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地铁站段办公自动化系统网络的建设
地铁站段办公自动化系统网络的建设【1】
摘要：地铁作为国家重要的基础设施，是国民经济的大动脉，也是大众化的交通工具。
随着社会科技的飞速发展，地铁改革的呼声也越来越高，地铁站段办公自动化系统也越来越受到人们的重视。
首先阐述了地铁办公自动化系统的特点，然后提出了地铁站段办公自动化系统网络建设的目标、原则和要求，最后，根据建设的目标、原则和要求，提出了如何进行地铁站段办公自动化系统网络的建设。
关键词：地铁站段;办公自动化系统;网络建设
1地铁办公自动化系统的特点
在科学技术飞速发展的今天，中国地铁行业也应该要抓住机遇，深化改革，努力实现地铁行业的现代化。
其中，努力开发出能够适应时代发展、能够提高地铁工作效率和工作水平的地铁站段办公自动化系统已经成为当务之急。
由于地铁行业的特殊性，地铁站段办公自动化系统也有其自身的特点。
它是建立在Internet的基础之上，结合地铁行业的特殊要求，让地铁不同部门之间的工作流程规范化，同时也能够接插各种应用软件。
由于地铁行业的特殊要求，地铁站段办公自动化系统存在以下几个特点：
(1)以网络为中心，以非结构化数据的信息流为主要存储和处理对象。
(2)能够让不同部门之间的沟通更加顺利，能够实现不同部门间信息共享，能够为不同部门协同工作创造出条件。
2建设目标、原则和要求
2.1建设目标
以计算机技术和网络通信技术为基础，建立高质量、高效率的地铁站段办公自动化系统，能够进一步深化地铁改革，也能够进一步提高地铁工作效率，能够让地铁行业迈向现代化，与国际先进水平接轨，这是地铁站段办公自动化系统建设的目标。
从具体的方面来说，第一，地铁站段办公自动化系统能够让各个地铁站段的各个业务信息系统形成一个统一的平台，形成一条信息沟通的渠道，最终实现资源共享;第二，地铁站段办公自动化系统能够让信息的传递不再限于纸质文件，提高了工作效率的同时也减少了资源浪费;第三，地铁办公自动化系统能够将不同部门和不同级别的信息进行汇总，有利于决策层进行科学的决策和处理。
2.2设计原则
由于我国地铁行业的特殊性，地铁站段办公自动化系统网络的建设也应该要遵循一定的既定原则：第一，由于我国幅员辽阔，地铁部门也复杂而且相当庞大，因此，地铁站段办公自动化系统网络的建设也是一个复杂而庞大的工程，需要进行合理规划和逐步的实施，这就需要铁道部进行统筹规划，制定相关政策，形成统一的标准;第二，为方便日后的维护和管理，应该对应用软件和硬件坚持标准化;第三，由于地铁行业的特点，要特别注意安全性和保密性。
地铁行业中的很多信息涉及国家机密，为防止遭受恶意的攻击，必须在思想上高度重视，同时在技术上提高防御水平，采取严格的保密措施。
2.3 设计要求
由于地铁站段办公自动化系统十分庞大，涉及的业务范围十分广泛，且由于地铁行业的特殊性，因此，地铁站段办公自动化系统有一些特殊的要求。
第一，注重整体性。
这是一个全国性的系统，很多信息需要在这个系统里面进行传递和获取，是各个部门进行协同工作的基础;第二，注重实时性。
地铁是一个动态的行业，信息在时刻发生着变化，因此，对信息进行实时更新就显得尤为重要，这也对地铁站段办公自动化系统提出了高要求，要及时而准确搜集信息，同时将这些新信息进行更新;第三，注重综合性。
因为地铁行业涵盖的部门很多，而且范围很广泛，因此，地铁站段办公自动化系统在收集信息之后，需要对这些信息进行一个综合的分析，然后在综合分析的基础上整合出决策层进行决策和处理所需要的信息。
3地铁站段办公自动化系统网络的建设
3.1利用地铁现有硬件设施合理配置网络
3.1.1统一计算机配置，提高办公自动化系统终端机的数据处理能力地铁站段办公自动化系统在运行过程中，地铁企业的大部分工作是交由系统终端来进行处理的，因此，系统对系统终端的数据处理能力有比较高的要求，而系统终端数据处理能力与计算机的配置有着非常密切的关系。
计算机配置低会影响办公自动化系统的运行效率，配置不统一就可能会导致办公自动化系统中各计算机的不兼容。
