文件放入一定的存储空间，如云盘、文件服务器，以便于统一管理。
这三种数据存储方式都有自身的应用范围，例如对于日常办公文件起草类的数据，通过第一种方式进行数据保存就可以了，而对于日常考勤、数据报表等需要通过一定时间积累的数据则利用数据库存储则更为有效，对于一些归档文件存储，则应采取第三种方式。
总之，在具体的企业办公自动化管理工作中，应结合具体的办公业务选择软件的应用，以便更好的服务于企业日常办公管理。
(四)其他方面的计算机软件应用
除了上述常见的计算机应用软件，还有一些相对应用较少的应用软件，如VPN应用软件，应用VPN技术可以使得在外地出差或者集团企业进行极其方便的进行会话管理，VPN类软件相对安全，廉价，再加之视频会议软件能够进行及时有效的信息转达和公司企业决策传达。
另外，随着无线网络的发展，一些基于无线网络的应用也在企业自动化办公管理过程中发挥着重要的作用，例如，微信、腾讯QQ等，利用该类软件，可以灵活的进行各类终端设备文件传输、信息交换，对于提升办公效率有着重要的作用;除此之外，一些NFC碰触式应用通过手机接触就可以实现员工考勤签到、二维码扫码应用等都是新兴的办公自动化软件。
当然，还有一些软件公司推出了具有通用功能的办公自动化软件，尽可能的为企业办公提供了一站式的解决方案，企业可以根据自身的需求进行合理的选择。
综上所述，丰富多彩的计算机软件为企业实现办公自动化管理提供了多种选择，企业应结合自身的实际情况进行各类软件的组合应用，努力做到工作效率、工作质量以及软件成本多方面的统一性。
参考文献：
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