如何整理收纳办公室文件

如何整理收纳办公室文件

　　办公室文件很乱是会直接影响工作的效率的，怎样提高工作效率和方便呢?下面请参考怎么整理文件!

　　如何整理收纳办公室文件

　　一、先整理，后收纳

　　大家常说收纳整理，其实真正的顺序是整理在前，收纳在后。

　　整理是个动脑的活儿，收纳是个体力活。

　　整理，是思考物品与自己的关系，并决策物品的去留。

　　收纳，是将物品收容纳入合适的空间，摆放到固定位置。

　　没有经过整理，就开始收纳，实际上是在屯物。

　　收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品，但是不解决根本问题。

　　不管是哪个流派的整理方法，通常经过整理之后，物品数量会大幅减少。

　　我们应在整理之后的基础上，决定买什么收纳用品。

　　否则就连收纳用品就成为多余之物。

　　举个栗子。

　　有一天整理名片，整理完了之后发现名片一张都不用留。

　　要联系的人早联系了。

　　不联系的人，对方离职跳槽多年了也还是没有联系。

　　「万一有一天要用了怎么办?」

　　这个万一不会到来的。

　　退一万步说，如果你有极大的动力、压力和需要，要去找到一个人的联系方式。

　　怎么可能没有名片这种小事，能够阻挡到你?怎么样都能通过社交圈找到对口的人。

　　扔完了名片之后，名片夹没有用处了，于是收纳物品----名片夹，也可以扔了。

　　二、文件整理的基本原则是「全扔」

　　文件类的整理，有一个基本理念是全扔。

　　全扔可怕吗?不可怕的。

　　没有这个信念，啥都扔不掉。

　　全扔难以操作吗?不难。

　　因为咱们以前没有想过全扔，所以没思考过全扔的方法。

　　在全扔的原则下，有以下类东西是需要保留的：

　　现在手头正在用的文件。

　　短时期内需要用的文件，比如在项目执行期间3个月，相关文件在期间内需要使用到。

　　万一扔掉会非常困扰的文件。

　　例如，需要长期乃至终身保存的文件，身份证、户口本、房产证、学位学历证、结婚证、行驶本、驾驶证、护照等。

　　这部分已经进入贵重物品范畴，应当拎出来和其他贵重物品一起保存。

　　工作中需要保留为存证的文件：如合同、项目最终成果、带章带字的文件等。

　　注意：

　　在工作过程中，还会产生一些想要保存的文件：例如奖状、聘书、证书等。

　　这部分如果不具有贵重物品性质，而又出于心动想要保存的情况下，应当与回忆物品一起保存。

　　但是，这里，如果你喜欢内瓤，不喜欢外壳的话，外壳也可以扔，比如：

　　不要保留不在自己的工作范围和职责范围之内的文件。

　　不要帮领导和同事囤积物品。

　　请仔细思考你手上的文件究竟是你的，还是别人的。

　　如果你整理物品时，发现有别人的文件，这是个好机会，说明你的工作界限不清。

　　应该感谢整理带给你的启发，解决一下这个问题。

　　经过整理步骤后，桌面啥都没有了。

　　保持台面无物，将东西收纳到柜子里。

　　举个栗子。

　　常用抽屉一共三个。

　　一个放办公用品和小物品。

　　一个放文件和保存的成果。

　　一个空着，放香薰灯，钱包和折叠好的大衣。

　　三、文件的具体收纳

　　现在我们就开始收纳了。

　　文件：有电子件的不保存纸版。

　　盖章合同请财务统一保存。

　　你算算看有多少文件，在买个合适且心动的文件夹收纳。

　　不要多买文件夹。

　　单据：发票需要报销的请单独放入发票夹子。

　　买一个发票收纳盒子。

　　由于你非常清楚要装的东西有多少，所以不用多买。

　　小票：全扔以后应该是没有了。

　　如需记账，请记账后扔。

　　会员卡、购物卡、积分卡：拍照整理到印象笔记等app以后，可以全扔。

　　商家使用时报卡号就可以了。

　　如果你不放心，不要拖延，立刻给所有商家打电话确认是否一定要实体卡使用，绝大多数商家都可以报卡号使用。

　　如果这个付出都不愿意做的话，说明你没有那么喜欢你的卡哦。

　　不喜欢又不心动的东西，不要留在身边。

　　请竖着直立收纳，找几个方便的且你心动的小盒子，竖着收纳起来。

　　能立的尽量全部立起来。

　　我办公用品少，放个清洁用品抽屉示意一下。

　　总是有太多的杂物舍不得丢掉，又不知如何整理，怎么办?