因此，地铁站段在进行办公自动化系统网络建设的时候，必须对计算机进行硬件和软件方面的整合，进行统一配置，淘汰配置低的计算机，从而有效提高办公自动化系统的工作效率，为系统的快速运行奠定基础。
3.1.2合理设置网络连接，加快信息传送速度
根据地铁的特点，我们在建设地铁站段办公自动化系统网络的时候，适宜采用星形网络模式。
因为星形网络模式其容错性高且方便重新配置。
以车间或者工区为单位的办公条件下，一台计算机和相关设备，其物理距离并不遥远，因此可以允许用户共享打印机或者其它设备，从而实现资源共享的目的。
在异地车间的情况下，配置好本车间局域网之后，利用铁通专网电话通过ADSL专线和段级办公自动化系统网络干网相连接，从而进行数据的流通和处理。
3.1.3采用高端服务器提高效率和安全性
地铁站段办公自动化系统的核心是服务器，它能够为办公自动化系统里面的用户提供各种服务，同时也能够对这个网络进行整合和管理。
随着地铁站段办公自动化系统的不断改进，对服务器的要求也越来越高，服务器不但要满足不断增加的各种功能，而且还要为系统提供稳定的工作环境，因此，选择高端的服务器，成为地铁站段办公自动化系统的必然要求。
3.1.4采用虚拟VPN服务保障办公自动化网络安全
地铁办公自动化系统并不是一个封闭的系统，它与Internet相连接，是具有开放性的系统，这也为系统的安全性带来了严峻的挑战。
VPN，即虚拟专用网络，它能够提供一种通过公用网络安全地对企业内部专用网络进行远程访问的连接方式。
VPN能够为地铁站段办公自动化系统接入Internet网提供保护，同时，也能够解决各部门局域网IP地址混乱的情况。
此外，对于各部门局域网，统一配给IP地址段并且与各终端网卡物理地址绑定能够防止私自改变IP地址引起的IP冲突。
办公自动化网络建设【2】
近年来，我国网络发展突飞猛进，对各行各业传统的工作方式和管理模式造成极大挑战，同样对办公自动化网络建设也带来巨大的挑战。
为适应飞速发展的信息时代的要求，各单位必须把办公自动化网络建设提高到重要议事日程来抓，只有这样才能在科技经济日趋全球化的今天，打破单位与单位、国与国之间信息传播的局限，尽快实现信息资源的共享。
笔者认为，要建设以计算机通信技术为基础的办公自动化网络，必须做好以下六项工作：
一、加强对办公自动化网络建设的领导
要建立办公自动化网络建设的领导体制，把办公自动化网络建设方案纳入国家和各行各业自动化建设的发展规划，并与其同步发展，从经费、物资上得到保证。
二、加强办公自动化队伍建设
要针对办公自动化网络建设的需要，建立高水平、高技能的现代化管理机制，培养出一支能够适应新形势要求，掌握计算机操作、数据的录入、数据库管理、多媒体和网络管理等基本技能的高素质的专业队伍。
三、加强办公自动化制度建设
数据库建设的标准化、规范化决定了办公自动化、网络化。
因此，有计划地建立各种数据库是一向重要而艰巨的任务。
各单位必须做好数据库的数据录入工作，减少数据的丢失、重复和分散，提高信息含量，实现资源共享等，都必须有严格的规章制度作保证。
随着办公自动化的逐步实现，文档工作仅靠传统的管理制度管理已经完全无法适应，应该根据国家有关电子文件管理方面的规章制度，结合单位工作中的实际情况重新制定或修订各类办公自动化管理制度，以适应办公自动化网络建设的需要。
四、加大对办公自动化设备和技术的投入
由于网络应用的推广，促进了办公自动化的进一步发展，人们将要逐步实现无纸化办公。
机关、企事业单位办公室是信息的产生地点，要把公务、商务、经济信息资源用活、用足，就需要及时进行信息编辑，在单位内部实施网络化管理。
为解决传统办公模式中由于纸质文档进行传递所造成的信息交流不畅，大量办公文件归档后存放困难以及对多部门进行工作协调时效率较低等问题，要加大对办公自动化设备和技术的投入，引进开发办公自动化系统。
办公自动化系统不仅能对一般文件进行管理，也能够对图表、图像、声音等非结构化数据进行管理检索，还可以由管理人员直接在计算机屏幕上审阅积存的文件，对电子文件中不具有保存利用价值的进行删除，对具有保存价值的文件确定保管期限，并在各份文件上注明。
