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企业办公自动化推广中的公文管理
企业办公自动化推广中的公文管理【1】
摘 要：企业的公文管理包括制文和收发文，是个企业办公室工作的重要内容，能否做好都会直接影响到党和国家方针、政策，上级决策和企业决策的贯彻执行，也直接影响企业的职能发挥和职责履行。
关键词：企业;办公自动化;公文管理
随着企业办公自动化逐步推广，对提高企业办文、办事、办会效率起到积极的推动作用，结合实际运用，现就办公自动化给公文管理带来的便利和办公自动化平台下公文管理中存在的问题，及如何在办公自动化推广中保证公文管理的作用作一浅析。
一、公文制作按流程运行方便、省事、快捷，易出现问题环节需注意
办公自动化平台下，公文制发的优势非常明显，一是发起单位不必一级一级找部门、分管领导逐级审批，只需按流程做好监督。
其间，公文的修改、校对、用印具体时间、修改人员都会留下内容，对事后查阅办文细节方便有效。
但对急件的处理，不如纸质文件方便、快捷。
在实际操作中，部分公文(尤其上报请示等)需特事特办，未按规定走网上的流程，这时办公室需做好这部分纸质文件的审核、校对、归档的适时监督，对发放范围不作限制的可公布文件，做好PDF文件的网上公布。
二是网上发布文件减少了纸质文件的印发，大大减少了制作成本，避免了不必要的的浪费。
同时网上发布的文件，点击率大大提高，扩大的文件的阅读范围，提高了文件在职工中的周知性和执行力。
但在实际运用中，办公自动化平台在文件管理中还存在一定的不足。
一是在文件制发过程中，发起人的校对是在领导审批后出现的环节，发起人的校对、修改有可能是个别文字的修改，与原起草的文件无根本的影响和冲突;但也有可能是与起草文件有较大出入的修改，这使文件与原起草文件有根本的不同，与领导审批的内容有根本的不同，从而使发布的文件与领导审批的意思有较大的出入。
而在这个过程中办公室审核人员无法实现有效监督，对此办公室应在最初制定流程中需加以注意，把校对放在办公室审核中或用印前的排版中，使文件生效前始终都处在办公室的的审核监督中。
二是文件发布后，受阅者阅读电子版文件不如纸质文件习惯与方便。
三是有需要下发执行的文件，发起部门需下载，而所下载的文件是电子印章，按档案管理规定的要求，下载后的文件效力相当于复印件，执行效力不如原件。
在具体操作中，办公室应及时提醒发起部门，在用印前写明文件印发份数，并在加盖电子印章前，与办公室及时沟通，打印适量的需用文件，加盖印章，以提高公文的效力，避免不必要的麻烦。
二、收文管理更快速、便捷，具体操作中要做到紧急文件提前通知不误事，重要事项事中催办多提醒，需落实文件事后督办查落实
办公自动化平台为收发文管理提供了优势管理平台，机要人员不必再拿起厚厚的文件夹，一个领导一个领导地办文了。
收文管理流程使公文传阅实现了平行管理，一份文件可以实现几个部门同时批阅，大大缩短了办文时间。
但缺少了文件传阅中的当面提醒、催办作用。
一份文件如果有一个环节延误，整个流程都会延缓流转速度。
为此，在实际操作中，需要机要人员认真阅读文件内容，依据经验，将文件分门别类，按机密等级、轻重缓急分别处理。
对机要文件，严格按保密规定，做好登记、在密级范围内传阅。
对普通文件，有时间、任务要求的，按时间限制，做好提前通知，以便相关部门做好事先准备工作;对重要事项，做到适时网上跟踪，及时催办，缩短流程运作的时间，避免因一个部门的拖延，使整个流程无法及时结束现象。
对需落实的事项，参照纸质文件传阅规定，按领导要求，做好督办工作。
三、文件查阅更方便，收发文登记、归档需更细致
办公自动化平台为文件制发提供了更加便利的平台，依据档案管理规定，文件需加盖印章后方可成为正式文件归档。
为此，办公室必须结合OA办公自动化平台文件的审批卡、做好正式文件的下载、用印、立卷、归档工作。
办公自动化平台为收发文提供了快速便捷的文件传阅流程，提高了公文的办文效率。
但对收文的登记，特别是存档提出了新的要求，作为办公室机要部门必须牢树保密意识，掌握较强的业务技能，在文件密级鉴定和紧急程度的鉴别上有一个较好的把握，在方便办文的同时，严格按《保密法》规定做好文件密级鉴定、管理，同时做好来文的登记、扫描、上传等工作，以确保文件的查阅、归档。
四、既享办公自动化平台的便利，加紧系统的推广运用