　　答：舍不得丢是一个非常正常的心理，但是呢，我推荐大家从另外一个更经济的角度考虑这一件事情，因为这个世界上除了你购买的物品有成本，你生活的空间，舒适度，其实也是有成本的。

　　那么其实让这一些东西挤占你的生活空间，然后你活得在这个杂物的当中，活得很不舒畅的话其实也是一种损失。

　　另外就是舍不得丢的人呢，可能是从来未曾进行过科学系统的彻底整理。

　　那么推荐大家在学习整理的方法之后，有机会对自己做一次彻底的整理。

　　这样呢，能改变自己对于囤积物品和购买的这样一些观念，从根本上断绝大家有太多其实自己并用不着但是又舍不得丢的东西。

　　小空间，物品收纳的原则是什么?

　　答：小空间的物品收纳原则首先是这样的，就是不要着急先收纳。

　　虽然大家常讲收纳整理，但是实际上的话，应该是整理在前收纳在后。

　　整理就是决定哪些东西留哪些东西不留，那收纳才是把你决定留下来的东西，按照固定位置，将它们进行收纳。

　　那么，小空间由于它的收纳空间本身就比较有限，其实物品的整理的话，重要性远远要多过于收纳，如果我们不整理只收纳的话，

　　会变成我们只是把这些东西漂亮地或者隐藏式地收起来而已，不解决根本问题。

　　所以从根本上讲的话，还是先把整理做好，越是小空间越要做整理。

　　数据线太多，杂乱且会拧成一团，如何收纳?

　　答：关于数据线的问题的话，建议大家是这样，首先先做整理，把重复多余的东西扔掉，把必须要保存的东西留下来。

　　然后呢，也搞清楚线究竟是哪些线。

　　那么像一些咨询的家里面那可能有很多的线和头根本就是未知设备的，就已经搞混乱了。

　　那最后如果整理出了线，还有包括插头以后呢，大家可以把线绕成一团或者叠成一团，然后在淘宝买一些数据线、电线的收纳工具，

　　比如说扎袋呀，这些是属于成本比较低的收纳工具，那么把它扎好以后，竖着放进小盒子里面，抽屉一拉开就能看见。

　　拓展内容

　　办公室收纳

　　1、定期清理，只留必需品

　　老生常谈的“断舍离”其实也适用于办公桌，办公桌空间本来就小，那么留下的东西一定要是工作中的必需品。

　　所以，要定期清理桌面物品，将一些过期文件、备份过的纸质文件、未来用不上的文件都清理掉。同时，日常用品也要记得清理。比如，一些坏掉的笔和放了很久不喝的茶叶、饮料瓶等。

　　2、小物件收纳

　　其实办公桌面最凌乱的点在于小物品太散，大多数人的办公桌都有很多的小物品，它们很容易被移动，但我们用完又不会将它们放回原处，所以桌面才会看起来乱糟糟的。

　　准备一个有很多小格子的收纳盒，将胶带、别针、便利贴等小文具都收纳在收纳盒里，最好收纳盒是能放在抽屉里的，减少桌面使用空间。

　　或者说准备一个像小书柜一样的分层收纳柜，放在办公桌的角落。因为是分层的，容量很大，能收下不少东西，而且物品集中放置也让办公桌看起来更有统一感。

　　3、利用桌下空间

　　桌面空间有限的话，就好好利用桌下空间。只要几个组合收纳盒，然后把平时用不到的东西都放进去，就能给桌面腾出一大块空间了。

　　4、利用墙面空间

　　如果你的工位刚好靠近墙壁，而且刚好老板又不反对，那么你可以尽情利用这面墙壁来收纳。

　　最简单的方式就是在墙上挂上收纳袋或者带挂钩的收纳洞洞板，扩大收纳空间的同时还能增添一些装饰元素，让办公环境更轻松愉悦。

　　5、数据线收纳

　　杂乱的数据线也是办公桌看起来又挤又乱的罪魁祸首之一，所以，电脑充电线、手机充电线、耳机等各种线要有一个整齐划一的放置方式。

　　最简单的也就是鱼尾夹了，将数据线沿着同一个方式用夹子夹住，既能统一线路又能防止数据线到处乱跑。

　　6、摆放绿植

　　桌上放个小绿植，除了绿萝，各种简单精致的多肉也是很好的选择，既好养，又能在工作疲乏时解闷，给忙碌枯燥的办公室生活增添一丝生气。

　　7、摆放台历，做好时间规划

　　一本好看的日历除了提升办公桌的颜值外，也方便自己查看自己的工作计划和放假时间，以此提醒自己规划好工作进度。

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