由于计算机随时可以迅速对电子档案中的单份文件从任务角度进行检索，既省时又省力，所以在电子文件转化为电子档案过程中，管理人员不必再去分类、组卷。
五、加强电子档案的技术保护
众所周知，光盘、优盘、软盘等电子档案存储载体的存储容量很大，构架占用空间很小，档案库房管理相对比较方便。
但电子档案在保管条件上与纸质档案相比要求严格，必须存放在专用库房中，对库内温度、湿度进行严格控制，并配置防高强度磁场、电场等设施设备，还要严格防范计算机病毒等等。
六、广泛运用科学技术
要加快实现办公自动化的步伐，就必须在各行各业广泛运用科学技术。
科学技术的进步和管理水平的提高将从根本上决定我国现代化的进程。
主要表现在以下三个方面：一是运用计算机网络技术，建立不同程度的网络。
如建立单位局域网、地区范围内的局域网、全省、全国范围的广域网等，实现资源共享。
随着办公自动化网络建设的进程，文件不再以纸质形式运转，而是以电子邮件的形式发送，以电子文件形式归档，档案馆(室)变为档案信息的控制中心，网络中单个信息中心所能提供的信息，不再仅仅是一个信息库中的信息，而是网络系统中所连接的所有信息库的信息，信息数字化已成为办公自动化网络建设的必然结果。
二是运用多媒体技术提高办公自动化的水平。
多媒体技术能够对文字、照片、图像、声音等多种媒体进行综合处理，能使档案由分散管理变为集中管理，使档案的服务手段实现现代化。
多媒体信息检索与普通检索相比，增加了许多检索点和检索要求，用户可按自己的需要，向系统提出图形、图像、声音等多媒体信息的检索要求，提高档案的查全率和查准率。
三是运用计算机技术加快办公自动化的步伐。
随着办公自动化的进展，计算机将从辅助性工具逐渐成为现代化管理的技术支撑，文档工作的重点将从文档实体管理逐渐转移到信息管理上来，使传统的手工管理向自动化管理转变，将使档案馆(室)、办公室的信息更趋精确、完善，文件、档案从整理、编目、检索到提供利用等，都通过计算机技术运用实现了办公自动化。
高职院校建设办公自动化系统势在必行【3】
自从大规模扩招以来,为了适应发展需要,多校区办学已经成为我国当代高职院校发展的一个特征。
我国高职院校教育在计划经济体制下形成的条块分割、办学分散、效率低等弊端,以及目前高职院校多校区办学存在的运转成本高、工作效率低等问题,在高校实行办公自动化后将得到有效解决。
所以全面利用校园数字网络系统,在高职院校中加强办公自动化建设,实现和推进办公自动化系统是高职院校管理信息化、网络化的必然趋势。
一、高职院校办公自动化系统的主要职能
高校办公自动化是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高工作效率。
其基本特征是采用计算机文字处理技术、存储各种文档,使用复印机、传真机或网络等其他先进设备复制、传递文档。
因此,办公自动化系统主要职能为:公文管理、会议管理、部门事务管理、领导日程管理、文档资料管理、人员权限管理、业务信息管理等。
高校办公自动化系统的建设着眼于顺应现代行政办公的需要,总体上体现出操作方便、信息共享、切合实际、功能完整、安全高效、设置灵活、智能决策等特点。
二、高职院校建设办公自动化系统拥有优越条件
高校拥有大量的计算机,校园网联网率较高,传真机、复印机、速印机、电话全面普及,具有良好的基础设施条件,实现了大量的数据共享、网上信息传递。
高校是知识和信息集散地,人员素质较高,接受新知识、新事物较快,具有良好的计算机应用水平。
在高校,使用办公软件、收发电子邮件已经成为人们工作、交流的重要手段,这为办公自动化系统的推广奠定了良好的人员队伍。
办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。
高职院校校园卡主要具有储蓄、取款、消费、身份认证、个人信息查询等功能,其应用覆盖综合消费系统,包括收、缴费及各类款项支取,校内热水收费及其它小额消费;信息查询系统,包括身份认证,门禁、考勤、图书借阅、计算机房上机、管理信息查询及统计分析等。
整个系统还可与银行系统、校内原有的软件系统与学校管理信息系统进行良好的衔接。
高校应把推进办公自动化和数字化校园建设结合起来,进一步健全网络基础设施,让网络覆盖学校管理和服务的方方面面。