在实际操作中，常常会遇到这样的问题，文件传至某领导、某部门，特别是公文传阅中不常涉及到的部门，流程就会停滞不前，若不催办，文件可能会在网上挂上几天甚至更长。
具体原因是，在系统推广中，大家虽然都学习了使用方法，但不主动运用，平常无事不会主动打开网页浏览，所以对偶尔到来的“待办文件”不知道，有的甚至是时间长了不用竞忘记操作方法。
对此，在办公自动化推广的进程中，办公室人员要加强学习，既要结合实际使办公自动化平台更符合企业自身管理实际;更要做好推广，特别是在领导层的推广，使他们充分认识到办公自动化给工作带来的便利。
领导的带头运用，不仅能推动系统的应用，更是提高系统运用速度、效率的关键和保证。
办公自动化平台一般都是以企业办公室为主管部门的，自动化办公平台，其含量巨大，为企业办文、办事提供了强大的平台，为公文管理更加科学化、效率化提供了强有力的保证。
在系统推广过程中，应结合企业实际，与开发公司合作，自主设计，以使用更合理;积极推广，以应用更加广泛;灵活运用，以作用更巨大。
办公自动化系统中的电子公文管理【2】
[摘要]信息技术的发展引发了办公领域里的一场革命，随着办公自动化(OA)技术的发展与应用，实现电子公文管理势在必行
[关键词]办公自动化：电子公文管理
一、办公自动化的由来及发展
办公自动化(OA)一词始见于1948年，它是数据处理的同义词，20世纪60年代以来，在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下，办公室开始了以自动化为重要内容的“办公室革命”，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化的轨道中。
20世纪70年代，世界先进国家已经开始启用OA系统办公。
20世纪80年代，随着局域网络技术和远程通信技术的发展，办公自动化开始走向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化。
随着我国科学技术的飞速发展，办公室的工作方式发生了巨大的变化。
实现OA系统办公，大大提高了办公效率，改善了办公环境，使人们从原先繁重的重复性，例行性的办公事务中解放出来，从而有更多的时间和精力投放在更需要人的思维来考虑和解决的问题上。
当前，用于办公室工作的技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这些技术和设备对办公室工作提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。
二、办公自动化系统中电子公文管理的发展趋势
(一)公文管理操作界面简单化
公文管理工作人员利用简单化的操作界面方便、简单、迅速的工作。
方便就在于功能的高度集中和智能化的提醒。
简单在于将复杂的信息录入简化为键盘、鼠标的重复操作，简单重复的操作有效提高了信息录入的速度。
(二)公文管理制度标准化
目前，公文管理没有统一标准，这给信息资源交换和共享带来一定的困难，同时数据的重复输入，也造成了资源的浪费。
公文管理工作的标准化问题包括公文的传递、运行、行文规则、主题词标引、归档工作制度以及操作标准等。
三、抚顺石油化工研究院公文管理的现状
(一)传统的公文管理
2006年以前，我院收、发文的管理流程大部分采用半人工处理方式，由办公室专人手工登记收发文，对文件进行分发，传阅，催办。
公文办理完毕后，第二年移文到档案室进行归档。
档案人员在接收移交文件后进行归档记录时，也同样要登记收发文的文号、标题、文件形成时间等重要信息，再一次录入计算机。
这样做带来的结果是录入信息的重复工作，造成了公文管理与档案管理各行其是，档案人员处于“交什么、管什么，收多少，存多少”的被动局面。
这样就难以达到信息的共享、资源的共享。
这给公文的检索与利用带来了诸多不便，急需改进。
(二)改进后的电子公文管理
作为现代企业信息化的重要组成部分，办公自动化系统无疑是增强企业素质和竞争力的利器，对办公效率的提高和办公成本的降低起着积极的作用。
2006年，我们使用了总部统一配置的中国石化公文传输系统，至此，我院公文管理的流程实现了自动化，解决了中石化各单位，各部门之间协同工作的问题，实现了高效率的协作。