三、高校办公自动化是自身建设的需要
当前,我国高职院校教育快速发展,办学规模日益扩大,办公工作的新情况、新问题不断出现,如何保障管理信息的公开与畅通,管理关系的协调与统一,已成为管理者必须着手解决的主要问题。
与此同时,许多高职院校存在几个校区,且地理位置各异,传统办公方式明显不能适应远程办公的需求,这就要求校区间的新型的网络化办公方式出现。
若采用传统方式进行跨校区办公,文件的批阅和签发都非常麻烦。
利用公文办公系统,办公人员只需在网页上点击几下鼠标就能及时将公文传送到各处理部门,并及时跟踪事务的处理情况,极大地提高办事效率,同时保证资料的完整性和连续性,做到有据可依。
实施公文办公自动化也减少了纸张和墨盒的消耗,为学校节约了大量的办公经费和资源。
四、高职院校建设办公自动化系统策略
1.传统办公系统与办公自动化系统的衔接。
办公自动化系统源于传统办公系统,并应逐步取而代之。
在推行办公自动化系统的初期甚至相当长的时期内,为保证正常的办公秩序,必须将传统办公系统和办公自动化系统并行。
现代办公手段取代传统办公手段,必须是一个长期的、渐进的过程,必须充分认识高校办公自动化建设的价值、地位、作用和意义。
防止形式主义,盲目追求的思想,一步一个脚印地先抓传统办公系统规范化建设,再将自动化流程与传统办公系统相结合,如此才能使办公自动化逐步扩展到办公室的各个工作领域,实现办公手段的变革。
另外,各级领导和工作人员提高认识和更新观念,可采取参观学习的方法,不定期地组织人员到办公自动化建设较成功的兄弟院校参观学习,让他们有一个感性的认识,提高他们办公自动化的意识和观念,在增强他们改变传统办公手段信心的同时,在技术上采取多方面的措施,确保办公自动化系统安全可靠。
2.要注意处理好建设、管理与维护的关系。
办公自动化系统的建设、管理与维护三者相辅相承。
同样的系统和设备在有的学校运行良好,而在有的学校却无法得到广泛的应用,其关键在于管理的原因。
建立办公自动化系统不难,难的是如何使系统运转好并且发挥最大效用,这就需要管理和维护工作了。
办公自动化建设的目的是优化服务流程、革新工作手段,没有管理和维护工作,系统就只能是一堆毫无用处的程序代码。
在推进过程中必须成立专门管理机构、培养专业技术队伍、建立健全管理制度等方式,将管理和维护工作落到实处,使办公自动化建设科学、长效地进行。
3.做好用户培训工作。
办公自动化包含三大重要因素,即自动化的人、自动化的设备和自动化的系统,这三者是缺一不可的。
自动化的人是前提,自动化的设备是基础,自动化的系统是在自动化的人和自动化的设备基础上建立起来的。
在办公自动化中,人是决定因素。
如果校园网建立后,大家都不积极利用,这样再好的设施又有什么作用呢?因此,要使办公自动化系统得到很好的推行,并使系统运行后达到预期的使用效果,就需要提高办公人员的思想认识及业务素质。
进行用户培训是很关键的一步。
培训可根据不同层次的人员在内容上有所侧重,但最终目标是使领导和群众都具有现代意识和观念,对办公自动化系统持积极态度,办公人员能熟练地操纵现代化的办公设备,使办公自动化系统得以实施及高效率运转。
4.避免“重硬件、轻软件”的问题。
办公自动化系统的硬件与软件互为补充、缺一不可。
但是硬件看得见、摸得着,各单位都愿意花巨资购买配置;而软件是一种无形资产,加上盗版软件的泛滥,给人一种可有可无的错觉。
因此,在软硬件的资金投入和队伍建设上存在严重的不平衡,导致系统出现“投建―闲置―报废―重投建”的恶性循环。
要解决这个问题,首先应把“软件使用”摆在办公自动化建设的突出位置,组织高职院校教师进行软件使用的讨论、培训。
总之,随着计算机及网络通信等技术的广泛应用,高职院校要处理好学校内外部的工作、交流,保障学校办公的顺利运行,发挥整体实力并发挥优势效果,就必须拥有现代化的高校办公自动化系统。
建立一套方便快捷的自动化办公系统,是高职院校在新的形势下进一步转变工作职能、工作方式和工作作风,提高工作质量和效率的一项重要手段,也是衡量学校办学水平的重要标志。
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