我们都知道，各单位都存在着大量流程化的工作，例如：公文的处理，收发文等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
目前，我院收发文程序如下：
发文程序拟稿→审核→复核→签发→用印→分发
收文程序：签收登记(做阅文处理单)一拟办(办公室主任批示)→批办(院领导批示)→承办(相关部门具体办理)→催办(紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办)→归档
2009年，我院对公文处理效率提出了更高的要求，实行了清华紫光档案管理系统归档公文，实现了一次输入多次提取的全过程管理和全文管理工作。
使各类公文按权限进行保存，共享和使用，并建立了一个方便的查询方式。
只要身份符合权限，输入密钥(口令)，便可在档案管理系统中得到需要的资料。
改进后的公文管理给我院公文工作带来了极大地便利，具体表现在：(1)通过授权后，使相关部门能及时看到领导对文件的批示，以便进行下一步的工作安排和部署。
(2)与纸质文件各位领导传阅一遍的“串行”方式相比，电子公文可同时发送的“并行”传输方式，大大提升了文件传阅速度，缩短了办文周期，提高了工作效率。
(3)公文网上传阅，有效地避免一文多印的现象，节省了纸张，降低了办公费用。
(三)公文管理系统存在的问题
截止到目前，我院公文管理自动化系统已经开通五年多了，清华紫光档案管理系统也开通两年多了。
办公自动化技术在日趋成熟，但在实际应用中也发现了一些需要完善的地方。
(1)公文管理的分类不够明确，集团公司与我院各部门的工作分工有一些分歧，在公文管理中我们应采取统一分类方式，以方便检索，提高工作效率。
(2)双轨制管理措施不健全，集团公司对公文处理工作优化调整后，不断减少了红头文件的数量，各部门的文件更多采用工作表单传真的形式发送给我们，收到传真后应将纸件扫描一份电子件存档，同时登记录入到档案管理系统中，以方便查阅。
(3档案管理系统无法查询文件处理的进展，这就使我们的工作处于被动，若能实现网上批文，并能及时跟踪文件处理进展，将有利于提高公文管理的主动性及工作效率。
(4)信息孤岛问题的存在，随着我院办公自动化系统的不断完善，我院科研，经营，行政部门的办公自动化系统都已投入使用。
有些系统对用户，信息等数据进行了单独的管理，造成了信息孤岛的形成，为信息的共享设置了一定的障碍。
若能在信息不涉密的前提下，通过授权，使更多的人了解到我院最新的信息，将有利于信息资源的共享。
四、我院实施OA的意义
(一)实施OA是“创建一流办公室”的必由之路。
根据总部“创建一流办公室”的实施要求，严格按照公文管理规范、安全、效率相统一的原则，严把行文规范关，政策运用关，内容精准关和部门会签关，在公文制发时追求“精”，尽力做到零差错，在公文办理时追求“快”，尽力做到零遗误;在公文管理时追求“细”，尽力做到零疏漏。
实施OA，进一步加快了公文流转，提升了办公效率。
(二)实施OA是可持续发展的内在要求。
传统的公文管理要耗费大量的物力、人力和精力。
既不利于节约资源，又浪费大量纸张油墨，增加成本。
建立OA系统，使资源得到了很好的优化，信息资源可以更好的共享。
一方面提高了我院管理水平和工作效率，另一方便也能树立我院节约资源、高效环保的现代企业形象。
(三)实施OA是开展精细化管理的重要抓手。
我院的管理模式逐步走向精细化。
实施OA，有利于进一步抓流程和管理的精细化，根据我院HSE相关管理制度要求，使公文管理流程和制度更加规范。
五、结束语
我院办公自动化系统实施以来，公文审批，传阅及归档的程序简洁了，提高了公文处理的工作效率，使资源得到了共享。
实现公文管理办公自动化已成为我院持续和快速发展的必经之路。
[参考文献]
[1]符文哲办公自动化条件下电子文件和纸制文件同步归档管理模式探讨科技资讯，2009 No.31.
[2]徐菲西安交通大学办公自动化系统的发展与应用中山大学学报(自然科学版)，2009年3月。
[3]郭家维办公自动化的应用与发展趋势黑龙江科技信息。
[4]黄艺浅谈办公自动化与文档数字化管理的结合科学技术创业2010 N0.1.
[5]翟丹姝办公自动化的发展与文书工作甘肃高师学报Vol.9 No.2(2004).
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